Depuis que j’utilise Asana, j’ai toujours cherché à optimiser son utilisation, à en tirer le meilleur pour mon organisation et mes équipes. Cependant, plus mon activité se développait, avec davantage de projets à gérer, de collaborateurs impliqués et de tâches à coordonner, plus je rencontrais une problématique majeure : le manque de visibilité.
Gérer plusieurs projets et équipes peut rapidement devenir complexe, surtout lorsque les informations ne sont pas centralisées ou suffisamment claires. Dans cet article, je souhaite partager les solutions que j’ai mises en place pour surmonter ce défi. Je suis également curieux de découvrir d’autres idées et pratiques que vous pourriez partager en retour. Mon objectif est de contribuer à aider la communauté Asana à mieux organiser son travail et à renforcer la transparence au sein de leurs équipes.
Le défi de la visibilité
La difficulté principale que j’ai rencontrée était de savoir, en temps réel, où en étaient mes collaborateurs, quelles tâches nécessitaient une attention immédiate, et quelles ressources étaient surchargées ou sous-utilisées. Cette vue d’ensemble me manquait, ce qui ralentissait la prise de décision et la réactivité.
Pour répondre à ce problème, j’ai décidé d’exploiter davantage les champs personnalisés d’Asana, et voici ce que j’ai mis en place.
Les solutions : trois champs personnalisés clés
- Temps estimé (Estimated Time)
Ce champ est devenu l’un de mes outils préférés. J’ai ajouté un champ personnalisé pour estimer le temps nécessaire à chaque tâche. Cela permet :
De visualiser la charge de travail de chaque collaborateur.
De détecter rapidement les déséquilibres : qui est surchargé et qui peut prendre plus de tâches.
De planifier de manière réaliste, en répartissant les ressources de façon optimale.
Bien que je ne dispose pas de la formule “Entreprise”, j’ai contourné cette limite en utilisant le portfolio pour regrouper tous mes projets. Cela me donne une vue d’ensemble des ressources et facilite le suivi. Bien sûr, cela demande de la rigueur : chaque tâche doit être estimée, ce qui implique une discipline constante.
- Progression (Status)
Ce champ me permet de suivre facilement l’état d’avancement des tâches, bien plus efficacement qu’avec les colonnes ou sections traditionnelles. J’ai standardisé les options suivantes :
Non commencé
En cours
En attente (bloqué)
Terminé
Grâce à ce système, je peux générer des rapports détaillés pour visualiser rapidement ce qui progresse ou ce qui stagne. Cela m’aide également à identifier les obstacles (tâches bloquées) et à prioriser les actions nécessaires pour débloquer mes collaborateurs.
- Priorité
Enfin, j’ai ajouté un champ pour définir le niveau de priorité de chaque tâche (Haut, Moyen, Bas). Ce champ m’aide à garder un focus clair sur ce qui doit être traité en priorité, surtout lorsque les urgences surviennent.
Uniformisation et rigueur
J’ai uniformisé ces trois champs dans tous mes projets, tout en laissant la flexibilité d’ajouter d’autres champs spécifiques selon les besoins des projets. Cette standardisation m’a permis de gagner en clarté et de centraliser les informations essentielles, accessibles en un coup d’œil.
Résultats et apprentissages
Depuis que j’ai mis en place ces pratiques, j’ai constaté une nette amélioration dans ma gestion des projets et ma collaboration avec l’équipe :
Meilleure communication : tout le monde sait où il en est et quelles sont les attentes.
Réduction des goulots d’étranglement : les tâches bloquées sont identifiées rapidement et traitées.
Planification réaliste : je peux ajuster les charges de travail en fonction des capacités réelles de l’équipe.
Cela dit, je suis conscient que cette méthode est perfectible. Par exemple, l’estimation des temps reste parfois subjective, et cela nécessite un suivi constant.
Appel à la communauté
Je suis curieux de connaître vos retours. Avez-vous rencontré des défis similaires avec Asana ? Quels outils ou méthodes utilisez-vous pour améliorer la visibilité sur vos projets et votre équipe ?
J’espère que cet article pourra aider ceux qui cherchent à structurer leur organisation et à mieux collaborer. N’hésitez pas à partager vos idées ou suggestions dans les commentaires. Ensemble, nous pouvons enrichir nos pratiques et tirer encore plus de valeur d’Asana.
Merci d’avoir lu !
Vos astuces sur les champs personnalisés d’Asana sont un vrai atout. Hâte de découvrir les retours et idées de la communauté ! 