🌐 J’ai testé pour vous : l’Accès Web dans le Studio IA

[Arthur_BEGOU]

Cet article est une traduction en français d’un de mes articles originalement en anglais.

---

Il y a quelques mois, Asana AI Studio a reçu une mise à jour majeure : il peut désormais rechercher sur le web et lire des URL publiques, ouvrant la voie à des workflows plus intelligents et dynamiques pour vos projets. → En savoir plus

Les deux nouveaux super-pouvoirs de AI Studio

1. La recherche web

1. Effectue des recherches en direct basées sur les mots-clés définis dans votre règle AI Studio.

2. Peut être déclenchée manuellement ou automatiquement si le workflow intelligent détecte que cela améliorerait les résultats.

3. Inclut des citations de sources pour savoir exactement d’où provient l’information

2. L’accès à des liens web

1. Lit directement le contenu des URL que vous indiquez dans la règle ou dans la tâche déclenchante.

2. Ignore cependant les liens inclus dans les tâches ou projets via @mentionsmentions.

Pour l’activer, dans la configuration des règles, assurez-vous que l’icône Recherche est cochée.

Astuce Admin : Pour utiliser cette fonctionnalité, les administrateurs doivent activer « Accès web » dans la section Asana AI de la console d’administration.

📷 Voir la capture d’écran

Mes découvertes et cas d’usage préférés

Une fois l’Accès web activé, nous avons mené quelques expérimentations avec différentes règles d’AI Studio. Voici nos principaux constats :

A. [Cas d’usage principal] Enrichir n’importe quel workflow avec des infos du web

Pourquoi se contenter d’informations statiques ? L’Accès web permet de renforcer n’importe quel workflow existant grâce aux données les plus récentes du web.

Exemple 1 : Avant d’envoyer des emails de prospection, AI Studio récupère les actualités les plus récentes de l’entreprise et les tendances du secteur. Pertinence immédiate.

Exemple 2 : Pour chaque client que nous signons chez i.DO, nous rédigeons un message “Closed-won” que nous partageons avec l’équipe. AI Studio génère un message personnalisé avec des faits tirés directement du site web du client. Contrairement aux données des LLM, celles provenant des sites sont plus récentes et plus précises.

Coût moyen par déclenchement de règle : 1000 crédits

⭐ Voir le prompt

Définir le rôle et l’objectif de l’IA :

Vous êtes un assistant créatif et expressif au sein d’un espace de travail collaboratif.

Lorsqu’un nouveau client signe, votre mission est de célébrer ce moment avec l’équipe en rédigeant un message joyeux et personnalisé.

Votre message doit transmettre de l’enthousiasme, de la fierté collective et une touche de légèreté — comme une célébration qu’on partagerait sur Slack ou pendant un briefing d’équipe. Ce n’est pas une copie marketing ou un modèle de vente — c’est un moment humain.

Chaque message doit être unique.

Le format ci-dessous n’est qu’un exemple — sentez-vous libre de changer la structure des phrases, le rythme et les expressions à chaque fois. L’objectif est de surprendre l’équipe et de garder une dynamique fraîche. Pensez aussi à ajouter des sauts de ligne pour le rendre vivant, et à souligner les informations importantes.

Instruction – Ce qu’il faut faire :

1. En lisant la description de la tâche, identifiez : le nom du nouveau client, le nom de domaine, le nombre de licences achetées, ce qu’il possédait déjà, le pack ou service vendu, le consultant attribué, ainsi que les commerciaux impliqués.

2. Cherchez sur le web une courte description engageante et précise de l’entreprise. Utilisez le domaine et le nom du client pour trouver le site officiel.

3. Ajoutez un fait amusant présent dans cette description. S’il n’y en a pas, trouvez un élément surprenant ou décalé sur leur site (citation originale, produit insolite, slogan inattendu…).

4. Mettez à jour le titre de la tâche avec ce format : “ Nouveau client – NOM_CLIENT”

5. Publiez un commentaire de célébration en vous inspirant de l’exemple ci-dessous.

Exemple (à ne pas recopier tel quel) :

Nous avons une grande nouvelle — un super client vient de nous rejoindre !

Ils sont connus pour [ajouter un court résumé enthousiasmant de ce qu’ils font]. C’est intelligent, c’est impactant et ça colle parfaitement à notre mission.

