皆さん、こんにちは！
フォーラムリーダーの矢野裕紀です。
この記事は、「Asana を活用して 2024 年の年間計画を立てる上でのベストプラクティス」特集の記事として寄稿しています。
今回は、「2024年に効率性を高める: Asana の自動化トップ 5」と題して、矢野的トップ5をお伝えすることによって、Asanaユーザーの皆さんに何かしらのヒントをお届けできれば幸いです！
【前提】
働き方：フリーランス的に働いているほぼひとりAsanarのコンサルタント・イベンターです。もしご興味持っていただけましたら、記事を読んでいただいた最後に、パーソナルページもご覧ください！ ➝ https://y-life-world.style/
Asanaの利用環境：旧Businessプランを3名で利用中。自分以外の2名は矢野のサポート的立場で、Asana組織でのタスクの95％程度が自分のタスクです。コンサルタントやイベンターとして活動している関係上、クライアントさんやプロジェクトによってタスク管理ツールも様々ですが、最終的にAsanaを見れば自分のタスクがすべて載っている、という状態になるようにしています。例えば、コンサル先のA社さんとは、先方環境のTrelloでタスク共有しているものの、自分のAsanaにも自分のタスクは入れている、という状況です。
それでは、“Asana の自動化トップ 5”ということで、第5位から順々に発表していこうと思います！
第5位：タスクの依存関係
「タスクの依存関係」とは、タスクAが終わらないとタスクBに着手できない、といった場合に、タスクAが完了になったときにタスクBの担当者に「着手可能だよ！」と通知が行くような機能です。
主に、複数人でAsanaを利用している場合に、タスクAの担当者が、タスクBの担当者に、「タスクA、終わったよ！」と報告しなくても、Asanaが自動で報告してくれるので、連絡の手間が省けて便利ですね！
ほぼひとりAsanarの矢野ですが、一部の作業はサポートスタッフさんにお願いしています。そして、サポートスタッフさんの作業のほとんどすべてに、後続タスクとして私のタスクがあるので、自動で通知が来て便利だな！と感じています。
Asanaヘルプセンターの記事はこちら
第4位：プロジェクトテンプレートで期日を自動設定できる
月次決算や、毎月の給与計算など、繰り返し発生するようなプロジェクトには、「プロジェクトテンプレート」を作成しておくと管理が効率的に行えるため、私もよく利用しています。
そして、中でも、「期日」を自動で設定しておける機能は重宝しています。
プロジェクト内の各タスクの期日を、
・プロジェクトの期日から〇日前
・プロジェクト開始日から〇日後
といった形でテンプレートにセットしておけるので、
プロジェクトを作成した時に、わざわざ期日をひとつずつセットしなくても、テンプレートのルールにしたがって自動で期日がセットされます。
経理を中心としたバックオフィスコンサル・サポートをしている私は、このような繰り返しのプロジェクトは多く持っているのでとてもありがたい機能です！
Asanaヘルプセンターの記事はこちら
※期日設定にする詳細なヘルプは見当たりませんでした
Asanaが提供しているプロジェクトテンプレートのライブラリはこちら
第3位：繰り返しタスクで習慣化
皆さんは、「毎日忘れずにやりたいこと」や、「毎日できればリズムが整うのに～、と思うこと」など、“日課”にしたいことはありますか？
矢野にはたくさんありまして(笑)、ただ、日課にしたいとは思っているものの、強く意識しないと、日々のバタバタに流されてなかなかできない…なんてこともよくありました。
そこで、あるときから、“日課”にしたいことを、Asanaで「毎日」の繰り返しタスクとして設定してみました。繰り返しタスクにすることで、完了すれば自動的に翌日のタスクになってくれるため、タスクづくりの手間が省けます。
これによって、（もちろん、できないという日もあるのですが…）格段に実行率が上がりました！！
ただ何となく「やりたいな～」と思っている状態から、具体的な「タスク」として表現するだけで、慌ただしい中でもできる確率が上げられるので、やったことない方は是非試してみてください！
Asanaヘルプセンターの記事はこちら
Asanaのコミュニティミートアップで発表した「繰り返しタスクを活用した“整える”チャレンジ」のアーカイブ動画
第2位：マイタスクのセクション移動ルール設定
私は、マイタスクのセクションを以下のようにアレンジしています。
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最近の割り当て
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今日の午前中にやりたい
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今日の夕食までににやりたい
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今日の夕食後にやりたい
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今日中になんとかしたい
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明日やる予定
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明後日やる予定
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今週中にやる予定
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来週以降にやる予定
そして、マークのついているところには自動ルールを設定していて、タスクの期日に応じて自動的に該当のセクションに入るようにしています。（「期日」を、本来の期日ではなく、“作業日予定日”と捉えて運用していることが前提となります！）
毎朝のルーティンとして、「今日中になんとかしたい 」に自動的に入ってきたタスクを、午前中にやるのか、夕食までにやるのか、夕食後にやるのか、振り分けるようにしています。（これは手作業）
こうすることで、たくさんのプロジェクトに携わっていて、たくさんのタスクを抱える自分を 「今やるべきタスク」に集中させるような取り組みをしています。
※ちなみに、明日、明後日、と細かく分けた意図は、今日中のタスクが終わったときに、先回りして明日のタスク、明後日のタスクができるようになったら理想！と考えてのことですが、今までこれを実現できたことは残念ながらありません(^_^;)今後、さらにAsanaを軸にリズムを整えて、この理想を実現していきたいと思います！
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第1位：自分のタスクがすべて“マイタスク”に自動集約されること自体が神機能
矢野的Asana自動化の神機能は何か！？を考えたときに、最終的に行き着いた答えが「自分のタスクがすべて“マイタスク”に自動集約されること」 でした！
恐らく、タスクが発生するときは、「このプロジェクトの担当は○○さん」と、プロジェクト起点である場合が多いのではないかと思います。
一方、タスクを遂行するときは、「今日、私がやるべきタスクは何かな？」と、自分起点で考える方が多いのではないでしょうか？
これを前提としたときに、Asanaを使っていると、「マイタスクを開けば、（どんなプロジェクトであろうが）自分がやるべきタスクがすべて載っている！」 という状態ができあがるので、タスクを遂行していく場面では 「めちゃめちゃ瞬発力が出る！」、「何をやろうか考えるのにエネルギーと時間が必要なくて助かる！」 というふうに感じています。
「マイタスクに必ず答えがある！」という状態は、どれだけカオスな状況になろうとも、あるいは、カオスな状況になればなるほど、自分の次の一歩を示してくれるツアーガイドがいるような感覚になれます。「マイタスク」の存在は、テンパりがちな自分を冷静にさせてくれます。
そう考えると、「自分のタスクがすべて“マイタスク”に自動集約されること」 は、今後もさらに活用を追求していきたい矢野的Asana自動化機能の第1位と言えるな！と思いました。
これまでマイタスクにあまり着目してなかった方は、ぜひ一度自分のマイタスクと向き合ってみてください！
以上が、私が考える「2024年に効率性を高める: Asana の自動化トップ 5」でしたが、いかがでしょうか？
ご覧いただいた皆さまに、何らかの活用のヒントがお届けできていれば幸いです！