Hola a todos,
Quería validar con vosotros una duda sobre un flujo de trabajo y no se si lo estoy haciendo correctamente.
El escenario: Tenemos tareas divididas en subtareas secuenciales (bloqueadas una tras otra) donde participan varios departamentos y personas.
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Responsable: Mantenemos al “Owner” del proyecto como responsable de las subtareas que son de cada departamento propio. Por ejemplo, en una tarea madre hay 5 subtareas. 3 de ellas son del departamento de marketing y 2 del de comunicación. Cada subtarea tiene una persona de cada departamento como owner.
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Ejecutor: De estas 5 subtareas, hay 3 que quien las realiza, es un tercer departamento, el departamento de diseño gráfico. Pero aunque sean ellos quien lo hace, no son los responsables, sino que están como creativos. Se ha creado un campo que se llama creativo y cada subtarea hay un creativo diferente asignado.
Lo que SÍ me funciona (Revisiones): Para el flujo de correcciones (“ping-pong”), tengo configurado un campo de estado “Revisión”. Si se marca “Revisión Creativo”, una regla crea automáticamente una subtarea asignada a esa persona del campo “Creativo” (aquí si que se le asigna a el) y sirve para que vea que tiene que corregir cualquier cosa. Esto funciona perfecto para avisar de cambios. Y lo mismo al revés. Si el responsable tiene que corregir algo se crea una subtarea para el.
El problema (El flujo inicial): El problema lo tengo en la cadena de trabajo normal. Cuando la Subtarea 1 se completa y desbloquea automáticamente a la Subtarea 2, la notificación nativa de Asana (“Tu tarea está lista para empezar”) le llega al Responsable (el Owner), y no al usuario del campo “Creativo”.
Esto hace que el diseñador no se entere de que ya es su turno hasta que el Owner le avisa manualmente. O también quiero que cuando un diseñador haya terminado y el owner tenga que revisar, que le llegue la notificación a el. En teoría se le llega por correo y también se crea un comentario diciendo que ya lo puede revisar.
Mi pregunta: ¿Existe alguna forma de automatizar que, al desbloquearse una tarea, se notifique a la persona del Campo Personalizado? ¿O la “Best Practice” es rendirse y asignar la subtarea directamente al creativo, aunque perdamos de vista al Owner original en ese nivel?
Había pensado en crear en el campo de revisión más opciones pero creo que puede confundir más a la gente
¡Gracias!