Les "Script Actions" pour tirer le meilleur parti de vos crédits AI Studio

[Arthur_BEGOU]

Traduit de l’article original : Use Script Actions to Make the Most of your AI Studio credits*

Remarque : les Script Actions sont disponibles exclusivement sur les forfaits Enterprise.*

Traduction : Chaque héro a besoin d’un assistant

Avec le lancement d’AI Studio dans Asana, les équipes disposent désormais d’outils puissants pour automatiser leurs flux de travail. Mais cette puissance a un coût : chaque action consomme des crédits AI Studio. Pour les organisations en croissance, il est essentiel de gérer cette consommation afin de réserver les crédits aux automatisations qui créent le plus de valeur.

Heureusement, Asana a introduit une fonctionnalité révolutionnaire et souvent sous-estimée : les Script Actions. Elles permettent de créer des automatisations avancées sans consommer de crédits, tout en débloquant des scénarios auparavant impossibles.

Dans cet article, vous découvrirez :

1. Quand un Script Action peut remplacer directement l’IA.

2. Comment combiner Script Actions et AI Studio pour réduire la consommation de crédits.

3. Les nouveaux cas d’usage que les Script Actions rendent possibles.

4. Mode d’emploi : les Script Actions sont accessibles à tous.

5. Un arbre de décision pour choisir entre IA et Script Action.

6. Mon expérience personnelle : comment j’ai économisé 2 millions de crédits grâce à un simple script.

Exemple 1 : Remplacer certaines Smart Conditions

AI Studio vous permet de définir des conditions intelligentes (par exemple : « Si la tâche remplit ces critères, alors fais X »).

Le problème : chaque déclencheur consomme des crédits AI Studio, car le moteur d’IA analyse le contenu pour vérifier les critères.

Solution avec Script Action :

Si la condition est simple, quelques lignes de code suffisent pour la reproduire.

Exemple :

Si vous analysez des centaines de tâches chaque mois et qu’AI Studio n’agit que sur quelques-unes, cela peut consommer inutilement beaucoup de crédits.

Dans ce cas, un Script Action est plus efficace, vous permettant de réserver les crédits aux cas où la puissance d’analyse de l’IA est réellement nécessaire.

Exemple 2 : Partager la charge avec AI Studio

Les Script Actions ne remplacent pas toujours AI Studio.

Parfois, la meilleure approche consiste à laisser AI Studio gérer les tâches nécessitant une véritable intelligence, tout en confiant le reste aux scripts.

Imaginez un flux de travail où des centaines de tâches doivent être validées, enrichies et triées :

1. Un Script Action gère toute la partie structurelle : formatage, vérification de champs, déplacement de tâches, ou mise à jour de champs personnalisés.

2. AI Studio n’est déclenché que lorsque la valeur ajoutée de l’IA est nécessaire : interprétation de texte libre, priorisation selon le contexte, ou résumé de requêtes complexes.

Résultat :

1. Les Script Actions traitent la logique répétitive et déterministe.

2. AI Studio apporte la compréhension du langage et le raisonnement.

3. La consommation de crédits est considérablement réduite, tout en conservant la puissance du flux de travail.

Ce modèle hybride est souvent le plus rentable et le plus évolutif.

Exemple 3 : Débloquer des scénarios impossibles

Les Script Actions ne servent pas seulement à économiser des crédits — elles ouvrent la porte à des automatisations auparavant impossibles dans Asana.

Exemples :

1. Copier automatiquement les champs personnalisés d’une tâche parent vers toutes ses sous-tâches.

2. Déplacer une tâche parent uniquement après qu’un certain nombre d’approbations ait été atteint.

3. Transformer une tâche en portefeuille complet de projets lorsqu’une approbation est accordée.

4. Exclure les sous-tâches des week-ends.

5. … et bien d’autres encore !

Ces scénarios étaient impossibles avec les règles standard, ou auraient coûté très cher en crédits.

Avec les Script Actions, ils deviennent soudainement réalisables.

Les Script Actions sont accessibles à tous

La véritable innovation des Script Actions, c’est qu’elles ne sont plus réservées aux développeurs.

1. Asana héberge directement le script — pas besoin de serveur externe ni d’intégrations complexes.

2. Grâce à des outils comme ChatGPT, Gemini ou Claude, vous pouvez générer un script en quelques secondes, même sans savoir coder (vraiment ).

3. Un journal d’activité suit chaque exécution, affiche les erreurs et vous aide à améliorer vos automatisations en continu.

Résultat :

Même les équipes non techniques peuvent tirer parti de la puissance du code en toute confiance.

Comment ajouter un Script Action :

Comment accéder à l’historique (et au journal d’erreurs) des Script Actions :

Arbre de décision : IA ou Script Action ?

Question clé :

Mon automatisation nécessite-t-elle un raisonnement avancé ou un traitement du langage naturel ?

