ステータスの変更がないまま1日経過すると、というようなカスタムルールを組みたい場合、どのようにすればよいでしょうか?

表題の通りなのですが、ステータスが変更されないままx日経過すると、管理者に通知する というようなカスタムルールを組みたいと考えております。

その場合、「ステータスが変更されないままx日経過すると」の、「x日経過」の部分は、どのように組めばいいか教えていただけないでしょうか。
現状「タスクのタイミング」は、期日接近と期日超過しか使えない状態です。

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@望月1 さん、こんにちは :wave: Asana コミュニティフォーラムへようこそ!

ステータスの変更は、プロジェクトのステータスの変更でしょうか、または、お持ちのタスク状態(ステータス)の変更ということでしょうか?

思いついた方法としては、ステータスの変更をするというタスクを前もって作成し、その期日が「x日超過」(= 期日超過)した時に、タスク内にコメントをするというルールを作るのはどうでしょうか?

下記は、そのタスクの担当者にメンションが届くようにしていますが、毎回同じ方にメンションをするようなら、その方を@名前で入れていただくと良いです。

ご回答になっていますでしょうか? :slight_smile:

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ご提案ありがとうございます。

複数タスクを作らずに、経過日をはかる というのは難しいでしょうか?

@望月1 さん、こんにちは
タスクのステータスの更新をトリガーにしたルールのことだと思いますが、
あるタスクで、誰かが編集した日付が、ルールのトリガーとして使えるか?というところから確認が必要と思うのですが。

@Nao_Kumazaki さん、上記って可能なんでしょうか?

@望月1 さん

はじめまして。
ルールはプロジェクトにある全てのタスクに適用されるので、@Nao_Kumazaki さんの方法で、タスクを新たに作らなくても期日経過(何日後かは設定できる)したタスクには全て、コメントがなされると思います。
コメントのメンション先には、担当者や特定の個人以外に、タスク作成者を指定することもできます。
ルールで使える変数については、したのページを参考にしてください。

カスタムルールを組みたいということですが、最終的にやりたいことは期限がx日過ぎたタスクに管理者が簡単に気付けるようにしたいと理解しました。
別の方法として、つぎのようなことを考えました。

準備

  1. 期日管理用のプロジェクトを1つ作る
  2. 作成したプロジェクトにx日期限超過タスクというセクションを作る
  3. 作成したプロジェクトのルールに、x日期限が超過した他タスクを2のセクションに移動させるルールを作成する

日々の運用

  1. 管理者が管理したいタスクを準備の1のプロジェクトにも所属させる
  2. 管理者は日々、期日管理用のプロジェクトのセクションにある期日超過タスクを確認して、タスク担当者のフォローを行う

二点、確認したいことがあります。

1つ目
ステータスの変更とは、具体的に書くとタスクの未完了/完了の状態のことであっているでしょうか?
それとも、カスタムフィールに設定したステータスのことでしょうか?

2つ目
@望月1 さんが作りたいカスタムルールは、プロジェクトのルールでしょうか?それともマイタスクのルールでしょうか?

ご教示誠にありがとうございます。

1つ目
ステータスの変更については、カスタムフィールドのステータスです。
カスタムフィールドで「新規」などのステータスを作っております。
タスク担当者にステータスを割り当てたとき、「新規」でタスクを作成し、タスク担当者がタスクを認識したら、ステータスを「未完了」に変える という運用をしておりまして、そちらで使いたいものとなります。
タスクを認識している ということが、プロジェクト管理側に分かるようにするためとなります。

2つ目
カスタムルールは、プロジェクトで設定したいです。

今のルール機能から見て、「ステータスが変わったら何かする」というのは有りますが、
「ステータスが何日以上変わらなかったら・・・」というのは、無さそうですね。

この後で、ステータスが変更されたら、「ステータスを変更するタスク」の期日を更新するルールが必要ではないでしょうか?

こうなると、ルールというよりは簡易プログラムを書くイメージですね。

@望月1 さん

ご回答ありがとうございます。
やりたいことがより理解できました。

@Ka_Nishiyama さんがおっしゃるようにステータスが変化しないことをトリガーにすることは、現在はできないともいます。(私の知識の範囲ではですが)

なので、なにか次善策で対応する必要がありそうです。

高度な検索で、作成日がx日以上前というオプションがあれば、検索条件として保存しておけば、近いことができる思うのですが、今、それが確認できる環境がないので、後日確認してみます。

今気づいたのですが、
プロジェクトのリストビューで、フィルターで「最終変更日」というのが有りますね。
ということは、Asanaの方も、最終変更というニーズをご理解頂いてるようですね。

この「最終変更日」をルールで扱えると良いと思いました。

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@望月1 さん

高度な検索で、作成日がx日以上前というオプションは残念ながらありませんでした。
新たなタスクを作らずにという前提だと、私が思いつくのは、以下の方法になります。

  1. リストビューで作成日メタフィールドを表示させる
  2. フィルターでカスタムフィールドが新規のタスクのみを絞り込む
  3. 作成日のフィールドで並べ替えを行う
  4. x日より前のタスクに対してアクションを取る

皆様、色々とご検討いただきありがとうございます。

現状「最終変更日」がルールで取れないので、他のやり方が必要ということよくわかりました。
教えていただいた方法を元に試してみます。

>Asana御担当者様
最終更新日からx日経過 という設定ができれば、ステータスが「新規」のままx日経過していたらアクションする
というルールが組めそうなので、ご検討いただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

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@望月1 さん

@Ka_Nishiyama さんが製品フィードバックに要望を上げてくれていますので、ぜひ投票を!
ページ左上のvoteを押すと投票できます。

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ありがとうございます!
欲しいトリガーなので、Voteいたしました。

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みなさん、様々な知見の共有ありがとうございました…! :clap:一旦こちらのトピックはクローズとし、何かしらアップデートがありましたら、作成いただいた製品フィードバックに記載させていただきます :slight_smile:

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