細かい案件をフォローするためのタスクの作り方

#1

フォーラムの皆さんの知恵を借りたく、投稿します。
Asanaで印刷物の工程管理をしています。

プロジェクト①の中で
印刷物A
印刷物B
印刷物C



印刷物Z
のタスクを作成し、その中にサブタスクで[初校][戻し]等、細かいスケジュールを入れて管理しています。

実際に必要なのはこのサブタスクに設定した細かい期日なのですが、ご存知の通りプロジェクト①のカレンダーにサブタスクは表示されないので、チームのカレンダーもしくはマイタスクから確認しています。
また、近日中にプレミアムへアップグレード予定なのですが、サブタスクはタイムラインにも表示されないと知り、少し困っています。
(Instaganttのようなものを想像していました)

印刷物の量が多いので、個々でプロジェクトを作成しようとすると膨大な量になってしまい、あまり現実的ではありません。

将来的にカレンダー/タイムラインへのサブタスクの表示/非表示を選択できるようになったらいいなと願いつつ、現時点でAsanaを最大限に活用できるようなタスクの作り方について、知恵を貸していただけないでしょうか。

先日のワークショップに参加させていただいて、プロジェクトを円滑に進行するためにはそもそものタスクの作り方が重要なのだと感じました。

似たような環境でこういう風にやっているよ、もしくはこういう使い方があるよ、など皆さんの事例を見せていただけたら幸いです。

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#2

@ichigo こんにちは!先日のワークショップご参加いただきありがとうございました!
私も製品開発のプロジェクトで連番の品目管理で同じ問題にあたったことがあるので、以下の対応方法を紹介します。なお、これはカレンダー表示のみ解決するものです!

  1. 高度検索機能を使い、「プロジェクト①」のプロジェクトを選択
  2. フィルターの追加(Add Filter)メニューから、「その他」を選択し、「サブタスク…」をクリック
  3. サブタスクの項目で「すべて」をセレクトして検索

すると全てのタスクのカレンダーが表示されます。多すぎる場合はプロジェクトをいくつかに区切って再度検索していただくとソートして表示されます。

上記が私が実践した解決方法です。しかしながらプロジェクトの件数が多すぎるとこれもあまりにも多すぎる結果が表示されるので、一部でしか使っていません(タイムライン表示もできませんし :sob:

なので、サイドバーの視認性が悪くはなりますが、全ての品目に対応した膨大な量のプロジェクトを作りました。
検索は基本的に検索バーから行い、全体の進捗管理はポートフォリオ機能を使っています。
Instaganttも使ってましたが、WBS的な表示はPM以外のチームが見なくなるということもあり、止めました。

あくまで上記は一例ですので、他のユーザーさんで良い方法があればぜひ書き込んで下さい!:man_mechanic:

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#3

ワークショップお疲れ様でした!
社内でただ使っているだけでは得られない情報をたくさん仕入れることができて、大変有意義な時間でした。
次の機会があったら是非また参加させていただきたいです。

対応方法の共有ありがとうございます!
高度検索機能の使い方、とても参考になります。
カレンダー表示はひとまずこれで解決できそうです。

全ての品目に対応したプロジェクトを作って運用することも可能なのですね!
量が多過ぎると思い、端から諦めていましたが、タスクの階層を一段階上げることも検討してみようと思います。

ありがとうございました:blush:

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