Desde que comencé a usar Asana, siempre he intentado optimizar su uso para mi organización y equipo. Sin embargo, a medida que mi actividad crecía—con más proyectos que gestionar, más colaboradores involucrados y un número creciente de tareas—me encontré con un desafío importante: la falta de visibilidad.
Gestionar múltiples proyectos y equipos puede volverse rápidamente complejo, especialmente cuando la información no está centralizada o no es lo suficientemente clara. En este artículo, quiero compartir las soluciones que implementé para superar este desafío. También me encantaría conocer otras ideas o prácticas de la comunidad. Mi objetivo es ayudar a otros usuarios de Asana a implementar buenas prácticas para organizarse mejor y fomentar la colaboración en sus equipos.
El desafío de la visibilidad
La principal dificultad que enfrenté fue entender, en tiempo real, en qué punto estaban mis colaboradores con sus tareas, qué acciones requerían atención inmediata y qué recursos estaban sobrecargados o subutilizados. Carecía de una visión integral, lo que ralentizaba la toma de decisiones y la capacidad de respuesta.
Para abordar este problema, decidí aprovechar los campos personalizados de Asana, y esto es lo que implementé.
Las soluciones: tres campos personalizados clave
- Tiempo estimado (Estimated Time)
Este campo se ha convertido en uno de mis favoritos. Añadí un campo personalizado para estimar el tiempo necesario para cada tarea. Esto me permite:
Visualizar la carga de trabajo de cada colaborador.
Detectar rápidamente desequilibrios: quién está sobrecargado y quién tiene capacidad para más tareas.
Planificar de manera realista, distribuyendo los recursos de forma óptima.
Aunque no dispongo del plan “Enterprise”, encontré una solución alternativa al usar la función de portafolio para agrupar todos mis proyectos. Esto me proporciona una visión general de los recursos y facilita el seguimiento. Por supuesto, esto requiere disciplina: cada tarea debe ser estimada de forma consistente.
- Estado (Status)
Este campo me permite realizar un seguimiento del progreso de las tareas de manera mucho más eficaz que usando columnas o secciones tradicionales. Estandaricé las siguientes opciones:
No comenzado
En progreso
En espera (bloqueado)
Completado
Con este sistema, puedo generar informes detallados para visualizar rápidamente lo que avanza y lo que está detenido. También me ayuda a identificar cuellos de botella (tareas bloqueadas) y priorizar las acciones necesarias para desbloquear a mis colaboradores.
- Prioridad (Priority)
Por último, añadí un campo personalizado para definir el nivel de prioridad de cada tarea (Alta, Media, Baja). Este campo me ayuda a mantener un enfoque claro en lo que debe ser tratado primero, especialmente cuando surgen tareas urgentes.
Estandarización y disciplina
Estandaricé estos tres campos en todos mis proyectos, manteniendo la flexibilidad para añadir otros campos específicos según las necesidades de cada proyecto. Esta estandarización ha mejorado significativamente la claridad y ha centralizado la información clave, haciéndola accesible de un vistazo.
Resultados y aprendizajes
Desde que implementé estas prácticas, he notado una mejora clara en la forma en que gestiono los proyectos y colaboro con mi equipo:
Mejor comunicación: Todos saben en qué punto están y qué se espera de ellos.
Reducción de cuellos de botella: Las tareas bloqueadas se identifican y abordan rápidamente.
Planificación realista: Puedo ajustar las cargas de trabajo en función de la capacidad real de mi equipo.
Dicho esto, reconozco que este enfoque no es perfecto. Por ejemplo, la estimación del tiempo a veces puede ser subjetiva y requiere un seguimiento continuo.
Un llamado a la comunidad
Me encantaría conocer sus opiniones. ¿Han enfrentado desafíos similares en Asana? ¿Qué herramientas o métodos usan para mejorar la visibilidad en sus proyectos y equipos?
Espero que este artículo pueda ayudar a quienes buscan estructurar mejor su organización y fortalecer la colaboración en sus equipos. No duden en compartir sus ideas o sugerencias en los comentarios. Juntos, podemos refinar nuestras prácticas y aprovechar aún más el valor de Asana.
¡Gracias por leer!