Hola a todos, quería consultarles algo que me sucede en Asana. Cuando asigno tareas muy concretas (tipo “cambia este color”), no hay problema, es fácil saber si están hechas o no. Pero con tareas más subjetivas (por ejemplo, hacer un informe), las personas a veces marcan la tarea como finalizada aunque el resultado todavía necesite revisiones. Esto hace que la tarea se pierda un poco del radar. Me gustaría saber si a alguien más le pasa y qué técnicas usan para manejar este tipo de situaciones. ¡Gracias de antemano!
Hola @Andres_Campanella , para evitar este tipo de interpretaciones subjetivas, cuando trabajo con equipos que están adoptando Asana para gestionar su día a día siempre les recomiendo que en la descripción de la tarea conste la “Definición de hecho” con el resultado o entregable esperado para poder dar por finalizada esa tarea. Si esa tarea requiere una aprobación deberá existir una tarea de aprobación dependiente de la primera y finalmente puede haber un Hito para indicar que se alcanzó el entregable deseado y aprobado.
Saludos!
Hola @David_Jane, muchas gracias por tu respuesta.
Entiendo perfectamente lo que comentás, y es algo en lo que estoy poniendo mucho énfasis: detallar muy bien la “definición de hecho”, dejando claro cuál es el resultado o entregable esperado para considerar una tarea como finalizada.
De todos modos, me llama la atención que Asana no contemple de forma nativa este escenario, ya que parece ser bastante común. Idealmente, la plataforma debería tener una instancia en la que una tarea pueda pasar a un estado de “pendiente de aprobación”, de modo que la persona que la asignó originalmente pueda validarla antes de considerarla realmente finalizada.
Mi duda con la solución de crear una segunda tarea de aprobación es que introduce varios posibles problemas:
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Depende de que el responsable recuerde crear manualmente esa tarea adicional.
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Los informes pueden mostrar datos poco representativos, ya que la aprobación pasa a contarse como una tarea más, cuando en realidad es parte de la principal.
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Terminan existiendo dos tareas abiertas para un mismo trabajo: la original y la de aprobación.
Por eso, no termino de convencerme del todo del uso de una segunda tarea para aprobar otra, aunque agradezco mucho la sugerencia y seguramente mañana mismo lo pruebe para evaluar cómo funciona en la práctica.
Respecto a los hitos, sinceramente no los tengo del todo claros en Asana. En algún momento intenté implementarlos, pero no me resultaron demasiado útiles (seguramente por falta de comprensión de mi parte). Además, muchas de las tareas que gestiono están organizadas por días y no necesariamente dentro de proyectos, por lo que entiendo que ahí los hitos no aplican.
Veremos cómo evoluciona la herramienta; quizás en el futuro Asana incorpore alguna funcionalidad más específica para este tipo de situaciones.
Muchas gracias nuevamente por la ayuda y la colaboración.
Saludos,
Andrés
Una posible opción es crear una Regla que, junto a un Campo Personalizado llamado “Necesita aprobación” cree automáticamente la aprobación cuando una tarea precisa de la misma.
Realmente es bueno que existan las dos por separado (tarea y aprobación) porqué son dos acciones distintas, que en la mayoría de ocasiones recaerán en dos Responsables distintos y que, por ello deben estar desdobladas.
Saludos!
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