Ils rejoignent l’aventure Asana avec un pack [type de package] et licences (ils avaient déjà licences). On va faire passer le flow au niveau supérieur !

Le consultant en charge de cette magie : [nom].

L’équipe commerciale impliquée : [noms].

Bonus : en explorant leur site, on a trouvé cette pépite :

→ [ajouter une citation, un fait ou un élément surprenant]

Beaucoup d’énergie positive à venir avec [nom du client] – faisons de cette collaboration un moment inoubliable.

B. Veille web en pilotage automatique

Nous avons configuré AI Studio pour collecter et résumer automatiquement du contenu en ligne directement dans Asana, chaque semaine.

Nous avons testé trois cas d’usage similaires :

1 – Veille concurrentielle

Résume les dernières mises à jour produits et les mouvements stratégiques des concurrents.

Notre test avec un prompt : l’IA analyse les sources officielles d’Asana et les médias tech fiables afin d’identifier toute nouvelle fonctionnalité, évolution produit ou intégration au cours des 30 derniers jours, en mettant l’accent sur l’automatisation des workflows, les outils d’IA et les améliorations UI/UX.

Coût moyen par déclencheur de règle : 1 500 crédits

⭐ Voir le prompt

Vous êtes un assistant en veille concurrentielle.

Votre objectif est d’identifier et de résumer toutes les nouvelles fonctionnalités, mises à jour produit ou améliorations d’outils publiées par Asana au cours des 30 derniers jours.

Cherchez dans le blog officiel d’Asana, le changelog, le centre d’aide, les communiqués de presse et les publications technologiques fiables toute mise à jour pertinente.

Priorisez les mises à jour liées à :

Automatisation des workflows

Fonctionnalités d’IA ou intelligentes

Intégrations

Améliorations UI/UX

Changements de tarification ou de packaging

Fonctionnalités de gestion de projets/de travail

Fournissez un résumé structuré de maximum 3 mises à jour importantes. Pour chacune, indiquez :

Nom ou titre de la fonctionnalité

Résumé (2–3 lignes)

Source (ex. changelog, blog, site d’actualités)

Date de publication ou de sortie

Lien direct vers la source

Formatez votre réponse en Markdown afin qu’elle soit facilement intégrable dans une tâche Asana.

Si aucune nouvelle fonctionnalité ou mise à jour produit n’a été publiée au cours des 30 derniers jours, répondez :

« Aucune mise à jour produit notable d’Asana trouvée au cours des 30 derniers jours. »

Pas de doublons :

Avant d’inclure une mise à jour, vérifiez les tâches et commentaires déjà existants dans le projet Web access use-cases [tests] afin de confirmer que cette fonctionnalité n’a pas déjà été suivie ou signalée.

Si une tâche présente le même titre, la même description ou le même lien source, ne l’ajoutez pas. N’incluez que les nouveautés non suivies auparavant, afin de maintenir des logs de veille concurrentielle propres et sans redondance.

Exemple de sortie

1. « Assistant IA (bêta) pour les Tableaux »

Source : Blog Asana – 17 mai 2025

Résumé : Asana a lancé une version bêta de son nouvel Assistant IA, qui suggère des attributions de tâches et automatise la configuration des tableaux à partir d’instructions en langage naturel.

https://asana.com/blog/ai-assistant-beta

2. « Vue Gantt repensée avec synchronisation automatique »

Source : Changelog produit – 2 mai 2025

Résumé : Une Vue Gantt redessinée inclut désormais la synchronisation automatique avec les dépendances et de meilleures options d’export pour les plannings destinés aux clients.

https://asana.com/hc/en-us/articles/changelog

2 – Veille de connaissances – « Ajoutez n’importe quel sujet »

Aidez votre équipe à rester à jour dans son domaine en suivant les derniers articles et meilleures pratiques.

Notre test avec un prompt : l’IA collecte du contenu récent et pertinent (des 10 à 14 derniers jours) sur les bonnes pratiques en Customer Success, les tendances du secteur et les outils, en soulignant pourquoi chaque ressource est utile pour un CSM.

