Le logiciel limite ma gestion ...

Bonjour,

J’utilise Asana maintenant depuis plusieurs mois avec la formule payante dans le but de transférer la gestion de projet de mon entreprise sur cet outil. Je l’utilise également en audit pour le recommander à plusieurs de mes clients pour leur propre gestion de projet, tout du moins si celui-ci correspond aux attentes qu’ils m’ont évoquées.

Hors, je rencontre de nombreuses difficultés, assez frustrante et limitante pour l’organisation du travail. Je ne vous cache pas ma frustration de ne pas pouvoir manager les nombreux projets à ma charge suite à ces divers problèmes…
Selon ma pratique, un outil de gestion de projet doit simplifier cette même gestion, or pour l’instant j’ai l’impression que chaque demande est fastidieuse, manuelle et chronophage … Je me permets ainsi de poster ici mes observations afin d’avoir vos retours et je l’espère solutionner ma frustration quant à l’utilisation de votre solution.

À savoir que je suis sur Mac et que j’utilise l’application dédié.

  1. Comment faire pour reprogrammer toute une partie d’un projet ? Pour illustrer ma demande, voici un exemple : dans un projet de 100 taches, ou l’on a rentré la date d’exécution de chacune des taches pour prévoir la charge de son équipe (fonction rappelons la payante), un élément vient perturber le déroulement (réponse client qui tarde, devis prestataire qui met plus de temps à arriver ou autre …). Comment décaler de X Jours (disons 7 pour simplifier) toutes les tâches du même délai à la suite (J+7) pour rééquilibrer le projet et l’estimation de la charge sur les semaines à venir ?
    Certains me diront grâce à la chronologie, pourquoi pas, sauf qu’il est impossible de sélectionner les 80 tâches restantes dans ce mode, car le trac pad de sélection ne rend pas mobile la fenêtre. Ainsi si toutes les tâches n’entrent pas dans ma fenêtre je m’en retrouve bloqué, car il n’y a pas de défilement. Y a-t-il une commande donc pour sélectionner une grande quantité et déplacé l’ensemble précisément. J’espère qu’il ne faut pas envisager de changer la date de chaque tâche à la main, une par une en recalculant les délais nécessaires d’exécution de chacune d’elle, ça serait un comble pour un outil de gestion projet. Ainsi comment faire ?

  2. D’ailleurs en parlant de la chronologie : Je rencontre un problème lors du glissement d’un certain nombre de taches. Par exemple, je sélectionne une petite quantité de tâches à mon écran, toutes avec une dépendance linéaire entre elles (1 > 2 > 3> …). Par exemple, une séquence qui par exemple est “tache1: envoyer maquette au client” et “tache 2 : intégrer les retours clients”, à savoir qu’une semaine de vide est matérialisée et prévue entre ces deux taches pour laisser à mon client le temps de faire ses retours. Ainsi, si je souhaite la glissé de quelques jours, cette section de tâches cumulée à d’autre ayant besoin d’être décalé. Je rencontre le problème que la semaine nécessaire de vide se comprime pour rapprocher les tâches et ne respecte plus le temps de respiration nécessaire.
    Comment faire pour verrouiller ce temps de vide afin de maintenir les zones de respiration projet? PS: Problème similaire lorsqu’on avance dans le temps une tache sous dépendance avec une antérieure.

  3. J’ai créé un modèle type de mon projet le plus vendu, j’y ai pré-paramétrer tâches, échéances, responsable et dépendances. Le premier jour de mon modèle est un lundi, pour me permettre de rentrer ces divers paramètres d’échéances. Lorsque je l’installe un lundi, aucun problème, tout fonctionne. Par contre si je choisis une date correspondant à un autre jour, par exemple mercredi, là c’est la catastrophe. Je choisis bien de ne pas avoir travail le week-end dans le menu contextuel, mais alors les tâches s’installent aléatoirement quand elles sont proches d’un week-end. Certaines ne passent pas à la semaine suivante et bloque les dépendances en créant des chevauchements de tâches incongrus, certaines se rallongent sans raison explicable. Comment résoudre ce genre de problème ? Je ne peux résolument pas lancer tous les projets un lundi sinon les réunions se superposeront et ce sera rapidement ingérable.

  4. Est-il possible de créer des sous-équipes afin de pouvoir moduler diverses missions et créer des sous-groupes focalisés au sein d’une même équipe ?

