AUAからの知見共有

今月もAUAを開催しました。
今回はハイブリッドでの開催ということもあり、これまで以上に議論や知見の共有が盛り上がりました!
ご参加いただいた皆さん、ありがとうございました。

その中から、私にとって学びがあった点を2つほど共有したいと思います。

1. 繰り返し型の業務用プロジェクトでも、年/年度単位でプロジェクトを作るようにすると、定期的な業務の見直し機会になる
Asana社ではPJTを年度単位で作っているそうです。プロジェクトを年/年度単位にしておくと、必ず年1で見直しの機会がつくれるので、業務の見直し機会にもなります。

なお、そのプロジェクト用にフォームを作っている場合は、プロジェクトを作り直すとURLが変わってしまうので要注意です。特に他部門や社外に公開している場合は。でも、どこに公開されてるかを確認するのは大変。。
そんなときは、フォーム公開用のURLをショートリンクにしておくと、後からURLを変えることができるので超便利!!という知見が共有されました(URL短縮サービスを使うと可能に)。

2. 業務の引継ぎにはプロジェクトテンプレートを使う
異動や産休・育休、転職などのタイミングで業務の引き継ぎが発生するとき、「引き継ぎ書」を作ってもらうのはなかなか大変ですよね。
人によってうまく書けなかったり、逆にものすごく壮大な資料を作ってしまったり。。また、せっかく引き継ぎ書を作っても、それが実務に反映されない(後任の人が見逃してしまう)こともあります。

そんなときは、わざわざ引き継ぎ書を作ってもらうよりも、日々の仕事を全部Asanaに入力してもらい、それをまるっとプロジェクトテンプレートにするのが良さそうです。

Asanaなら、作業上の注意点を書いておいたり、参照している資料へのリンクを貼っておいてもらうのも簡単です。また、作業の結果も書いておくと、後任の人にとっての学びにもなります。
実際に作業した内容をそのままプロジェクトテンプレートに転換しておけば、チェックリストになるので後任の人も漏れなく間違いなく作業を進められます。
参加者からは「さっそく明日からやります!」というコメントも :blush:

AUAも徐々にこなれてきて、単なるQ&Aだけでなく、こんな感じで良い知見が共有できるようになってきました。
来月もやりますので、ご興味ありましたらぜひご参加ください :slightly_smiling_face:

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11月のAUAへの参加登録はこちらからどうぞ!
https://asanatogether-jp.doorkeeper.jp/events/145664

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