Bonjour,
J’ai souvent l’occasion d’évaluer les «systèmes» Asana de mes clients et de partager mes idées : est-ce que je pense que leur système est bon ? Peut-il évoluer facilement ? Vont-ils bientôt rencontrer des obstacles ou freins majeurs ? Puis-je suggérer mieux encore ?
(ce post est la traduction de A framework to evaluate Asana systems)
Pendant des années, j’ai basé mon jugement sur mon expérience personnelle et mon instinct. Je n’ai jamais eu l’intention d’officialiser cette approche. Mais si je pouvais transformer ce sentiment instinctif en un véritable framework pour évaluer le système d’une personne donnée, alors je serais en mesure d’apporter du feedback exploitable et de comparer divers systèmes entre eux !
Ce que j’appelle un système, c’est la façon dont un workflow spécifique est formalisé dans Asana avec des projets, des tâches, des champs personnalisés, des tags et des best practices.
Mon système le plus élaboré sur Asana est de gérer mon pipeline de clients avec des opportunités et des affaires, ainsi que le travail réel avec eux (sessions et tâches) et la facturation. Décidez-vous d’avoir un projet par client ou juste des tâches ? Les factures sont-elles des sous-tâches ou des tâches réelles ? Pouvez-vous voir toutes les factures en attente ou tous les clients avec lesquels vous n’avez pas parlé depuis un moment ?
A mon avis, un système doit être évalué en fonction de 6 critères : l’équilibre, la recherche, la navigation, l’exportabilité, l’historique, la maintenabilité. Le système parfait n’existe pas, mais avec ces critères, vous serez en mesure de prendre une décision plus facilement.
L’équilibre
Un système doit être bien équilibré. Vos projets doivent être remplis de tâches, pas seulement une ou deux. Si vous utilisez des sous-tâches, ce ne devrait pas être uniquement pour une tâche. De plus, le système doit pouvoir évoluer et ne pas produire de données de manière exponentielle.
Symptômes d’un système déséquilibré :
- projets avec une ou deux tâches
- tâches avec plus de 20 sous-tâches
- un nouveau projet créé très souvent, sans possibilité de l’archiver
La recherche
Un bon système vous permet de rechercher facilement des informations. Vous devriez pouvoir extraire presque toutes les données uniquement en utilisant la recherche avancée, comme toutes les factures périmées, tous les prospects avec lesquels vous discutez, toutes les tâches liées à un client …
Symptômes d’un système insondable:
- informations stockées dans les descriptions de tâches
- informations stockées dans les noms de projets ou de tâches
La navigation
Dans un système bien conçu, vous pouvez vous déplacer facilement et naviguer entre les entités avec le moins d’actions possible. Vous devriez pouvoir rechercher un client puis aller sur ses factures, revenir vers le client, plonger dans l’historique de vos discussions…
Symptômes d’un système à navigation difficile:
- devoir trouver une entité liée en exécutant une recherche complexe (comme "rechercher des factures pour lesquelles le champ personnalisé “Client” est “…”)
L’exportabilité
Toutes les entreprises n’ont pas besoin de cette partie, mais un bon système devrait vous permettre d’exporter des données de manière structurée. Cela signifie être capable de déplacer tout le contenu de votre système dans une feuille de calcul et d’exécuter des filtres et trier les données. Si un système fonctionne bien avec la partie recherche, cela signifie qu’il est bien structuré et que l’exportation sera facile à utiliser. Ceci dit, il est à noter que les sous-tâches restent difficiles à traiter une fois en dehors d’Asana.
Symptômes d’un système non exportable:
- informations stockées dans les descriptions de tâches
- informations stockées dans les noms de projets ou de tâches
- plusieurs couches de sous-tâches
L’historique
Dans un système bien conçu, vous devriez être en mesure de remonter le temps et d’analyser les données du passé. Les nouvelles informations ne doivent pas effacer les informations précédentes. Si vous avez des événements réguliers avec les mêmes partenaires, vous devriez pouvoir accéder aux événements précédents par exemple.
Symptômes d’un système sans historique:
- les événements récurrents sont discutés à la suite des occurrences précédentes
- les tâches ne font partie d’aucun projet et sont pratiquement perdues
La maintenabilité
Un bon système doit être facile à installer et à entretenir. S’appuyer sur un multi-hébergement complexe ou sur de nombreuses étapes qui ne peuvent pas être automatisées est à éviter absolument.
Symptômes d’un système non maintenable:
- une nouvelle entité nécessite plusieurs projets et tâches
- toute tâche doit être regroupée dans plusieurs projets, et en oublier un serait préjudiciable
Analysons maintenant mon propre système par rapport à ce framework.
Mes prospects sont représentés comme des tâches dans un projet dédié. Une fois qu’ils deviennent client, la tâche est déplacée vers le projet avec tous les clients existants + je crée un projet pour ce client basé sur un modèle prédéfini. La tâche client est multi-hébergée dans son projet et reste la première tâche du projet. Le projet de chaque client a une section pour les sessions que j’ai avec eux, ainsi que les factures. Les sessions sont également multi-hébergées dans un projet intitulé sessions et les factures multi-hébergées dans un projet intitulé factures.
L’équilibre : un projet par client est acceptable, puisque j’archive le projet lorsque mon travail avec un client est terminé. Mon projet client contient de nombreuses informations importantes, et j’utilise à peine les sous-tâches.
La recherche : grâce à la répartition entre plusieurs projets et à l’utilisation intensive de champs personnalisés, je suis capable d’exécuter des recherches complexes.
La navigation : à partir de la tâche d’un client je peux naviguer vers le projet du client, puis dans les sessions ou les factures du client.
L’exportabilité : je suis capable d’exporter tous mes clients, toutes mes factures, toutes mes sessions, facilement.
L’historique : chaque nouvelle session avec un client est une nouvelle tâche, et la tâche du client contient un commentaire sur l’historique des discussions.
La maintenabilité : créer un nouveau client à partir d’un prospect demande un peu de travail, mais cela prend quelques secondes et c’est acceptable compte tenu du nombre de clients.
Assurez-vous de lire également le post @lpb sur l’équilibre Architectural Balance in Asana (Ebook Free Chapter)
Qu’en pensez vous ? Une suggestion pour améliorer le framework ?
