遅延しているマイルストーンを一覧で抽出する方法は?

遅延しているマイルストーンを一覧で抽出したいのですが、検索にて抽出すると"アーカイブ済みプロジェクト"の内容まで拾ってきてしまいます。
どなたか、アーカイブ済みプロジェクトの内容を抜いた、遅延マイルストーンの一覧化について実現方法をご存知ないでしょうか?

こんにちは :wave:
私も試してみましたが、確かにアーカイブ済みのプロジェクトを外すフィルターは無いので、アーカイブ済みのプロジェクトも検索結果に出てきますね。
対象のプロジェクトをポートフォリオに組み込んで、アーカイブ済みのプロジェクトをポートフォリオから外すなどすれば、ポートフォリオでフィルターすることはできそうですが。

詳しそうなフォーラムリーダーの皆さま、もし何か良いお知恵があれば、ご共有いただけたらありがたいです! :grinning:
@Kenichi @ShunS @Masanori_Misawa

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@Shoma_Terai さん

こんにちは!

Forum Leaderのヒーロー @Bastien_Siebman さんが「 Advanced search & the best reports 」という投稿の中で

2. Overdue milestones by @Bastien_Siebman
Milestones are important to measure progress, especially in Portfolio and Timeline
:hammer: Add filter > More > Milestone > Milestones only
:hammer: Due Date > Within the last > 1 day
:hammer: Completion > Incomplete

という手法を紹介しています。

2. 期限超過のマイルストーン by @Bastien_Siebman
マイルストーンは進捗を計測するため、とくにポートフォリオやタイムラインで重要です。
:hammer: フィルタの追加 > その他 >マイルストーン > マイルストーンのみ
:hammer: 期日 > 過去 > 1 日 (←ここはお好きな日数で)
:hammer: 完了 > 未完了

条件の最後に「未完了」が含まれているところがポイントかなと思いました。

アーカイブ済みのプロジェクトのマイルストーンを全て「完了」にしておく、という下ごしらえさえしておけば(一度その作業をすることが可能ならば)「高度な検索」で対応できそうです。

@Akiko_Nagahashi さんが書かれている通り、ビジネスプラン以上をご利用でしたらポートフォリオを利用するのも一手だと思います。
その場合は現在ライブの(アーカイブされていない)プロジェクトを対象としたポートフォリオを作成して高度な検索でのフィルタに
「ポートフォリオ内」を追加、ですね。

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高度検索の中の「ポートフォリオ内」オプション、すっかり見逃していました。

これに期日ソートを加えれば遅延マイルストーンを一括で把握できますね。

ありがとうございます!

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解決できてよかったです :smiley:

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Thanks Kenichi, feel free to translate the entire thread!

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@Bastien_Siebman
Thanks! I will.

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@Shoma_Terai
こんにちは。

@Kenichi さんの紹介してくださった、検索して見つける方法の方が優れていますが、賑やかしのために別のアプローチをご紹介します。
Asanaの「高度な検索」ではどうしても絞り込めないタスクがある場合は、APIを使って以下のように見つける方法があります。

まず、以下のURLを開いて、検索対象のワークスペースまたは組織の gid を確認します。

https://app.asana.com/api/1.1/workspaces

次に、以下のURLをアドレスバーに入力すると、検索結果がブラウザーにJSON形式で表示されます。

https://app.asana.com/api/1.1/workspaces/<ワークスペースまたは組織のgid>/tasks/search?resource_subtype=milestone&due_on.before=<今日の日付をyyyy-mm-dd形式で>&completed=false

例:
https://app.asana.com/api/1.1/workspaces/1111111111111111/tasks/search?resource_subtype=milestone&due_on.before=2021-03-06&completed=false

  • &sorted_by=due_on を付けると結果をソートできます
  • &projects.not=<プロジェクト1のgid,プロジェクト2のgid,...> でプロジェクトを除外できます。&projects.archived=false のようにアーカイブされたプロジェクトをすべて一括で除外できれば便利でしたが、タスクの検索時にはこれは機能しないようです。

:thinking: やはり読みづらいですね。
「高度な検索」が使える場合、それを使うに越したことはありません。
上記のURLはブラウザーにブックマークしておいて繰り返し使用できますが、Asanaの検索で日付範囲に相対的な「過去○日」を指定して、「レポートを保存」しておく方がどうしても便利です。

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