Dans le domaine de la productivité et de la gestion de projet, un nouveau type d’outil est en train de voir le jour : les outils de gestion du travail. Ils visent à gérer non seulement les projets, mais aussi l’ensemble de l’écosystème de travail, depuis la productivité individuelle jusqu’aux objectifs de l’équipe et à la mission de l’entreprise. Une solution comme Asana s’est positionnée comme le leader de cette catégorie.
Si ces nouvelles solutions profiteront aux employés les plus efficaces en valorisant leur travail, elles peuvent aussi permettre aux micro-managers de pousser leur surveillance à un tout autre niveau.
Un changement de paradigme qui profite à tous
Un outil de gestion du travail est une véritable carte pour votre entreprise. Il vous permet de naviguer efficacement tout en utilisant d’autres outils comme Slack pour discuter. À partir de la mission et des objectifs de l’entreprise, vous pouvez également gérer les objectifs, les processus, les projets et les tâches des équipes.
Un système de paramètres d’autorisation vous permet de décider qui voit quelles informations, de conserver les informations sensibles selon le principe du “besoin de savoir” tout en assurant la transparence et la visibilité dans d’autres domaines de votre entreprise.
Cette transparence présente un avantage considérable pour les employés : ils peuvent enfin montrer à tout le monde tout ce qu’ils font ! Leur rôle clé dans l’entreprise ne peut plus être laissé dans l’ombre.
Leur relation avec la direction est également réévaluée de manière drastique : les managers ne peuvent pas constamment changer les priorités et balancer des tâches aux gens en s’attendant à ce qu’ils terminent tout dans les temps. Les salariés peuvent reprendre le pouvoir : ils peuvent demander aux managers de décider entre eux ce qui est le plus prioritaire, en fonction de ce qui est déjà dans leur planning. Il y a un changement de paradigme : les managers ne disent plus “Faites A, B et C tout de suite, c’est urgent”, mais les employés disent “Bien sûr, est-ce plus urgent que D, E et F qui sont déjà sur le feu ?”
Mais les managers bénéficient également de ces outils.
Grâce à ce qu’on appelle une API, n’importe qui peut recueillir des informations sur qui a fait quoi, quand, pendant combien de temps, avec quel niveau de détail… Les données ne mentent pas, et les managers peuvent identifier les meilleurs membres de leur équipe, promouvoir les meilleures pratiques et optimiser plus que jamais.
Mais la transparence intégrée et l’accès à un ensemble de données puissant ont leurs côtés sombres.
Le côté obscur des outils de gestion du travail
Pour les employés, cela signifie être évalués non seulement par leur manager lors de l’entretien annuel, mais par toute leur équipe, voire leur entreprise entière, quotidiennement. Vous pouvez facilement accéder à la liste des tâches de quelqu’un, voir ce qu’il a fait hier, ce qu’il fera aujourd’hui, et lui demander des comptes.
L’époque où les gens pouvaient se cacher derrière leur écran est révolue, car les données ne mentent pas.
Parfois, les données seules ne peuvent pas non plus dire toute la vérité. Les micro-managers ont désormais la possibilité de sur-analyser le travail de leur équipe. L’incertitude et les problèmes non planifiés font toujours partie de nos vies mais ne sont pas bien pris en compte par les outils de gestion du travail. Notre propre productivité varie d’un jour à l’autre.
Notre capacité à terminer une tâche dans les temps dépend de la capacité des autres à nous aider ou simplement à définir la tâche correctement. Et les outils de gestion du travail ont tendance, en raison des données qu’ils fournissent, à nous obliger à nous concentrer uniquement sur la réalisation des tâches (combien de temps a-t-elle pris ? quand a-t-elle été réalisée ? par qui ?) plutôt que sur le processus lui-même (la tâche était-elle utile ? était-elle correctement définie ?).
Lorsqu’ils sont mal utilisés, les outils de gestion du travail peuvent permettre aux employés d’être promus sur la base de mauvais indicateurs clés de performance, comme le nombre de tâches accomplies, même si certains rôles consistent intrinsèquement à déléguer à la bonne personne.
Par exemple, Sally accomplit le plus grand nombre de tâches au sein de son équipe, mais en réalité, ces tâches sont inférieures à son niveau de rémunération et elle aurait dû les déléguer à quelqu’un d’autre.
Michael, quant à lui, accomplit moins de tâches car il délègue une grande partie de son travail moins important à son assistant. Mais les tâches qu’il accomplit sont des tâches importantes qui ont un impact significatif sur la mission et les objectifs de l’entreprise. Sur le papier, il peut sembler que Sally soit plus “productive” que Michael, même si la réalité est tout autre.
Le nombre de fois où la date d’échéance d’une tâche a été modifiée ou le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche ne doivent généralement pas être utilisés seuls comme indicateurs clés de performance, car chaque personne peut avoir une façon différente d’utiliser les dates d’échéance, ou peut créer des tâches et les terminer immédiatement parce qu’elles étaient en réalité déjà faites.
Faire en sorte que votre outil de gestion du travail fonctionne pour votre équipe
Que pouvez-vous donc faire pour vous assurer que les outils de gestion du travail de votre entreprise soient utilisés correctement et non contre votre équipe ?
Tout d’abord, vous devriez avoir une discussion sur “ce qu’est la productivité” et “ce que cela signifie d’être efficace”. Insistez sur le fait que l’accomplissement de nombreuses tâches est inutile si ces tâches n’apportent aucune valeur ajoutée.
Deuxièmement, vous devez informer les participants des meilleures pratiques et de la manière d’utiliser correctement l’outil en général. Comment définir une tâche ? Comment demander de l’aide ? Comment déléguer correctement ?
Troisièmement, diversifiez vos sources de rapports. Ne vous contentez pas de regarder les données de l’API, mais examinez également certains projets et certaines tâches. Parlez avec les équipes. Passez en revue un projet qui s’est bien déroulé et un autre qui ne l’a pas fait et essayez de comprendre pourquoi.
Il n’est pas surprenant que les outils de gestion du travail, comme toute technologie ou service, présentent des avantages et des inconvénients. Il n’est pas non plus surprenant que le succès de ces outils dépende de la capacité de l’entreprise à promouvoir les meilleures pratiques, à encourager une culture de productivité attentive et à obtenir l’aide nécessaire à la mise en œuvre.
