Aufgaben mehreren Mitarbeitern zuweisen & via E-Mail importierte Aufgaben einem verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen

Hallo!

Erstmal einen herzlichen Dank an das Asana-Team. Asana mir sehr geholfen meinen Alltag rund um meine selbstständige Tätigkeit zu organisieren.

Ich experimentiere gerade damit demnächst auch mein Team und deren Aufgaben und Prozesse zu integrieren. Dabei bin ich auf ein zwei kleinere Probleme gestoßen.

Mehrfach Zuweisung von Aufgaben:
Es gibt bestimmte Tätigkeiten, die in meinem Unternehmen regelmäßig (wiederkehrend) ausgeführt werden. Es ist allerdings nicht spezifiziert (und soll auch nicht) welcher Mitarbeiter verantwortlich für diese Aufgabe ist, bzw. es sind mehrere Mitarbeiter verantwortlich. Wenn nun kein Mitarbeiter zugewiesen wird, erscheint die Aufgabe bei keinem Mitarbeiter unter “Meine Aufgaben”. Ich kann auch nicht mehrere Mitarbeiter als verantwortlich hinzufügen. In der Suche bin ich fündig geworden, dass das nicht vorgesehen ist. Gibt es dafür mittlerweile eine Lösung? Da viele meiner Mitarbeiter im Kundenkontakt ohne Termine arbeiten, sollen die Aufgaben von Mitarbeitern erfüllt werden, die gerade freie Kapazitäten haben. Falls es nicht möglich ist, was sieht Asana für diese Situation vor?

Zuweisung der Verantwortlichkeit über E-Mail importierter Aufgaben
Ich möchte Asana nutzen um eine Art “Ticketsystem” für Kundenanfragen zu entwerfen. Bei manchen weitergeleiteten Emails wird automatisch ein Mitarbeiter zugewiesen, andere bleiben komplett ohne Zuweisung. Woran liegt das, und wie kann ich es beeinflussen? Ist es auch möglich die Aufgabe in einem bestimmten Abschnitt eines Projekts zu erstellen?

Liebe Grüße,
Daniel

Hallo @Daniel_Sn und herzlich willkommen im Forum!

Mehrfach Zuweisung von Aufgaben
Wenn ich es richtig verstanden habe, arbeitet ihr dort ähnlich einem Kanban System: Es gibt verschiedene Tasks und wenn jemand Zeit hat, arbeitet diese Person daran.

Wie wäre es, wenn ihr ein Projekt in der Board-Ansicht habt und die Mitarbeiter können dort neue Tasks «ziehen». Also sich selber zuweisen und z. B. in die Spalte «in bearbeitung» verschieben.

Und falls die Mitarbeiter nicht regelmässig das Projekt besuchen, könnte man für jeden Mitarbeiter einen regelmässigen Task «Projekt-Board prüfen» erstellen und zuweisen.

Zuweisung der Verantwortlichkeit über E-Mail
Wenn im An Feld nicht nur die Asana E-Mail Adresse, sondern auch noch die verantwortliche Person ist, wird sie in Asana als verantwortlich aufgeführt (wenn diese Person einen Asana Account hat) E-Mails in Asana-Aufgaben umwandeln | Produkthandbuch • Asana

Automatisch verschieben in einen Abschnitt ist, soweit ich weiss, nicht direkt möglich beim Senden einer E-Mail.
Das Verschieben von Tasks in Abschnitte kann aber über Regeln gemacht werden. Diese benutzerdefinierten Regeln können aber nur Business Kunden nutzen: Regeln • Asana

ich hoffe, das hilft weiter.

Liebe Grüsse
Silvan

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