4月のAsk Us Anything!も盛り上がりました
今回は、この春に異動された方からのご質問が中心だったのですが、そのなかから「引き継ぎ」にまつわる秀逸なノウハウが生まれたのでシェアします。
過去のAUAでも、引き継ぎの際に「引き継ぎプロジェクト」をつくると便利、という話がありました。
進行中のプロジェクトやタスクを共有するだけでなく、引き継ぎ専用のプロジェクトをつくることで、作業上の注意点を伝えることができたり、「この人とのミーティング(1on1)を設定してね」といった引き継ぎタスクをまとめておくことができます。
前任者は、後任者がどこまで進んでいるか確認できますし、後任者は各引き継ぎタスクごとに質問をしやすくなるので、とても良い仕組みだと思います。
また、Businessプラン以上であれば、「引き継ぎ前」「引き継ぎ完了」というセクションをつくっておき、「完了」に移動させたら、タスクの担当者を後任者に変えるといったルールをつくっておくことで、漏れなくタスクを引き継ぐこともできます。
ここまではわりとイメージしやすいと思います。
いただいたご質問はもう少し突っ込んだポイントで、「タスクの担当者を切り替えるのは簡単だが、コラボレーター(複数)を変更するのがむずかしいので、良いやり方を知りたい」というものでした。
「下手な操作をして、あちこちに通知が飛んでしまうのは避けたい」という気遣いもあり、苦労されたようでした。たしかに、通知が大量に飛ぶのは避けたいですよね。
誤解しそうなポイント解説とTipsのご紹介
コラボレーターの追加・削除だけでは通知は飛ばない 追加では通知が飛ぶが、削除では通知は飛ばない。
コラボレーターへの追加・削除で通知が飛ぶとなると、一気に大量のタスクのコラボレーターを変更するのは躊躇したくなりますが、そんなことはありません。
通知が飛ぶのはあくまでも追加・メンションしたときだけで、削除では通知は飛びません。
自分がコラボレーターとして入っているタスクを引き継ぎたい。
自分が担当者になっているタスクの引き継ぎは簡単ですが、自分がコラボレーターに入っているタスクを引き継ぎたい、ということもありますよね。そんなときは「**高度な検索**」を使ってみましょう!1. コラボレーターに自分を指定して検索すれば、上記に該当するタスクの一覧が出ます。
2. 検索結果のリンクをコピーして、後任の方に共有します。
3. このタスク一覧を後任の方に確認してもらいながら、コラボレーターの変更(前任者を削除、後任者を追加)作業をしてもらいます。
こうすると、タスク内容の確認とコラボレーターの変更を確実に進めることができます。
検索結果は動的に更新されますので、引き継ぎが進んでいけば表示されるタスクが減っていきます。また、検索結果はお気に入りに入れることもできますので、引き継ぎ期間中は双方で定期的に確認するといいでしょう。
これはなかなか秀逸なやり方だと思いませんか!?
このすばらしいアイディアを即興で思いついたのはアンバサダーの @Tetsuo_Kawakami さん!
ありがとうございます!!聞きながら、一同感動しました。
皆さんは引き継ぎをどのようにされてますか?
引き継ぎにともなうTipsやお悩みをお持ちの方は、ぜひコメント欄で教えてください
AUAではこんな風にアンバサダーの方が惜しみなく知見を共有してくれるので本当に助かりますし、Asanaの経験レベルを問わず有益な情報が得られる場になっています。
相談ごとやご質問がある方はもちろん、一緒にTipsを考えてくれるアンバサダーの方の参加も大歓迎です。
次回もいつものように最終火曜の17時開催です。よかったらぜひ参加登録を!