Hallo, wir bekommen von Dritten (von außen, diese haben andere Domains in ihren E-Mail Adressen) per E-Mail auf eine feste E-Mail-Adresse Anfragen, die wir der Reihe nach abarbeiten. Ist es möglich, dass diese eingehenden Mails als neue Aufgaben im Asana erstellt werden?
Grüße!
Daniel
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Ja, das ist möglich. Alle Infos dazu findest Du hier: https://asana.com/de/guide/help/email/email-to-asana
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Hallo @_josh , danke für die Nachricht. Ich habe die “automatische Weiterleitung” eingerichtet, jedoch dann eine Fehlermeldung an die E-Mail Adresse (eine andere, so als ob es ein Kunde wäre), von der ich die Testmail sandte, erhalten: We couldn’t process your email because it was sent by aaaDOTcom but your email domain is bbbDOTde. Please contact your email admin to update your mail server’s email settings.
Ich möchte, dass automatisch eine Mail von Kunde@KundendomainDOTde an meine anfragen@meinedomainDOTcom als Aufgabe ankommt. Wenn ich in meinem
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Ohne zu Wissen wie der komplette Workflow aussieht, ist es natürlcih schwierig eine Empfehlung auszusprechen.
Bezgl. der E-Mail Lösung:
Wenn die Mail sofort in Asana rein soll (Kunde → Asana) Dann musst Du dem Kunden eine E-Mail Adresse mit Deiner Domain anlegen.
Persönlich halte ich das nicht für sinnvoll, da der Kunde meist nicht in der Lage ist Aufgaben zu erstellen die alle notwendigen Infos beinhalten. (Sollte das bei Euch so sein, Respekt!)
Hier nochmal der Auszug zum automatischen weiterletien: https://asana.com/de/guide/help/email/email-to-asana
E-Mails automatisch weiterleiten
Wenn Sie in Asana Aufgaben anhand von E-Mails erstellen möchten, die Sie regelmäßig erhalten, können Sie diese automatisch weiterleiten. So können Sie E-Mails automatisch an Asana weiterleiten:
- Erstellen Sie ein E-Mail-Konto für die Weiterleitung.
- Fügen Sie in Asana „forwarder@“ zu Ihrem Unternehmen oder Arbeitsbereich hinzu und fügen Sie diese E-Mail-Adresse Asana und dem Projekt hinzu, an das Sie E-Mails senden.
- Melden Sie sich aus Ihrem Asana-Konto ab und anschließend mit Ihrer Weiterleitungs-E-Mail an. Dann deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen des Kontos.
- Richten Sie Ihr „forwarder@“-Konto so ein, dass Nachrichten automatisch in Ihr Asana-Projekt weitergeleitet werden. Folgende Anweisungen gelten für geläufige E-Mail-Clients:
Ein weitere Alternative wäre es ein Formular zu erstellen, das der Kunde nutzen kann um seine Aufgaben zu melden.
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Danke. Also es ist so: Wir bieten eine Dienstleistung an, die Kunden in Anspruch nehmen. Der Ablauf sieht so aus: Sie erhalten von einer Behörde auf einer Liste von Ansprechpartnern unsere E-Mail Adresse und kontaktieren uns darüber das erste Mal. Ich kenne also zu diesem Zeitpunkt diese Person auch noch nicht.
Damit keine Nachricht untergeht, würde ich es gutheißen, wenn jede eingehende Nachricht über diese besondere E-Mail Adresse zu einer Aufgabe wird, die man dann als erledigt markieren kann, wenn man mit der Person in Kontakt getreten ist. Danach wird hier ein eigener Fall angelegt und alles ist gut.
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Verstehe! Dann ist m.E. die Lösung mit einer separaten Weiterleitungsadresse, wie oben beschrieben, die beste Lösung.
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Gibt es eine Möglichkeit, dass weitere Mails an ein bestehendes Ticket angeheftet bzw. in diesem bestehenden Ticket aufgenommen werden?
Hallo Tim,
Du kannst bspw. über das Outlook Add-In eine E-Mail als Kommentar zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen.
Viele Grüße
Uli
Hi Uli,
danke für deine schnelle Rückmeldung. Dies geht aber nur manuell oder gibt es hier auch einen Automatismus?
Beste Grüße
Tim
Das geht in dem Fall dann nur manuell. Du kannst eine E-Mail-Konversation nicht automatisch mit einer Aufgabe in Asana verknüpfen lassen, wie man das aus CRM- oder Ticketsystemen kennt.
Viele Grüße
Uli
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Gibt es schon eine Lösung für das automatische Erkennen und Zuordnen von Folgemails?
Usecase: kunde schickt ein Mail - Mail wird automatsich zur Aufgabe 1 - Wir haben rückfragen und schreiben dem Kunden zurück - Kunde beantwortet die Rückfragen wieder per Mail - daraus entsteht Aufgabe 2 anstatt die neuen infos an Aufgabe 1 zu ergänzen.
Hat hier jemand eine Idee? Danke euch 
Du könntest eine Anpassung bauen (z. B. über einen Flow in Power Automate), die anhand einer ID im Betreff der E-Mail sucht, ob es eine Aufgabe mit dieser ID (z. B. in einem benutzerdefinierten Feld) in Asana gibt. Falls ja, wird die E-Mail-Nachricht als Kommentar in die Aufgabe gepostet. Falls nein, wird eine neue Aufgabe erstellt.
Soweit ich weiß, plant Asana die Ticketing-Features in den nächsten Monaten zu überarbeiten. Vielleicht bekommen wir so eine Funktion auch bald schon direkt von Asana