Trabalho numa empresa de construção modular, onde os projetos passam por várias fases:
Comercial
Arquitetura/projeto
Fabrico
Direção de obra (DO)
Numa obra normal o processo começa pelo comercial, onde temos que ter informação dos outros departamentos para saber aquilo com que nos podemos comprometer com os clientes.
No projeto há 3 fases: arquitetura, projeto, modelação BIM. Eles recebem as informações do comercial, e enviam-nas para o fabrico
Na fábrica, eles têm uma capacidade produtiva limitada, e recebem as informações do Projeto com a informação para produzir os módulos, e da direção de obra para os prazos de produção.
Por fim, a Direção de obra (DO) tem que ter uma visão geral das obras em curso, e conseguir acompanhar como está o fabrico e projeto.
Para a empresa funcionar bem é importante que o planeamento de alto nível esteja disponível para todos:
O comercial tem que saber quando é que o projeto tem disponibilidade, e quando a DO pode dar inicio no terreno a novas obras.
O projeto tem que disponibilizar a informação à parte comercial, fabrico e DO sobre quando conta ter os projetos e a engenharia BIM concluida
A fábrica tem que conseguir prever quando vão entrar novas ordens de fabrico do projeto, e tem que disponibilizar a expectativa de produção à DO
A DO tem que disponibilizar informação da previsão da conclusão dos trabalhos à parte comercial
As obras em si são feitas de várias tarefas, para cada um destes departamentos.
Idealmente, a criação de uma nova obra pela parte comercial, criava automaticamente as tarefas para os outros departamentos, de modo a que estes precisassem simplesmente de colocar as datas.
O que precisamos é de organizar a informação de modo a que seja possível a cada departamento ter uma visão de alto nível do planeamento geral das obras.
Há diversas formas de lidar com projetos que envolvem várias fases e equipes, e a melhor forma vai depender do tamanho dos projetos/obras (se precisam de um projeto Asana separado para cada um ou se podem ser gerenciados como tarefas de um projeto geral/padrão; volume de tarefas necessárias em cada fase, tipo de plano que sua equipe/organização possui, etc.). Também vai depender de como sua equipe prefere utilizar Asana.
Independentemente do cenário, aqui estão algumas dicas que podem ajudá-los a automatizar processos, reduzir o trabalho manual e padronizar a qualidade das informações fornecidas nos projetos. (Alguns desses recursos estão disponíveis apenas nos planos Advanced e superiores, pois oferecem opções mais avançadas para projetos complexos e que exigem colaboração entre departamentos.)
Utilize modelos de projetos: ao invés de criar projetos Asana do zero cada vez que alguma nova obra surgir, sua equipe pode criar os novos projetos utilizando modelos existentes. No modelo você estabeleceria seções, tarefas, campos personalizados e requerimentos padrões que geralmente aparecem em cada obra.
Para automatizar a transferência de responsabilidade de uma equipe ou fase para outra, você pode adicionar regras neste modelo. Por exemplo, quando todas as tarefas que pertencem ao Comercial são concluídas, indicando que o projeto está pronto para seguir para a próxima fase, uma regra pode ser utilizada para criar as próximas tarefas na seção da próxima equipe, e até atribuí-las para colaboradores diferentes baseado em campos personalizados específicos.
Você pode também utilizar dependências entre tarefas para indicar claramente quando uma tarefa precisa esperar pela conclusão da precedente para ser iniciada. Quando a tarefa precedente é concluída, ou tem a data de conclusão alterada, o responsável pela próxima tarefa é notificado.
Se o projeto for muito grande, cada equipe pode também optar por utilizar a função hospedagem múltipla e adicionar as tarefas pelas quais são responsáveis a outros projetos adicionais separados do restante das tarefas irrelevantes para eles no projeto principal.
Já os campos personalizados serviriam para capturar informações relevantes a cada departamento, como deadlines, tempo estimado de cada tarefa, tipo de projeto, equipes envolvidas, etc.
Para visibilidade do progresso e estágio das tarefas, além das funções mais simples como calendário e cronograma, existem também as seguinte opções:
Para monitorar o progresso de múltiplos projetos e alocação de recursos de forma mais holística, a Direção de obra poderia utilizar funções como portfólios e planejamento de capacidade .
