Asana隊長に任命されてから、約1年のリアルな体験談をお届けします！
これからチームへの導入を検討している方や、現場で苦労している方の参考になれば幸いです。
第0章：なぜAsanaが必要だったのか？〜導入前の課題〜
Asana導入前、私たちの部署(Sales部門)では、情報やタスク管理が複数のツールに分散してしまうという課題がありました。
・商談管理の課題: プランナーとMicrosoft Listsを併用し、毎週または隔週で同じ内容を更新する二重管理が発生。
・事務処理の課題: 事務処理依頼がExcel、チャット、電話と多岐にわたり、依頼側・処理側双方に負荷がかかっていた。
「業務効率化のために、ツールを一つにまとめたい」
これがAsana導入のきっかけでした。
第1章：導入期の苦悩と突破口〜チームを巻き込むコミュニケーション〜
新しいツールの導入には、少なからず抵抗が伴います。「今までのやり方に慣れている」「新しいことを覚えるのは面倒」といった声が部署内でも多く、当初はAsanaへの抵抗感を持つメンバーが多数でした。
この壁を乗り越える上で最も重要だったのは、「メンバーの意見を丁寧に聞き、チームで運用ルールを決めていく」という姿勢です。一方的な指示ではなく、利用者の声をAsanaの運用に反映させることで、「やらされ感」から「自分たちのツール」という意識へと変化していきました。
また、Asanaを定着させるための大きなブレイクスルーとなったのが、「Asanaに”毎日触れる”機会を作ること」だと考えています！具体的には以下の点を工夫しました↓
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週に複数回のスクラムミーティング: Asanaを共有画面の中心に据え、タスクや進捗を共有することで、自然とAsanaに触れる頻度を増加させた。
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部会でのAsana活用: 商談進捗をAsanaで管理し、部会でも常に使用。これにより、全員が業務でAsanaを使う状況を作り出し、浸透を促進。
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オリエンテーションと明確なルール化: Asana社提供の初心者向けオリエンテーションの受講を促すとともに、部署独自のカスタマイズやフィールドの使い方、タスク登録ルールを明確化し、継続的な周知を行った。
これらの取り組みにより、Asanaへの接触頻度が増え、メンバーの抵抗感は徐々に薄れていったと思います。
第2章：活用推進と広がりのきっかけ〜Asanaハッカソンとモチベーションタイマー〜
Asanaの活用を飛躍的に進めるきっかけとなったのは、私自身が参加した「Asanaハッカソン」でした。ハッカソンでは、他のAsanaアンバサダーの方々との交流を通じて、Asana AI studioのルールや多様な機能活用方法を習得し、Asana活用の幅を大きく広げることができました。
このハッカソンで、私たちのチームが”Asana賞”を受賞したテンプレートが「モチベーションタイマー」です。これは、社内アンケートなどの「よく発生する小さなタスク」を全員に割り当て、完了までの時間を計測しランキング化するゲーム性を取り入れたものでした。当初は一部のメンバーに限定的でしたが、回を重ねるごとに「ベテラン勢の先輩方も上位を目指す」ように変化。
「軽いテーマからAsanaに触れてもらうことで、抵抗感をなくし、使い方を理解してもらう」ことの重要性を実感しました！
ハッカソンへの参加と受賞は、私がチームの導入担当者としてAsanaに詳しくなることで、Asanaに関する相談が増加するという好循環を生み出しました。
第3章：確かな効果とウェビナー登壇〜事務処理ワークフローの劇的改善〜
ハッカソンをきっかけに、Asana社主催のウェビナーへの登壇の機会もいただきました。
テーマは「事務処理ワークフローの効率化」です。元々Excelやチャットで行っていた事務処理依頼をAsanaに一本化したことで、劇的な改善が見られました。
事務処理担当者からは「過去の履歴がすぐ確認できる」「不足情報確認もAsanaで完結する」といった声が寄せられ、事務処理の集約率は大幅に向上。プロセスが可視化され、効率が上がっただけでなく、担当者の負担も軽減されました。ウェビナーでの反響も大きく、アーカイブもありますので、是非ご覧いただければと思います🙇♀️
https://resources.asana.com/Q4JapanICP.html
第4章：未来への展望〜さらなる効率化と部門間連携〜
Asana導入から一年が経ち、チームの業務効率は大きく向上しましたが、これからも活用の幅を広げアップデートしていきたいです。
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全社的なAsana活用: 将来的にはAsanaを全社的に展開し、共通の登録ルールを整備することで、数字管理や施策状況の一元的な把握ができたらと思います。
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部門を越えたAsana連携: Sales部門だけでなく、技術部門など他部門との連携にもAsanaを活用。部門をまたぐプロジェクトをAsanaで管理し、進捗の透明化とスムーズな業務引継ぎを実現したいと考えています。
※(注意点)自由度と統制のバランス: 全てをAsanaで統制するのではなく、大枠のルールは設けつつも、Asana AI Studioのような機能は各部署が自由に活用できる余地を残し、カスタマイズしていけることが大事だと思います、、。
本部の事務局からも相談を受けるようになり、これらの実現にも貢献していきたいです。
最後に。。。
導入にあたり試行錯誤の連続でしたが、チームの知恵と工夫で「導入の壁」を乗り越え、Asanaを楽しく活用する秘訣を見つけることができました。2026年はさらに知識を深めるために、「ワークフロースペシャリスト」の資格取得を目指すなど、スキルアップが目標です！
Asanaという「新しい風」を積極的に取り入れ、今後もチームメンバーと共により生産的で創造的な働き方を追求していきます。
Asana社の皆様、そして一緒に取り組んで下さったチームの皆さんに、心からの感謝を申し上げます。来年もどうぞよろしくお願いいたします🎍
