O espaço de Minhas Tarefas é meu ponto central no Asana, tudo que é meu passa por ali, seja do time ou pessoal mesmo. Com o tempo, mudei a estrutura padrão para uma que fez mais sentido pro meu fluxo, e queria compartilhar como tenho usado e talvez possa ajudar mais alguém.
O Asana, por padrão traz a seguinte estrutura no Minhas Tarefas:
- Atribuídas Recentemente
- A fazer hoje
- A fazer na próxima semana
- A fazer mais tarde
Dessa forma já funciona mas preferi fazer um ajuste e ainda adicionar uns emojis que ajudam visualmente.
Minha estrutura atual
- Inbox — tudo que chega novo, sem categoria
- Hoje
- Essa semana
- Próxima semana
- Backlog
É normal que durante o dia vão surgindo demandas de todos os lados, incluindo da minha própria cabeça, pois as coisas vão acontecendo, gerando insights, ideias e talvez até novos projetos, o que pode gerar tarefas adicionais.
O que faço?
Não paro o que estou fazendo, pois não quero perder o flow, apenas adiciono em minhas tarefas que já vai para meu Inbox para em outro momento categorizar, ou até excluir ou transformar em um projeto.
Não considero o e-mail como local de trabalho para gerenciar tarefas, então tomo 3 decisões quando recebo um novo e-mail.
- Ação imediata - Preciso responder, já respondo, feito.
- Ação posterior ou acompanhamento - Envio para meu Inbox
- Nenhuma da duas - Ignoro ou excluo
Para enviar ao Inbox, encaminho o e-mail para o endereço padrão do Asana (x@mail.asana.com), que já deixei salvo como contato. Confesso que ainda não me encontrei com a extensão do Gmail do Asana e prefiro encaminhar direto.
A lógica é simples, qualquer task nova que eu crio, ou que alguém me atribui, cai no Inbox. É meu ponto de triagem. Depois eu categorizo, manualmente, ou com uma ajudinha de automação. O Backlog guarda o que não tem data ainda, mas eu não quero perder de vista, mas de tempos em tempos eu olho para não acabar virando o cantinho da bagunça, hahaha.
Automações para performance
O Asana tem um recurso de automações no Minhas Tarefas o que uso para mover tasks entre seções conforme a data de entrega se aproxima. Eu tenho uma regra por seção. Por exemplo: “quando a data for hoje → mover para Hoje”, e outra “quando faltar 7 dias → mover para Essa semana”.
Detalhe: essas regras rodam uma vez por dia, na virada da madrugada, então o movimento não é instantâneo, ele acontece de um dia pro outro.
Quando a automação não basta: usando o Claude Cowork
Foi aí que comecei a testar o Claude Cowork para fazer a triagem do meu Inbox e reorganizar o Minhas Tarefas semanalmente, de forma mais inteligente.
A ideia é, em vez de depender só da data, eu peço pro Claude olhar as tasks do Inbox e distribuir entre Hoje / Essa semana / Próxima semana / Backlog considerando o contexto de prioridade, projeto relacionado, urgência real, e não apenas o campo de data. Ele acessa meu Asana pela integração e move as tasks pras seções certas.
Isso resolve dois problemas, a triagem do Inbox (que a regra de data não faz, porque task nova nem sempre tem data) e os casos onde a lógica de “só data” é insuficiente.
Ainda estou testando, as vezes o Claude viaja e acaba fazendo caca, mas tem me poupado algum tempo em coisas mais específicas. Em paralelo, também estou testando o recurso de IA do próprio Asana para entender o que melhor se adequa ao meu fluxo. Volto com novidades.
Resumindo meu fluxo:
- Task nova → cai no Inbox
- Regras de data cuidam do movimento automático básico (Hoje, Essa semana)
- Para triagem por contexto e ajustes que a regra não cobre → Claude Cowork
- Backlog guarda o que não tem data mas importa
E você, como estruturou seu Minhas Tarefas? Usa as Rules nativas, faz na mão, ou já testou alguma integração com IA pra isso? O que deixei passar ou o que melhor tem feito por ai que possa contribuir para a melhoria do meu fluxo?