Script Actionって何？
Asanaの標準ルールじゃ物足りない…もっと自由に自動化したい！
そんな時に便利な仕組みがScript Actionです✨
プログラム（JavaScript）の知識が必要さえあれば、標準機能ではできない「かゆい所に手が届く」高度な処理が無料で実現できます。
でも困ったこともあります
- テンプレートに組み込めない - 毎回手動で設定が必要
- プログラミング知識が必要 - 非エンジニアには敷居が高い
- 共有が困難 - チーム全体で活用しにくい
解決策：「自動処理専用プロジェクト」
仕組みはシンプル！
- 開発者がScript Action付きの専用プロジェクトを作成
- 利用者は処理したいタスクをそのプロジェクトにマルチホーム
- 自動的に高度な処理が実行される✨
これでプログラミング知識不要 で、誰でも高度な自動化を利用できます✨
例えばこんなことに使いました
1. サブタスク完了率からタスク進捗率自動計算📊
課題： 「このタスク、今どれくらい進んでる？」が分からない
解決方法： サブタスクの完了状況から進捗率を自動計算
- 完了したサブタスク数 ÷ 全サブタスク数 = 進捗率（%）
- 予定時間ベースでの計算も可能
- タスク完了のタイミングでカスタムフィールド進捗率を自動更新
- サブタスク追加や削除時は手動実行で対応
2. 先行タスクの決定事項を自動通知🤝
課題： 前工程の決定事項を次の担当者に楽に伝えたい
解決： 先行タスク完了時に重要事項を後続タスクに自動転記
- 先行タスクの説明欄から情報を取得
- 後続タスクのコメント欄に自動投稿
- 先行タスクの確認なしに申し送り漏れを防止
3. メールアドレスからコラボレーター自動招待👥
課題： (誰でも登録可能な場合)Asanaフォームの申請者がコラボレーターに追加されない
解決： 入力されたメールアドレスから自動でコラボレーター招待
- カスタムフィールドやタスクの説明からメールアドレスを取得
- ユーザー照合が成功した場合のみコラボレータを自動追加
- 申請後の連絡がスムーズに
4. 承認フローでの担当者自動復帰💪
課題： 承認完了後に元の作成者に担当を戻したい
解決： カスタムフィールドを活用した担当者管理
- 照査、承認のタイミングで担当者をカスタムフィールド「作成者」「照査者」として保存
- 標準のルールで実現可能なので、各プロジェクトで実装
- 承認完了時に自動で作成者を担当に復帰
- この処理はScript Actionで実現
自動処理専用プロジェクトのメリット
- 再利用性が高い - 一度作れば何度でも使用可能
- 知識共有が簡単 - エンジニア以外も恩恵を受けられる
- メンテナンスが楽 - 専用プロジェクトで一元管理
まとめ
Script Actionの「自動処理専用プロジェクト」は、高度な自動化を組織全体で活用するために役立つのではないかと考えています。
皆さんのアイデアもお聞かせください！
- 他にも面白い活用方法があれば教えてください
- 事例3、4の詳細記事化もご要望があれば検討します