Löschen von Aufgaben einsehen/dokumentieren

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Wir planen größere Projekte und wollen auch einsehen können wenn jemand seine eigenen Aufgaben (auch diejenigen die von anderen Personen zugewiesen wurden) löscht. Das Problem ist das man dies nicht mehr nachweisen kann, das etwas gelöscht wurde und auch die Unteraufgaben verschwinden aus der Inbox und den Aufgaben-Logg der Personen die den Unteraufgaben zugeordnet waren. Wie kann das verhindert werden? Der Kommentarzugriff ist leider wenig hilfreich wenn die Personen aktiv am Projekt mitarbeiten sollen (auch aufgaben erstellen und erledigen). Kennt jemand eine Lösung? Geht das eventuell über eine Art Premium-Tarif (evtl. erweiterte Rollenvergabe) oder eine App-Integration?

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Hallo Jasmin,

hier nur eine Antwort nach meiner (AI) Recherche:

Kurz zusammengefasst:

  • Asana zeigt gelöschte Aufgaben nur für einen begrenzten Zeitraum in einer „Gelöscht“-Ansicht an (ca. 30 Tage), in der man sie auch wiederherstellen kann.

  • Danach sind sie über die Standardoberfläche nicht mehr zugreifbar.

  • Es gibt aktuell keine Berechtigungsrolle, mit der Personen Aufgaben erstellen/bearbeiten, aber nicht löschen dürfen – sobald jemand Bearbeitungsrechte hat, kann diese Person in der Regel auch löschen.

Was ihr kurzfristig tun könnt (ohne Planwechsel):

  • Nutzt die Ansicht/Filter für gelöschte Aufgaben, um innerhalb der Frist nachzuvollziehen, was gelöscht wurde, und ggf. wiederherzustellen.

  • Führt intern die Regel ein: „Aufgaben werden grundsätzlich erledigt statt gelöscht.“ – echtes Löschen sollte idealerweise nur durch Projektverantwortliche passieren.

Wenn ihr Löschungen revisionssicher nachweisen müsst:

  • In den Enterprise-Plänen stellt Asana eine Audit Log API bereit. Darüber lassen sich Ereignisse wie task_deleted / task_permanently_deleted (inkl. Wer/Wann) protokollieren und in einem externen System (Logging/SIEM, Reporting) dauerhaft auswerten.

  • Zusätzlich gibt es Drittanbieter-Apps wie z.B. „Deleted Task Alerts“, die Löschvorgänge über die Asana-API erkennen und in einem separaten Task-Protokoll festhalten. Diese Lösungen können Löschungen nicht verhindern, machen sie aber transparent.

Wichtige Einschränkung:

  • Eine feingranulare Rolle „darf Aufgaben erstellen und bearbeiten, aber nicht löschen“ bietet Asana aktuell nicht.

  • Wenn eine übergeordnete Aufgabe gelöscht wird, verschwinden die Unteraufgaben auch aus den Inboxes/„Meine Aufgaben” der beteiligten Personen – das lässt sich technisch derzeit nicht per Einstellung umgehen, nur über Prozesse und ggf. Protokollierung (Audit-Log/App).

Mein Fazit:

  • Für einfache Nachvollziehbarkeit reicht oft der 30-Tage-Zeitraum der gelöschten Aufgaben plus klare interne Regeln zum Löschen.

  • Wenn ihr prüf- und revisionssichere Nachweise über längere Zeit braucht, wäre ein Blick auf einen Enterprise-Plan mit Audit Log und/oder eine spezialisierte App (z.B. „Deleted Task Alerts“) sinnvoll.