「引き継ぎ」に関するTips【AUAからの知見共有】

4月のAsk Us Anything!も盛り上がりました :raised_hands:

今回は、この春に異動された方からのご質問が中心だったのですが、そのなかから「引き継ぎ」にまつわる秀逸なノウハウが生まれたのでシェアします。

過去のAUAでも、引き継ぎの際に「引き継ぎプロジェクト」をつくると便利、という話がありました。
進行中のプロジェクトやタスクを共有するだけでなく、引き継ぎ専用のプロジェクトをつくることで、作業上の注意点を伝えることができたり、「この人とのミーティング(1on1)を設定してね」といった引き継ぎタスクをまとめておくことができます。

前任者は、後任者がどこまで進んでいるか確認できますし、後任者は各引き継ぎタスクごとに質問をしやすくなるので、とても良い仕組みだと思います。

また、Businessプラン以上であれば、「引き継ぎ前」「引き継ぎ完了」というセクションをつくっておき、「完了」に移動させたら、タスクの担当者を後任者に変えるといったルールをつくっておくことで、漏れなくタスクを引き継ぐこともできます。

ここまではわりとイメージしやすいと思います。

いただいたご質問はもう少し突っ込んだポイントで、「タスクの担当者を切り替えるのは簡単だが、コラボレーター(複数)を変更するのがむずかしいので、良いやり方を知りたい」というものでした。
「下手な操作をして、あちこちに通知が飛んでしまうのは避けたい」という気遣いもあり、苦労されたようでした。たしかに、通知が大量に飛ぶのは避けたいですよね。

誤解しそうなポイント解説とTipsのご紹介

コラボレーターの追加・削除だけでは通知は飛ばない 追加では通知が飛ぶが、削除では通知は飛ばない。

コラボレーターへの追加・削除で通知が飛ぶとなると、一気に大量のタスクのコラボレーターを変更するのは躊躇したくなりますが、そんなことはありません。 通知が飛ぶのはあくまでも追加・メンションしたときだけで、削除では通知は飛びません。

自分がコラボレーターとして入っているタスクを引き継ぎたい。

自分が担当者になっているタスクの引き継ぎは簡単ですが、自分がコラボレーターに入っているタスクを引き継ぎたい、ということもありますよね。そんなときは「**高度な検索**」を使ってみましょう!

1. コラボレーターに自分を指定して検索すれば、上記に該当するタスクの一覧が出ます。


2. 検索結果のリンクをコピーして、後任の方に共有します。
image (1)


3. このタスク一覧を後任の方に確認してもらいながら、コラボレーターの変更(前任者を削除、後任者を追加)作業をしてもらいます。

こうすると、タスク内容の確認とコラボレーターの変更を確実に進めることができます。
検索結果は動的に更新されますので、引き継ぎが進んでいけば表示されるタスクが減っていきます。また、検索結果はお気に入りに入れることもできますので、引き継ぎ期間中は双方で定期的に確認するといいでしょう。

image (2)


これはなかなか秀逸なやり方だと思いませんか!?
このすばらしいアイディアを即興で思いついたのはアンバサダーの @Tetsuo_Kawakami さん! :clap:
ありがとうございます!!聞きながら、一同感動しました。

皆さんは引き継ぎをどのようにされてますか?
引き継ぎにともなうTipsやお悩みをお持ちの方は、ぜひコメント欄で教えてください :slightly_smiling_face:


AUAではこんな風にアンバサダーの方が惜しみなく知見を共有してくれるので本当に助かりますし、Asanaの経験レベルを問わず有益な情報が得られる場になっています。
相談ごとやご質問がある方はもちろん、一緒にTipsを考えてくれるアンバサダーの方の参加も大歓迎です。
次回もいつものように最終火曜の17時開催です。よかったらぜひ参加登録を!

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@Masa_Hagiwara さん
いつもAUAの開催、ありがとうございます。

について念の為、補足します。追加・削除され本人には通知が行きます。

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@Masa_Hagiwara さん、@Tetsuo_Kawakami さん、
異動が多い春だからこその、とてもタイムリーな内容の共有ありがとうございます :star_struck: :cherry_blossom:

コラボレーターに入っているタスクは大量に表示されるので、完了/未完了のステータスや、変更日や作成日を使い期間を絞ることもできますね :slight_smile:

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@Tetsuo_Kawakami 再確認したところ、追加→通知飛ぶ、削除→通知飛ばない、だったので本文を修正しました。ご指摘ありがとうございました!

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コラボレータの引き継ぎに関しても、以下のようなルールを作れば手間が減りますね。

  1. コラボレーター引き継ぎ用のプロジェクトを作る
  2. 確認前、確認後のセクションをつくる
  3. コラボレーターとして登録されているタスクを抽出して、確認前のセクションにマルチホームする
  4. 確認後のセクションに移動したら、コラボレーターから前任者を削除して、後任者を追加するルールをつくる

確認が終われば、セクションを移動させるだけで、引き継ぎ作業が完了します。

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