「タグ」について、2点質問させてください。
(1)「タグ」の管理機能はありますでしょうか?(組織視点、チーム視点、プロジェクト視点で)
いろいろ探したのですが、見当たりませんでした。(Premiumプラン)
同じ名称や、似た名称のタグが増えてきたときに整理したくなったり、新しいタグを作成しようとするときに似たものの有無を確認したり、といったときに利用するイメージです。
(2)「タグ」の公開範囲は、そのタグのあるプロジェクト内という認識であってますでしょうか?
こちらの記事を検索して、プロジェクト内であることを確認したのですが、これはつまり、
・同じチームでも、他のプロジェクトへは、タグが見えない
・他のチームにも、タグは見えない
・タグは、あくまで各プロジェクト内でのみ蓄積されていく(=タグの検索時も、プロジェクト内でのみ検索される)
という認識であってますでしょうか?
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ShunS
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岡さん、ご質問ありがとうございます!
1. 管理機能
Asana内の機能はなさそうですね。
テクニカルすぎる方法かもしれませんが、私は以下のようにしています。
- アドレスバーに
https://app.asana.com/api/1.0/workspaces
を入力して、現在の組織・ワークスペースの gid を確認する
- アドレスバーに
https://app.asana.com/api/1.0/workspaces/{workspace_gid}/tags
({workspace_gid}
は先ほどの gid で置き換える) を入力して、タグの一覧を JSON 形式で取得する
- テキストエディターで整形したりソートしたりフィルターしたりして重複などを見つける
2. タグの公開範囲
経験上、タグは組織・ワークスペース全体で公開されます。組織内の誰もが、組織内のタグをすべて検索して使えます。
タグはAsanaの初期からある機能なので、後発のカスタムフィールドに比べて公開範囲設定など劣っている点が多く、現在はカスタムフィールドの使用が推奨されている感じがします。
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@ShunS さん、ありがとうございます!
タグの一覧の確認方法、さすがです
試してみます。
また、公開範囲の件もありがとうございます。
タグは、組織・ワークスペース全体で、常に公開されているんですね。
カスタムフィールドでの運用で検討してみます!
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管理機能はないですが、タスクのタグ欄(Tab+T)へカーソルを合わせて、ちょっと待つと、ズラッとリスト(候補)が表示されます。
そして、この候補が組織・ワークスペース内のものをすべて表示することから、Shunさんの言うとおり公開範囲が組織・ワークスペース全体であることがわかります。
(というか、そもそもタグ機能がプロジェクト横断で情報を管理・整理するためにある)
同じ名称や、似た名称のタグが増えてきたときに整理したくなったり、新しいタグを作成しようとするときに似たものの有無を確認したり
単発的な作業であれば、この目的については、上記の方法で対応できると思いました。
P.S.
カスタムフィールドの方が用途が広い(ルールに利用できたり)ので、新たにつくる場合は、私もカスタムフィールドの方がいいかなと思います。
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追記:
カスタムフィールドよりも、タグの方が優れている点としては、「フォローできる」という点がありますね。
特定のタグが使われたら通知を受け取りたい、という場合はタグの方が便利です。
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@Masa_Hagiwara さん
ありがとうございます。
タスクのタグ欄(Tab+T)へカーソルを合わせて、ちょっと待つと、ズラッとリスト(候補)が表示されます。
そして、この候補が組織・ワークスペース内のものをすべて表示することから、Shunさんの言うとおり公開範囲が組織・ワークスペース全体であることがわかります。
このリストの一覧にないタグがあるようなんですよね。
結構な数が出ますし、他のプロジェクトで使ってると思うものも表示されるのですが、使いたいタグがない時があります。
このあたりは、表示数の上限があるのかもしれないですね・・・。
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