はじめに
今回は、私がよく使用しているzapierを使用したAsanaの使い方をご紹介いたします。
Asanaで自分のタスクを管理しているので、Asanaは私にとって業務を遂行する上でなくてはならない存在です。それと同時に日頃使用しているのがGoogle Calendarです。Google Calendarでスケジュールを登録することが多いので、スケジュール登録するだけで自動でAsanaにもタスクが作成できないかなと思っておりました。スケジュール登録のワンアクションでAsanaのタスクまで作成されると効率よく業務が進められそうです。
そこで、その仕組みをzapierで作成しGoogle CalendarとAsanaを連携させてみました。
なぜzapierを使用したの？
zapierは、ノーコード(設定ベース)で様々なアプリの連携をすることができ、業務自動化・効率化できるツールです。ノーコードなので設定がより視覚的に分かりやすかったからです(そのため、メンテナンスも容易)。
今回の「Google Calendarのスケジュールを登録したらAsanaのタスクを作成」のように、Zapierはアプリのトリガー(あるきっかけ) やアクションを設定することができます。
作成方法はいたってシンプル！
手順としては下記の通りです。
おおまかな流れを把握しておくと、今何の設定をしているのか理解できているので設定しやすくなります。
- zapierでzap(自動化の仕組み)を作成
- Triggerの設定
- Actionの設定
完了！
1. Zapierでzapを作成
Zapierの[+Create zap]をクリックしてzapを作成します。
※ [+Create zap]以外からの作成もできますが、ここでは上記の方法でご紹介いたします。
2. Triggerの設定
きっかけとなる動きの設定を行います。
ここでは、Google Calendarのスケジュールを登録した時がTriggerなので
Google Calendarを選択し、New Eventを選択、そしてGoogleアカウントとカレンダーの選択を行います。
3. Actionの設定
どういう動きをするのかの設定を行います。
ここでは、Google Calendarのスケジュールを登録した時にAsanaのタスクを作成したいので
Asanaを選択し、Create Taskを選択、そしてAsanaアカウントやタスクを作成するプロジェクトやセクションの指定、タスク名や期日、説明等の各項目をどのように設定するのか指定していきます。
その後、[Test action]で実際にタスクが作成されるので、設定が合っているか確認します。
Zapierは、その他にも連携できるアプリがあるので他の組み合わせや同じアプリの組み合わせでもTrigger・Actionの設定を変えて応用できそうですね！
例えば、私が以前試した例では、Evernoteのノートで「MTG」タグが付いたらAsanaのタスクを作成というようにEvernoteでも使用することができます。
Triggerの条件が明確になっていると連携してやりたいことをより正確に実現できそうです。
みなさまの効率化のヒントに少しでもなりましたら幸いです。