Cet arbre simple aide les équipes à choisir le bon outil au bon moment et à garder la consommation de crédits sous contrôle.

Mon histoire vraie : 2 millions de crédits dépensés en un mois

Un cas réel que j’ai vécu chez i.DO :

1. Une règle simple, censée classer automatiquement mes tâches, a fini par consommer 2 millions de crédits en un mois !

2. Après avoir identifié le problème via la console d’administration, j’ai compris qu’un Script Action pouvait produire exactement le même résultat.

3. Script créé en 5 minutes grâce à ChatGPT

   (Prompt : “Écris un script JavaScript (compatible TypeScript) pour l’action ‘Run script’ d’Asana. Convertis la condition suivante en Script Action…”)

4. Résultat : zéro crédit consommé, et un flux de travail tout aussi efficace.

Un excellent exemple montrant comment les Script Actions peuvent faire la différence, en réservant les crédits aux cas où l’IA apporte une réelle valeur ajoutée.

Voir la règle AI Studio

Remplacée par ce simple script :

async function run() {
  log("▶️ Triage started (title-only version)");

  // 1) Fetch task details (only task name this time)
  const taskRes = await tasksApiInstance.getTask(task_gid, {
    opt_fields: "name"
  });
  const task = taskRes.data;
  const taskName = task.name || "";

  log(`Task: ${taskName}`);
  log(`project_gid (from env): ${project_gid}`);

  // 2) Resolve section GIDs by name in the current project
  log("Fetching sections for the project to resolve GIDs by name…");
  const sectionsRes = await sectionsApiInstance.getSectionsForProject(project_gid, {
    opt_fields: "name"
  });
  const sections = sectionsRes.data || [];
  const byName = new Map(sections.map(s => [s.name, s.gid]));
  log(`Sections found: ${sections.length}`);

  const SESSIONS_NAME = "📆 Sessions / clients";

  const sessionsGid = byName.get(SESSIONS_NAME);

  if (!sessionsGid) {
    log(`⚠️ Missing section: "${SESSIONS_NAME}"`);
  }

  // Helper to place task in a specific section of this project
  async function moveToSection(sectionGid, sectionLabel) {
    log(`➡️ Moving to "${sectionLabel}" (section_gid: ${sectionGid}) via addProjectForTask`);
    // IMPORTANT: body FIRST, then task_gid
    await tasksApiInstance.addProjectForTask({
      data: { project: project_gid, section: sectionGid }
    }, task_gid);
    log(`✅ Move completed → "${sectionLabel}"`);
  }

  // 3) Rule — icons in title → Sessions/clients
  const matchesRule =
    taskName.includes("📆") || taskName.includes("📅") || taskName.includes("👤");

  if (matchesRule) {
    if (!sessionsGid) {
      log("❌ Rule matched but destination section not found. No move.");
      return;
    }
    log(`✅ Rule matched (based on task title)`);
    await moveToSection(sessionsGid, SESSIONS_NAME);
    return;
  }

  // 4) Nothing to do
  log("ℹ️ Task did not meet any rule → No move performed.");
}

run();

Conclusions et recommandations

Chez i.DO, nous exécutons aujourd’hui plus de 30 règles AI Studio et profitons chaque jour de leur valeur.

Cet article ne vise pas à remplacer AI Studio, mais à maximiser son ROI en l’utilisant là où il apporte le plus de valeur.

Optimiser la consommation de crédits, c’est simplement garantir qu’ils soient disponibles pour vos automatisations les plus importantes.

Recommandations clés :

1. Utilisez les Script Actions pour gérer les conditions simples ou répétitives.

2. Réservez AI Studio aux automatisations nécessitant un vrai raisonnement ou une compréhension du langage.

3. Commencez petit : testez les Script Actions sur quelques flux, puis élargissez progressivement.

4. Utilisez des assistants comme ChatGPT, Claude ou Gemini pour générer et améliorer vos scripts, surtout lorsqu’ils sont alimentés par la documentation développeur d’Asana.

5. Gardez à l’esprit : les Script Actions peuvent être une excellente raison d’adopter le plan Enterprise, d’autant plus que ce dernier est devenu plus accessible ces dernières années.

En procédant ainsi, vous obtenez le meilleur des deux mondes :

une utilisation efficace des crédits,

des automatisations plus intelligentes,

et une valeur maximale tirée de l’IA dans Asana.

Références et prochaines étapes

1. Galerie de Script Actions i.DO : exemples prêts à l’emploi que vous pouvez essayer dès maintenant.

2. Note : ce lien n’est plus actif, Asana le relancera plus tard — Galerie Asana : bibliothèque de règles AI Studio et de Script Actions.

3. Excellent guide développeur : Comment écrire un Script Action.

[Bastien_Siebman]

L’image est quand même magnifique ^^