¿Cómo controlar stock por tipo de cartel con campos personalizados (sin usar secciones)?

Spanish Forum Ayuda & Consejos
, , , , , , ,
1

Hola comunidad de Asana :waving_hand:t3:

Estoy implementando un sistema de control de stock de materiales impresos (pósters) dentro de un proyecto en Asana Advanced. Ya hemos logrado algo similar con libretas y ahora queremos replicar la lógica, pero con los diferentes tipos de carteles.

Lo que necesitamos:

Llevar el registro de stock total por tipo de póster (por ejemplo: Póster Aerosoles, Póster Inclusión, etc.)
Registrar entregas individuales (a distintas áreas o personas) y que eso nos permita saber cuánto stock queda de cada tipo.
Evitar el uso de secciones por tipo de cartel, para mantener una vista simple.
Usar nombres de tarea completos para evitar confusión. Por ejemplo:
Correcto: total Póster Aerosoles
Incorrecto: Aerosoles (porque se puede confundir con productos físicos)

Lo que hemos intentado:

Creamos tareas tipo resumen con el nombre [Total Póster Nombre], donde registramos el stock inicial.
Cada entrega se crea como tarea individual con un campo personalizado:
Tipo de Póster (menú desplegable)
Cantidad entregada (número)
Queremos replicar el resultado que se logra con la suma de entregas en un Excel o con reportes, pero dentro de Asana, sin depender de secciones.

Lo que buscamos:

  • ¿Existe alguna forma de visualizar la suma de “Cantidad entregada” agrupada por tipo de cartel, para poder calcular el stock restante por tipo?
  • ¿Qué tipo de reglas o dashboards recomiendan para hacerlo más visual?
  • ¿Cómo lo han resuelto otras personas que manejan inventarios o entregas de material físico desde Asana?

Agradezco muchísimo cualquier sugerencia o ejemplo. :folded_hands:t3:

2

¡Hola! :waving_hand: Qué bueno ver que están aprovechando Asana Advanced para algo tan específico como el control de stock. Tu planteo está súper claro, y ya han avanzado bastante. Aquí van algunas sugerencias para resolver lo que necesitan, aprovechando las funcionalidades de campos personalizados, dashboard y reportes:

  1. Agrupar y sumar entregas por tipo de póster

Para visualizar la suma de “Cantidad entregada” agrupada por tipo de cartel:

  • Asegúrense de que el campo “Cantidad entregada” esté configurado como campo personalizado numérico global (no solo en ese proyecto).
  • En la vista de lista, hagan clic en Agrupar por → Tipo de Póster.
  • Luego, en la columna de “Cantidad entregada”, Asana mostrará automáticamente la suma total por grupo (esto es clave).

Así pueden ver cuántas unidades se entregaron de cada tipo sin necesidad de usar secciones.

  1. Dashboard para ver el stock restante

Para tener un control visual del stock restante por tipo de póster:

  • Vayan a la pestaña de Dashboard del proyecto.
  • Agreguen un gráfico de columnas o de barras apiladas:
    • Eje X: Tipo de Póster.
    • Eje Y: Cantidad entregada (suma).
  • Luego, en una hoja de cálculo aparte o dentro de Asana con tareas tipo “Total”, mantengan el stock inicial.
  • Si quieren ver el stock restante, pueden crear un campo calculado en Excel/Google Sheets o simplemente llevar esa cuenta manualmente hasta que Asana permita cálculos más avanzados.

Ten en cuenta que Asana no permite hoy hacer directamente “Stock inicial – entregas = stock restante” dentro del mismo campo, pero se puede reflejar como texto en una tarea tipo “Resumen de stock”.

  1. Automatizaciones útiles (Reglas)
  • Cuando una entrega se marca como completa, podrían usar una regla que actualice el campo “Estado del envío” o lo mueva a una sección de “Entregas realizadas” (opcional).
  • Otra opción: crear una vista de filtro solo con entregas incompletas para llevar control de lo pendiente (si aplica).

Espero que esto ayude! :slight_smile:

2 Likes