  5. Les règles sont également problématiques. Certaines marche très bien, comme déclencher une action à X jours de celle-ci ou lorsqu’une passe en retard. Mais comment faire pour les règles inverses, par exemple j’aurais besoin d’action tel que déplacer dans une section lorsque la tâche est à plus de deux semaines par exemple de l’échéance ? Notamment dans la section : Mes tâches, ou la section “récemment attribuer” devient un four tout à chaque création de projets ou le collaborateur reçois plus de 100 tâches d’un seul coup et doit les trier à la main pour garder de la visibilité sur les petites tâches entrantes. Il en est de même par exemple pour la règle de retard sur les tâches, il permet une action au passage de la tâche en retard, sauf que si celle-ci arrive en retard, car nous avons pris du retard sur le projet elle passe entre les mailles du filet de toutes règles. Comment faire ainsi pour automatiser convenablement ses tâches si nous sommes limités par la largeur des règles ?

  6. On peut passer des projets en modèle, formidable idée ! Par contre pourquoi, le collaborateur reçoit les tâches dans sa section “Mes tâches” lorsqu’elle lui son attribué dans un projet modèle … Cela entraîne de nombreuses erreurs de tâche validée malencontreusement et d’incompréhension des équipes. Le but des projets modèles est d’anticiper les situations pour gagner du temps à l’installation ainsi comment faire pour que celle ne soit pas visible et stagnante dans leurs listes de tâches ?

  7. la commande qui figure dans le menu pour annuler une action (CTRL +Z / CMD +Z) ne fonctionne ni par le raccourci ni par le menu. Comment faire pour annuler une action réaliser par erreur ?

  8. Y a-t-il un endroit ou rentré les dates de fermeture de l’entreprise (congé annuel par exemple) qui peut être pris en compte comme la règle pour les week-ends afin que cette zone reste vierge de toutes tâches et décale l’application des modèles ?

  9. J’ai paramétré mes propres graphiques et gestions de données dans mes modèles afin de faciliter le suivi de ma gestion de projet. Or quand j’applique un nouveau modèle, je n’arrive pas dupliquer cette partie (très étrange, car ça les conserve lors de la duplication du projet). Comment ainsi faire pour que ce paramètre soit conservé à chaque application du modèle ?

J’espère que vous saurez répondre à mes questions et m’apporter les lumières qui me permettront d’utiliser votre solution à la hauteur de mes attentes.

Bonjour @Jo16 et bienvenue :wave:

Merci beaucoup pour vos questions, @Julien_RENAUD et @Bastien_Siebman pourriez-vous s’il vous plaît jeter un oeil à ceci et voir si vous pouvez penser à des solutions de contournement :pray:

Bonjour @Jo16

  1. La vue Timeline est celle qui permet le plus facilement de changer des dates.
    Je suis d’accord qu’il n’est pas forcément évident de tout sélectionner, il m’arrive de dézoomer la page web pour voir l’ensemble des tâches et ainsi les sélectionner en un seul cadre.

La mise en place de dépendance permet aussi de décaler les dates automatiquement en fonction des retards.

  1. Pour verrouiller une durée “d’attente” entre 2 tâches, le seul moyen dans Asana est de créer une tâche intermédiaire “Attente”.
    Sinon, il faut connecter votre projet à un outil tel que Instagantt qui propose une option permettant de conserver les “attentes”.

  2. Avez-vous des impressions d’écran disponibles pour nous montrer le soucis ? les taches qui se rallongent ?

  3. Il faudrait échanger sur l’enjeu derrière votre question pour être sûr de bien répondre.
    Il n’est pas possible de créer des sous-équipes dans la barre latérale de gauche, et donc la réponse selon l’enjeu serait parmi :

  • utilisation de section
  • utilisation des tâches multi-projets
  • création d’autres équipes
  • tri des projets dans une équipe
  • utilisation des portefeuilles
  1. La règle “si la date est à plus de x semaines” n’existe pas mais elle pourrait être utile effectivement.
    Pour “récemment attribuées”, il est possible de définir une règle qui déplacerait toutes les taches ailleurs. Par contre il y aurait un risque de rater des choses si tout bouge tout seul.

Il est possible de multi-sélectionner un groupe de tâches pour les déplacer dans une autre section en un clic, ce qui permet de vite organiser l’onglet MesTâches.

  1. Ceci va évoluer bientôt afin de ne plus faire apparaître des tâches modèles.
    Si les utilisateurs utilisent Mes Tâches en vue aucun, alors une solution en attendant est de mettre les tâches modèle dans “Plus tard” avec des dates lointaines.

  2. Selon les actions, une fenêtre apparait pendant quelques secondes en bas à gauche afin d’annuler une action.

  3. Non

  4. Le soucis a été remonté aux équipes Asana dans le forum anglais.

Bonne journée

Julien

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