Benachrichtigungen für Beteiligte, wenn das Fälligkeitsdatum naht

Ich habe ein Mini-Team und bei uns gibt es gemeinsame Aufgaben, für die alle Verantwortlich sind. Erst, wenn die Aufgabe naht (manchmal wird die Aufgabe schon Monate oder sogar Jahre vorher erstellt), dann weist sich einer von uns die Aufgabe zu und kümmert sich.
Das funktioniert auch sehr gut bei uns, nur muss immer einer die Deadlines manuell im Blick behalten (ich sortiere unser Board dann alle paar Wochen mal kurz nach Datum statt nach Priorität und schiebe dringende Aufgaben in eine Spalte, die bei uns im Fokus ist).

Toll wäre, es wenn die Benachrichtigungsfunktionen (Inbox und Android-Push-Benachrichtigungen) auch in unserem Fall helfen würden.
Da Asana ja bewusst nicht mehrere Verantwortliche pro Aufgabe erlaubt (kann ich verstehen), wäre es also ideal, wenn wir alle als Beteiligte eintragen und dann trotzdem rechtzeitig über nahende Deadlines benachrichtigt werden.

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Hi @ignorama

Wenn ich dein Anliegen richtig verstehe, kannst du das mit Asana Regeln (verfügbar in den Preisplänen Premium/Business/Enterprise) lösen und zwar zum Beispiel so:

  • Fälligkeitsdatum rückt näher (z.B. 3 Tage)

  • füge Beteiligte hinzu (falls die nicht schon von Anfang an dabei sind)

  • Kommentar hinzufügen (z.B. «Achtung: die Deadline naht!»)

  • Aufgabe in einen Abschnitt schieben (dann hat dir Asana das auch gleich abgenommen :))

Siehe Screenshot als Beispiel

Natürlich kannst du die Regeln nach deinem Gusto anpassen (z.B. könntest du definieren, dass bei nahender Deadline eine Unteraufgabe im Task erstellt und dir zugewiesen wird, die dich daran erinnert den Haupttask einem Teammitglied zuzuweisen); ich hoffe so kommst du dem gewünschten Ziel näher und das hilft. Sonst einfach fragen.

Liebe Grüsse
Daniel

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Hallo Daniel,

vielen Dank für deine schnelle Antwort und den Tipp.
Ich habe das gerade mal probiert, aber was mir noch fehlt, ist, dass dies ja nur die Aufgaben betreffen soll, die keinen Verantwortlichen haben.
Wo jemand anders klar verantwortlich ist, möchte ich nicht benachrichtigt werden und auch nicht umgekehrt.

Weißt du, ob das geht? Ich habe dazu keine Option gefunden:


Hier kann man nicht “keinen Verantwortlichen” auswählen (und es ist auch ein Pflichtfeld).

Falls es irgendwie funktioniert, würde ich das mit der Regel auf jeden Fall mal probieren, auch wenn ich das Gefühl habe, dass es eher ein Workaround ist.

Eigentlich will ich ja genau dieselben Funktionen für Beteiligte wie für Verantwortliche:

  • Benachrichtigungen
  • Aufgaben in der Übersicht “Meine Aufgaben”
  • Aufgaben im Startseiten-Widget “Meine Prioritäten”

Viele Grüße
Svenja

Hallo Svenja

Sehr gerne.
Ich kenne eure Organisation nicht im Detail und mir ist noch nicht ganz klar, wann dein Team (oder du) beteiligt und benachrichtigt werden sollen und wann nicht. Aber nachfolgend noch ein mögliches Setup (auf Basis deines Feedbacks), welches allenfalls zur Inspiration dient und dir die Möglichkeiten von Regeln aufzeigt. Auch hier kannst du natürlich noch entsprechend anpassen.

  • Wenn Task erfasst wird im Projekt wird dieser weder einer Person zugewiesen, noch werden Beteiligte hinzugefügt.

  • Diese Tasks werden automatisch (per Regel) dem Abschnitt «Backlog» (oder «Neu» oder «Nicht zugewiesen», etc.) zugeteilt.

  • Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt verschiebst du den Task (per Regel) automatisch in einen neuen Abschnitt («Radar» / «Deadlie naht» / «Zuzuweisende Tasks» / etc.)

  • Sobald ein Task in diesen Abschnitt gelangt fügst du nun per Regel (wie in meinem ersten Eintrag beschrieben) die Beteiligten hinzu und setzt den automatischen Kommentar ab
    → Hier ist für mich nicht ganz klar, ob nun einfach jemand aus allen Beteiligten den Task zuweisen soll oder ob die Zuweisung immer von dir erledigt wird und in diesem Fall wäre mir nicht ganz klar, warum es die Beteiligten benötigt :slight_smile: - da musst du halt nach deinem Wunsch finetunen.

  • Sobald du (manuell) den Task einem Teammitglied zugewiesen hast, schiebtst du den Task in einen neuen Abschnitt («Zugeweisen» / «Ready» / etc.)

  • per Regel lässt du wieder alle Beteiligten aus dem Task entfernen, sobald der Task in diesem neuen Abschnitt liegt

Irgendwie so vielleicht. Am besten spielst du mal in einem Testprojekt mit den Möglichkeiten von Regeln herum.

:point_right: Weitere Details zu Regeln: Regeln • Asana-Produkthandbuch
:point_right: Kurs zum Thema Formulare und Regeln in der Asana Academy: Automate routine work with Forms and Rules (auf Englisch)

Ich hoffe das hilft. Sonst lass es mich wissen.

Liebe Grüsse und einen guten Rutsch ins 2023 :rocket:!
Daniel

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Hallo Daniel,

vielen Dank! Ich werde das die Tage mal in Ruhe ausprobieren.

Zu deiner Frage: Wir sind nur zu zweit und wir halten beide diese Aufgaben im Blick. Also die Zuweisung wird nicht immer von mir erledigt.

Einen guten Start ins neue Jahr!

Viele Grüße
Svenja

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