Récemment, nos clients nous sollicitent beaucoup pour mettre en place des formulaires Asana pour différentes “use-cases” (ticketing, recrutement, campagnes marketing…)
Voici quelques astuces pour vous permettre d’utiliser les formulaires à 100% de leur potentiel.
Pour rappel, les formulaires Asana sont utilisés comme un moyen de créer des tâches à partir des réponses à un formulaire (à partager en interne ou externe). Les formulaires Asana remplace parfaitement tous les autres outils de formulaires et vous permettent de stocker et actionner les soumissions (réponses) directement dans votre outil préféré (Asana 
).
Questions conditionnelles : Si vous devez demander une liste de choses, comme des diplômes pour un formulaire de candidature, alors commencez par demander leur premier diplôme et incluez une question “Avez-vous un autre diplôme ?” et ramifiez la réponse “oui” à une nouvelle série de questions et ainsi de suite.
Description des questions : Chaque question est restituée avec la réponse à l’intérieur de la tâche à la suite d’une soumission. Mais la description de la question ne l’est pas, donc assurez-vous que votre équipe n’a pas besoin de voir la description avec la réponse pour donner un sens aux données.
Émojis : Étant un grand fan des émojis, je crois qu’ils rendent un formulaire sympa et agréable à utiliser. Faites tout de même attention à ne pas offenser : un vieil homme pour une question sur l’âge ou un émoji discriminant pour une question sur le genre pourrait être une mauvaise idée.
“5 is the limit” - J’ai atteint la limite du mécanisme de ramification et le chiffre magique est 5 : on ne peut pas emboîter plus de 5 branches.
Infinité de questions ? Le plus grand formulaire que j’ai créé jusqu’à présent comportait 120 questions, aucune limite technique en vue !
Champs personnalisés + questions = 
- Assurez-vous de connecter les questions aux champs personnalisés existants si vous voulez trier les soumissions en fonction de cette valeur plus tard, ou bien les filtrer, ou simplement exporter les soumissions en tant que CSV et avoir la liberté d’en faire ce que vous voulez.
“Êtes-vous d’accord ?” Si vous devez avoir une case à cocher “Je suis d’accord” ou “Je comprends”, vous pouvez utiliser une question à choix multiple avec une seule option. Et faites en sorte qu’elle soit obligatoire.
En dollar $ ou euros € ? - Si vous devez demander un nombre et une devise, vous n’avez pas beaucoup de choix : demandez la devise dans une liste déroulante ou demandez la valeur entière dans un champ de saisie.
Bonus : Si vous avez besoin de structurer vos formulaires avec des sections avec des du type (ex: “Partie 1 : données personnelles”), Asana a récemment ajouté cette fonctionnalité.
Les formulaires Asana se rapprochent ainsi des “mini landing pages” qui vous permettront de collecter les informations de toutes vos opérations et campagnes.
Bonne chance avec les formulaires
Julien
iDO - Asana Solutions Partner vous accompagne pour démarrer ou optimiser votre utilisation d’Asana