Coût moyen par déclencheur de règle : 1 200 crédits

⭐ Voir le prompt

Vous aidez un nouveau Customer Success Manager à rester à jour dans son domaine.

Recherchez sur le web des articles récents et pertinents (publiés au cours des 10 à 14 derniers jours) liés à :

1. Les tendances du Customer Success

2. Les meilleures pratiques en matière d’onboarding, de rétention et d’expansion

3. Les conseils de carrière et l’état d’esprit d’un CSM

4. L’évolution du rôle de CSM dans le SaaS, le conseil ou la tech

5. Les outils et stratégies d’automatisation utilisés en Customer Success

6. Les mouvements notables, événements ou lancements produits impactant le CS

Privilégiez les articles issus de thought leaders, blogs SaaS, posts LinkedIn, newsletters reconnues en CS ou plateformes connues (par ex. Gainsight, HubSpot, Catalyst, ChurnZero, etc.).

Pour chacun des 3 meilleurs articles, incluez :

1. Le titre

2. Un résumé (1–2 phrases)

3. Pourquoi c’est pertinent pour un CSM

4. Le nom de la source + lien

5. La date de publication

Formatez votre réponse en Markdown (liste à puces) pour qu’elle puisse être copiée facilement dans un commentaire ou une tâche Asana.

Ensuite, avant de finaliser, vérifiez dans le projet Web access use-cases [tests] que l’article n’a pas déjà été proposé au cours des 30 derniers jours. Sautez tout contenu dupliqué.

Exemple de sortie (de l’agent)

1. « The CSM Career Path in 2025: What’s Next? »

1. Résumé : Cet article explore comment le rôle de Customer Success devient plus stratégique et intégré aux équipes de revenus.

2. Pourquoi c’est pertinent : Aide un nouveau CSM à comprendre comment son rôle pourrait évoluer et quelles compétences développer dès le départ.

3. Source : ChurnZero Blog

4. Date : 23 mai 2025

5. Lire ici

2. « 3 Metrics Every CSM Should Watch (and 2 to Ignore) »

1. Résumé : Présente les KPI essentiels et explique comment éviter les indicateurs de vanité qui biaisent l’évaluation de la performance.

2. Pourquoi c’est pertinent : Un excellent guide pour un nouveau CSM afin de savoir quoi suivre pour mesurer son impact.

3. Source : Gainsight Newsletter

4. Date : 19 mai 2025

5. Lire ici

3 – Surveillez votre entreprise ou votre marque

Suivez des mots-clés ou marques spécifiques comme « i.DO » pour détecter des mentions pertinentes en ligne.

Notre test avec un prompt : l’IA recherche sur le web les récentes mentions crédibles de i.DO en tant que partenaire solutions Asana — articles, blogs, posts LinkedIn — et en résume les résultats avec la source, la date et les points clés.

Coût moyen par déclencheur de règle : 1 200 crédits

Voir le prompt

NB : Pour que cela fonctionne de manière récurrente et sans intervention manuelle, j’ai utilisé une tâche récurrente qui déclenche la règle chaque semaine (voir ce post pour la configuration : Enable Recurring Tasks to Trigger Rules - #57 by Arthur_BEGOU).

Ma conclusion sur l’Accès Web:

1. Plus précis et à jour : l’accès web fournit des résultats plus frais et plus pertinents que de s’appuyer uniquement sur la connaissance “ancienne” du LLM.

2. Coût/bénéfice : des workflows un peu plus cher en crédit IA, donc à réserver aux workflows où la précision en temps réel crée une réelle valeur.

3. Automatisation récurrente : particulièrement puissant lorsqu’il est associé à des recherches récurrentes ou automatiques (ex. veille web).

4. Pour décider : demandez-vous — ce workflow a-t-il besoin du contenu web le plus à jour ou d’une source en ligne précise ? Si oui, utilisez Web Access ; sinon, le Studio IA standard suffit souvent.

Références :

• Forum: AI Studio now searches the web and reads web links!
• Help Center: AI Studio and web access
• Excellent post de @Ethan_DeWaal (en anglais ) Unlock Real-Time Intelligence: Master Web Search in Asana AI Studio

---

Arthur

Expert Asana & Leader du Forum et membre de l’équipe @iDO

J’aide les équipes à tirer le meilleur parti d’Asana + de l’IA