Asanaで無料かつ簡単にリソース管理 (会議室、社用車など)

Japanese Forum 質問とアドバイス アンバサダーのヒント
1

英語フォーラムで気になる投稿が有りましたので、転載します。

投稿者： @lpb

元の英語での投稿はこちら： Resource Management (meeting rooms, company cars, etc.) the Free and Easy Way in Asana


Asana の無料版 (プレミアム プランやビジネス プランは必要ありません) を使用すると、会議室、社用車、ツール、設備などの共有リソースを簡単に管理できます。

以下の「会議の計画」などのタスクで、A1 会議室リソースが必要であることを意味する RoomA1 のようなタグを追加します。 (RoomA1、RoomA2、Car1、Car2 など、リソースごとに一意の名前を選択します)

RoomA1 リソースのすべての予約を表示するには (部屋の空室状況を確認するなど)、検索ボックスに「RoomA1」と入力してタグをクリックし、[カレンダー ビュー] タブをクリックします。 (または、タグ ビューをデフォルトでカレンダーに自動的に設定するために、検索レポートを保存することもできます):

image
image647×556 18.5 KB

(終日タスクのみではなく) 時間帯別にスケジュールする必要がある場合は、上記と同様に、タスク タイトルの最後にリソース使用量の開始時刻を含めることができます (上記の午前 9 時 30 分など)。 )、終了時刻 (午前 10 時 30 分) には期日/時刻を使用します。

このソリューションは、1 年前の私の投稿に基づいています (External Resources - #4 by lpb)。

これは @Bastien_Siebman の最近の代替案です。Manage resources like a boss 😎 in Asana: meeting rooms, cars, camera... これには、Asana ビジネス プランと外部メール アドレスの定義が必要です。

お役に立てば幸いです、

ラリー

4 Likes
2

@Ka_Nishiyama さん、良い情報ありがとうございます。

実は私も、リソース管理を行っていますので、ご参考までに事例共有いたします。

  • リソース管理しているもの：備品受け渡し用のロッカー（複数あります）
  • Asana状況：「受け渡しロッカー使用状況」という名称のプロジェクトで、各ロッカーをセクションで作成
  • 利用者：自部門のみ（社内全員がAsana利用しているわけではないので）

上記は、社内全員がAsana利用者ではなく、また自部門（情シス）は有料ライセンス利用のため、有料チーム内に作成したプロジェクトを利用していますが、無料版でも同様に利用できます。

弊社は、まだまだ在宅勤務が多く、
故障や買換えによるPC入替えや、退職時のPC一式回収などの際に、
情シスと社内ユーザーとの受け渡し用のロッカーを複数準備しています

その各ロッカーを、セクションで作成した上で、
「カレンダー」ビューにて利用しています。

利用していてメリットに感じるのは、以下のとおりです。

  • 日付が入っているのがラク（スプレッドシート共有とかだと、月日や曜日などの作成が手間）
  • ロッカー利用時には、PC入替えや退職回収などのAsanaタスクが必ず別途存在しているため、マルチホームをしたりリンクを貼ったりして、連携・確認できる
3 Likes
3

当方の実際として、
数年前まで、
・部署の共同利用の社有車は利用簿（紙）に手書きでした。
・部署の会議室（２室）は、だいぶ前に部内の予定表（エクセル）の中に行として追加しました。

現在は、
・部署の共同利用の社有車は利用表（エクセル）にしました。
・部署の会議室（２室）は、他の部署と共用になったので、専用の予定表（エクセル）で独立した。

何れも、利用者が１０名程度なので、エクセルのままで良いのかなと。
３ヶ月に１回くらい、新しいページ（シート）を作成する必要が有りますが、事務員がやってくれてます。

1 Like