Ich habe grafische oder konzeptionelle Aufgaben, bei denen es eigentlich egal ist, wer von den Grafikern und Konzeptern die für mich ausarbeitet. Wir haben zudem viele Teilzeit-Beschäftigte, was bedeutet die sind nicht immer erreichbar - eine Abklärung wer Kapazitäten hat und die Aufgaben schliesslich übernimmt kann aufwändig sein und einige Tage dauern.
Ich möchte darum kleinere grafische Aufgaben und Konzepte an das ganze Team der Grafiker und Konzepter übergeben können. Dann können die Teilzeitler, die Kapazitäten haben, die Aufgaben nach Dringlichkeit übernehmen und abarbeiten.
Wie kann ich und wie können wir das als Unternehmen auf Asana einrichten und umsetzen?
Du könntest ein spezielles Projekt erstellen wo du solche Aufgaben erstellst. Dann kannst du einen Bereich haben wo diese Aufgaben hingeschoben werden.
Als nächstes würde ich eine Regel erstellen, die automatisch ausgelöst wird sobald eine Aufgabe in den speziellen Bereich geschoben wird. Diese Regel sendet eine Nachricht (die dann zum Beispiel alle Projektbeteiligten sehen können oder du kannst diese auch individuell markieren).
Sobald sich jemand dazu entscheidet die Aufgabe zu übernehmen kann diese in einen anderen Abschnitt verschoben werden.
Danke Andrea. Auf die Idee sind wir auch gekommen. Wir probierens jetzt aus. Für uns fühlt sich das aber auch ein bisschen nach Workaraound an. Schon komisch , dass das Tool dafür keine andere Lösung hat. W
Ihr könntet ein “Dummy Account” für das Team einrichten und entweder jedem diese dummy e-mail einrichten oder auf deren user e-mails weiterleiten.
Beim Erstellen der Aufgabe wird immer der dummy account als Hauptverantwortlicher eingesetzt und die Teammitglieder als Aufgabenbeteiligte. Jetzt kann ganz normal nachdem “pull prinzip” gearbeitet werden indem derjenige der verfügbar ist sich die Aufgabe zuweist bzw. sich die subtasks zuweist. (Man könnte auch ein benutzerdefiertes Feld mit den Namen der Beteiligten hinzufügen so das derjenige sich zusätzlich dort einträgt - und somit auch mehr Möglichkeiten für Suchabfragen hat)
So wird jeder informiert wenn es eine neue Aufgabe gibt und man könnte zusätzlich eine benutzerdefinierte Suche abspeichern, so dass man mit einem klick alle Aufgaben sieht die dem “Dummy-Account” zugewiesen sind.
