Eingehende Mails von Dritten als neue Aufgaben

Hallo, wir bekommen von Dritten (von außen, diese haben andere Domains in ihren E-Mail Adressen) per E-Mail auf eine feste E-Mail-Adresse Anfragen, die wir der Reihe nach abarbeiten. Ist es möglich, dass diese eingehenden Mails als neue Aufgaben im Asana erstellt werden?
Grüße!
Daniel

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Hi @Daniel_Riecke

Ja, das ist möglich. Alle Infos dazu findest Du hier: https://asana.com/de/guide/help/email/email-to-asana

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Hallo @_josh , danke für die Nachricht. Ich habe die “automatische Weiterleitung” eingerichtet, jedoch dann eine Fehlermeldung an die E-Mail Adresse (eine andere, so als ob es ein Kunde wäre), von der ich die Testmail sandte, erhalten: We couldn’t process your email because it was sent by aaaDOTcom but your email domain is bbbDOTde. Please contact your email admin to update your mail server’s email settings.

Ich möchte, dass automatisch eine Mail von Kunde@KundendomainDOTde an meine anfragen@meinedomainDOTcom als Aufgabe ankommt. Wenn ich in meinem

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Ohne zu Wissen wie der komplette Workflow aussieht, ist es natürlcih schwierig eine Empfehlung auszusprechen.

Bezgl. der E-Mail Lösung:
Wenn die Mail sofort in Asana rein soll (Kunde → Asana) Dann musst Du dem Kunden eine E-Mail Adresse mit Deiner Domain anlegen.
Persönlich halte ich das nicht für sinnvoll, da der Kunde meist nicht in der Lage ist Aufgaben zu erstellen die alle notwendigen Infos beinhalten. (Sollte das bei Euch so sein, Respekt!)

Hier nochmal der Auszug zum automatischen weiterletien: https://asana.com/de/guide/help/email/email-to-asana

E-Mails automatisch weiterleiten

Wenn Sie in Asana Aufgaben anhand von E-Mails erstellen möchten, die Sie regelmäßig erhalten, können Sie diese automatisch weiterleiten. So können Sie E-Mails automatisch an Asana weiterleiten:

  1. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto für die Weiterleitung.
  2. Fügen Sie in Asana „forwarder@“ zu Ihrem Unternehmen oder Arbeitsbereich hinzu und fügen Sie diese E-Mail-Adresse Asana und dem Projekt hinzu, an das Sie E-Mails senden.
  3. Melden Sie sich aus Ihrem Asana-Konto ab und anschließend mit Ihrer Weiterleitungs-E-Mail an. Dann deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen des Kontos.
  4. Richten Sie Ihr „forwarder@“-Konto so ein, dass Nachrichten automatisch in Ihr Asana-Projekt weitergeleitet werden. Folgende Anweisungen gelten für geläufige E-Mail-Clients:

Ein weitere Alternative wäre es ein Formular zu erstellen, das der Kunde nutzen kann um seine Aufgaben zu melden.

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Danke. Also es ist so: Wir bieten eine Dienstleistung an, die Kunden in Anspruch nehmen. Der Ablauf sieht so aus: Sie erhalten von einer Behörde auf einer Liste von Ansprechpartnern unsere E-Mail Adresse und kontaktieren uns darüber das erste Mal. Ich kenne also zu diesem Zeitpunkt diese Person auch noch nicht.

Damit keine Nachricht untergeht, würde ich es gutheißen, wenn jede eingehende Nachricht über diese besondere E-Mail Adresse zu einer Aufgabe wird, die man dann als erledigt markieren kann, wenn man mit der Person in Kontakt getreten ist. Danach wird hier ein eigener Fall angelegt und alles ist gut.

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Verstehe! Dann ist m.E. die Lösung mit einer separaten Weiterleitungsadresse, wie oben beschrieben, die beste Lösung.

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