Asana est un outil formidable. Mais il ne peut pas tout faire. C’est pourquoi vous devez parfois l’améliorer vous-même. Il existe de nombreuses possibilités : outils web, automatisations réactives ou passives, AppComponents… Éclaircissons les possibilités et partageons quelques exemples !
PS : toutes ces possibilités nécessitent un développeur. Chez iDO, nous pouvons vous aider.
Outils en ligne
Pour faire simple, en tant qu’utilisateur, vous visitez une page Web, vous vous connectez avec votre compte Asana, et le site Web vous rend un service (créer quelque chose, afficher une liste…).
Notre service templana.com ou nos outils iDO sur minimalist-work.com en sont de bons exemples : vous pouvez répertorier vos étiquettes Asana ou vos champs personnalisés en consultant les outils appropriés.
AppComponents
Asana a récemment introduit une nouvelle façon d’intégrer des outils directement dans Asana, appelée AppComponents. Il existe trois types d’AppComponents : les formulaires, les widgets et les actions de règles.
Par exemple, parce qu’Asana manque certaines actions dans les règles, iDO construit un ensemble d’actions personnalisées (ex : “changer la date d’échéance à lundi prochain”). Ceci est un exemple d’AppComponent (action de règle).
Nous travaillons également sur un widget affiché sur les tâches, pour montrer lequel de nos outils un client a utilisé : les données sont récupérées par le widget lui-même, en lisant les tâches dans notre compte Asana. Ceci est un exemple d’AppComponent (widget). D’autres exemples sont les widgets Zoom ou Jira sur les tâches.
Enfin, iDO est en train de créer un moyen d’envoyer des e-mails à partir d’Asana avec un bouton “Envoyer un e-mail” sur les tâches, qui, lorsqu’on clique dessus, ouvre un formulaire pour éditer un e-mail prédéfini : c’est un excellent exemple d’AppComponent (formulaire). Rappelez-vous le nom de cet outil : “Nestor”, car vous en entendrez bientôt parler. 
Automatismes réactifs et passifs
Les outils Web et les composants d’application sont des outils visuels : vous pouvez voir une interface et cliquer sur des boutons. Mais grâce à l’API, vous pouvez également créer des automatismes qui s’exécutent automatiquement sans qu’il soit nécessaire de cliquer sur un bouton. Il existe deux types d’automatisation : réactive et passive.
Une automatisation réactive (ma propre formulation) est un code qui sera appelé lorsque quelque chose se passe dans Asana. Cela se fait grâce à ce qu’on appelle les webhooks : votre code peut s’abonner aux changements dans Asana, par exemple les nouvelles tâches ajoutées à un projet, puis exécuter du code. Il ne s’exécute que lorsqu’un événement se produit, mais il nécessite d’être constamment à l’écoute, et peut être déclenché des centaines de fois par jour. Un bon exemple est notre robot ChatGPT 🤖 ChatGPT finally available within Asana : lorsque le robot est mentionné dans un commentaire, il répond en quelques secondes.
Une automatisation passive (encore une fois, le nom est de ma propre invention) est un code qui s’exécute régulièrement, et qui lit et écrit dans Asana. Un bon exemple est notre automatisation pour calculer les champs personnalisés : toutes les 15 minutes, notre code passe en revue les dizaines de formules de tous nos clients et met à jour ce qui doit l’être. Il fonctionne toute la journée, jour et nuit, et ne fait aucune mise à jour la plupart du temps.
J’espère qu’avec ces explications, vous avez une meilleure idée des possibilités d’améliorer Asana !
Julien, Expert Asana
iDO (Partenaire Asana : Services & Licences)