マイタスク を使わずに、マイプロジェクトで管理する方が自分に合っていると感じています。
マイプロジェクトには、自分に割り当てられた全てのタスクを入れるのではなく、主要なタスクのみを入れています。この主要なタスクとは、直接実行するタスクそのものではなく、いわば「やることタスク」です。この「やることタスク」には、期日・優先度・重要度・説明・識別ラベル（所属、目的区分）を設定し、さらに直接実行すべきタスクまたはプロジェクトへのリンクを記入することで、ワンクリックで目的のタスクやプロジェクトへ移動できるようにしています。
もっとマイタスク を活用できればよいとは思い、実際に試してみたこともあります。しかし、以下のような点で運用がうまくいきませんでした。
・タスクの並び順を自分で制御するのが難しく、並べ替えようとすると手数がかかる
これらは単なる操作上の不便さにとどまらず、根本的には次のような構造的な理由に起因していると考えています。
・タスクが多すぎる
つまり、自分にとってタスクの単位は「個人」ではなく「プロジェクト（＝所属）」に紐づいているため、マイタスクという横断的な一覧よりも、マイプロジェクトという構造的な管理の方が、実際の仕事の進め方と整合性が取れているのだと思います。実際、マイタスクでは並べ替えやフィルター操作といった「管理のための操作」に手間がかかっていたのに対し、マイプロジェクトでは「やることタスク」をあらかじめ整理した状態で置いておけるため、都度の操作が最小限で済みます。結果として、マイプロジェクトを軸にすることで、情報の把握と判断のスピードが上がり、無駄な管理の手間を減らせていると感じています。
現在の、運用イメージは、次の様になります。
マイプロジェクト
プロジェクトA 期日；７月３０日
プロジェクトB 期日；８月１５日
プロジェクトC（予定表）
マイタスク
I find that managing tasks using My projects, rather than My tasks , suits me better.
In My projects, I don’t include all the tasks assigned to me; only the main tasks. These main tasks aren’t the tasks I directly execute, but rather “to-do tasks.” For these “to-do tasks,” I set a due date, priority, importance, description, and identification labels (affiliation, purpose category), and also include links to the tasks or projects I should directly execute, allowing me to jump to the desired task…
追記
マイタスクとの同期のための自動ルールは設定していません。マイタスクからすべてをコピーしているわけではありません。期日、優先度、実際のタスク/プロジェクトへのリンクなど、綿密に追跡したい「重要なタスク」のみを手動で追加しています。ルーチンタスクはマイタスクやそれぞれのプロジェクトに残し、追加することはありません。
このダッシュボードを機能させるために、いくつかのルールを設定しています。
つまり、これはマイタスクをそのままコピーしたものではなく、厳選されたルールに基づいたサブセットである、というのが主な違いです。
さらに付け加えると、
マイタスクの使い方については、様々な情報源から多くの助言が得られています。
Note: Most recent article update: April 2025
I’ve just published the article linked above to Medium (free access).
I hope both existing Asana users grappling with My Tasks version 2 (currently being deployed), as well as new users to Asana, will check it out because it was written with all of you in mind.
This comprehensive article on My Tasks:
Outlines a simple but highly functional My Tasks setup with brief, step-by-step setup and use instructions,
Explores an advanced My Tasks approach…
As an Asana Service Partner, the question I get asked most is “How do you organize your My Tasks?” If you asked me last year, I would have given you a long-winded answer full of sections and rules, but void of hope. Implementing that old process was not inviting to new users and was less efficient than my new process.
This new process requires no new rules or sections. It uses intuitive views to focus on your task due dates, which is usually the most important field to edit. There are other use…
I was recently helping a friend get setup for GTD and Asana, starting from scratch. We got to the Clarify step, and I insisted he take the time to clear his email inbox by routing actionable items into Asana. He pushed back immediately: “This feels like pushing paper.”
I didn’t give him a choice. I told him if he wanted my help, he’d have to at least try it my way. “Give me one week,” I said. One week later, a message arrived.
[warren-message]
しかし、私の個人的な意見としては、
一方、ルールを使ってタスクを今日または明日に絞り込んだり、フィルターを使って今週のタスクだけを表示したりすることもできます。
結果として、自分の管理下にないMyTasksを使うよりも、自分で取り組むと決めた「To-Doタスク」を作成する方が分類しやすく、すぐにやらなければならないタスクを選択できるため、ストレスが軽減されると感じています。これはGTD（Getting Things Done）のアプローチと合致しているように思えます。
また、自分に割り当てられたタスクがないか受信トレイを確認します。
緊急のタスクはすぐに処理します。
緊急ではないものの、既にプロジェクトに属していて自分の「To-Doタスク」に関連するタスクは、後で処理します。
まだ自分の「To-Doタスク」には関連していないが重要なタスクは、新しい「To-Doタスク」を作成します。ただし、新しいプロジェクトに関連する場合を除き、新しい「To-Doタスク」はあまり作成しません。
私は、いまのところマイタスク派で、西山さんの言っている手動で厳選するタスクを、「スクリーニング済み」のような名前のセクションに手動で移動させています。