Chez iDO, nous utilisons Asana depuis + de 10 ans, et nous avons eu 3 prises de conscience qui ont complètement remodelé notre façon d’utiliser l’outil.
Une priorité basée sur Mes Tâches avec des règles spécifiques
Nous avons rapidement laissé tomber les habituels “Aujourd’hui”/“A venir”/“Plus tard” pour nos propres sections. Et après quelques itérations, nous avons atterri sur “Top priorité”/“Important”/“Secondaire”. Cela fonctionne vraiment bien pour nous.
Nous avons également décidé de déplacer la section “Récemment attribué” sous la section “Top priorité” pour nous assurer que nous nous attaquons d’abord à ce qui est important.
Enfin, nous avons créé trois règles :
- une simple auto-promotion : lorsqu’une tache prévue dans le futur, arrive finalement un jour à échéance alors une règle la déplace vers la section “Récemment assignée” afin d’organiser les taches du jour
- Une section dédiée aux taches bloquées nous permet de les stocker, et une fois débloquées, une règle les déplace afin de nous les montrer à nouveau.
- Et enfin des sections “snooze” repoussant automatiquement la date d’échéance des tâches qui y sont placées : par exemple, déplacer une tache dans “Snooze 7 jours” ajoutera automatiquement 7 jours à la date d’échéance
Un méta-système où un client est à la fois un projet et une tâche dans son projet.
Nous utilisons Asana comme CRM depuis toujours, mais la véritable percée a été de réaliser qu’un client/lead devait être une tâche (pour en obtenir une liste avec des champs personnalisés et des tableaux de bord) ainsi qu’un projet entier, pour pouvoir gérer les factures, les devis, les sessions sans utiliser de sous-tâches. L’élément clé a été de placer la tâche elle-même en haut du projet. Cela nous permet de naviguer facilement et de monter et descendre dans notre système.
Une tâche appartient à un projet, un projet est connecté à un portefeuille et à un objectif.
C’est la dernière de nos percées. Nous avions l’impression qu’il y avait une pièce manquante, jusqu’à ce que nous réalisions que la pyramide de clarté dont Asana faisait la promotion n’était pas seulement une idée marketing : c’était la clé manquante.
Chaque tâche que nous avons (un contenu à créer, un outil à construire, un bug à corriger) fait partie d’un projet spécifique. Chaque projet a généralement une présentation similaire : une section “backlog”, une section “Priority” et une section “Ongoing”.
Chaque projet fait également partie d’un portefeuille (marketing, R&D…) et est lié à un objectif (publier 12 outils cette année, conserver un ensemble d’outils sans beug…).
Notre travail quotidien utilise les tâches et les projets. Notre revue hebdomadaire porte sur le portefeuille. Notre revue mensuelle porte sur les objectifs. Tout est lié.
Quelles ont été vos percées ?
