Asanaの動作が重たく、完了タスクを削除したい

お世話になっております。
複数の社員からAsanaの動作が重いと意見がありまして(3年分ほどタスクが溜まっている状態)、軽量化をしようと試みています。
前トピックでデスクトップアプリを使用したら軽くなるという意見もお見受けしたので、こちらもチャレンジしてみます。

もう一つ試そうとしているのが、完了タスクや昔の完了することを忘れたタスクが削除されず溜まっているので、これが一括削除できないかと考えています。
一括削除できる方法は何かありますでしょうか?
個人的に以下の方法を試してみましたが、日付が日付形式に認識されずうまくいきませんでした。。

<試したこと>

  1. 重いと言われているスケジュールをcsvにエクスポート
  2. エクセルで完了タスク分を削除し、csv形式で保存
  3. Asanaの新しいカレンダーにインポートすると、日付形式が認識されない
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@Tanaka3 さん
下のリンク先のデータマッピングを変更するを参考にして、日付の列を明示的に日付として設定するとうまくいくと思います。

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@Tanaka3 さん、こんにちは

案ですが、
新しいプロジェクトを作って、前のプロジェクトの残したいタスクを移動させて、残った前のプロジェクトはアーカイブしてしまう。
というのは、どうでしょうか?

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返信ありがとうございます!
そちらを行ってみたいのですが、やり方が載っているURLなどご教示いただくのは可能でしょうか・・・?

返信ありがとうございます、このやり方でCSV上でも数値フィールドにもしているのですが、なぜか数値と認識されず・・・。

@Tanaka3 さん
そうなのですか。そうなると、私にもわかりかねます。
CSVのインポートがうまくいかない件について、
Asanaのサポートに直接連絡をしてみてはいかがでしょうか?

@Tanaka3 さん、おはようございます。
(年末年始で、間が空いてしまい、すいません)
具体的な手順というほどではないですか、下記で如何でしょうか?
1)該当プロジェクトを複製する プロジェクトのアクション: 移動、複製、削除など | 製品ガイド • Asana 製品ガイド
2)新しいプロジェクトで、「フィルター」>「カスタムフィルター」>「完了日」>「1ヶ月以上前」で、古い完了タスクのみが表示される
3)消したいタスクを選んで削除する
4)古い方のプロジェクトは、今後必要ならアーカイブしておく

上記で良いとは思うのですが、3)の処理が面倒ですね。もっと良い方法が有るような気がします。

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@Tanaka3 こんにちは、Asana コミュニティフォーラムにご参加いただきありがとうございます :wave:

@Tetsuo_Kawakami さんが載せてくださったAsana 製品ガイドの URL 通りにはなりますが、Asana に CSV インポートする際、どのようなフォーマットになっているか今一度確認させてください。
試しに私の手元で、下記のようなデータをインポートしたところ、問題なく期日として登録されました。Due Date となっている箇所が、期日を表しています。

スクリーンショット 2023-01-05 14.34.56

インポートの際は、Due Date の列が「期日」として選択されているかご確認ください。

可能でしたら、インポート時のスクリーンショット等送っていただけますと幸いです :slight_smile:

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ご返信ありがとうございます。
おっしゃる通り、3)は消したいタスクをドラッグして複数まとめて消すのが有効的かと思いました。ありがとうございます。

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ご返信ありがとうございます。インポートは問題なくできる(日付形式)のですが、
CSVをエクセルで編集→上書き保存→CSV UTF-8形式で保存→Asanaでインポート(UTF-8形式)で行うと日付形式が外れてしまいます。
エクセル側で書式を確認しても、「日付」と表示され、特に問題なさそうに見えるのですが・・・。
試しに全部日付形式にして上書きしても認識されませんでした。
よろしくお願いいたします。

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日付フォームは日本で一般的なYYYY/MM/DDだとNGで
MM/DD/YYYYでインポートしないとダメだったと思いますが
熊崎さんのフォームYYYY-MM-DDだとOKなんでしょうか。

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@Tanaka3 さん
asanaで読み込むCSVをメモ帳などのテキストエディターで開いた時、Due Dateの列はどのように表示されるでしょうか?
エクセルやwindowsの設定次第で、CSVへの書き出しの際、テキストで表示する場合の日付形式が変わるようです。
ご存じであれば、申し訳ないのですが、CSVファイルをエクセルで読み込んだ場合、エクセルで表示された時点で、エクセルの中ではCSV(テキスト形式)ではなくエクセル形式に変換して取り込まれています。
エクセルからCSV形式で保存すると、エクセル上のデータを、エクセルやwindowsの設定に基づいて、エクセルが新たにテキスト表示形式に直して保存します。
この時のテキスト表示形式がasanaが自動で日付と認識する形式でなくなっている可能性があります。
面倒ではありますが、都度、asanaでのインポート時にガイドの手順通り、再度、期日として設定してみてください。そすると、asanaに日付と認識してもらえる可能性があります。

@Nao_Kumazaki さん
AsanaのCSVインポートで、自動で日付と認識するテキストの表示形式や、インポーターで期日と明示した場合に、対応しているテキストの表示形式を教えていただけないでしょうか?

蛇足ですが、
@山崎岳史 さんがYYYY-MM-DD形式のことを書いておられるように、YYYY/MM/DDは日本で一般的な表記法のようです。ISO規格では、YYYY-MM-DDと書くようです。なので、少なくともasanaのインポーターはYYYY-MM-DD形式はサポートしている可能性が高いです。

追記
少し実験してみました。
少なくとも、MM/DD/YYYYとMM/DD/YY、YYYY-MM-DD、MM-DD-YY形式の4つはサポートされているようです。
ただ、YYと年を2桁で表記した場合、換算ルールに一貫性がないようです。
例えば、 CSVファイルに00-10-01と書かれていた場合、YY-MM-DDと認識するようで、プロジェクトでは2000年10月1日として読み込まれます。
23-10-01だと、MM-DD-YYで認識され2002年11月10日となります。23のところを月、10のところを日にち、01のところを年として認識し、23月は1年+11ヶ月ということで、11月と2001年+1年=2002年という計算をしているようです。
結構、複雑な場合分けになっているようです。
いろいろ、事情はあると思うのですが、あまり良い仕様ではないですね。
シンプルに、MM/DD/(YY)YY形式と(YY)YY-MM-DD形式の2つ(4つ?)だけにして、ヘルプで明記するほうが混乱がなくて良いと思いました。
あらゆる形式に対応したいのであれば、エクセルの書式設定のように色々な表記形式を明確に選べるようにした方が、ユーザーフレンドリーかなと思いました。

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@Nao_Kumazaki さん @Tetsuo_Kawakami さん @Tanaka3 さん
私も先程 インポートをテストしました。
今までMM/DD/YYYYに変更していましたが
業務でも使っているフォーマットYYYY-MM-DDの方が
すんなり頭に入ってくるので嬉しいです。

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@Tetsuo_Kawakami @Tanaka3 さん
多分ですが、エクセルでCSVを編集するのが、一番怪しいかもですね。
出来れば、CSVをそのまま、テキストエディターで、不要な行を削除するのが間違いないかと。
直ぐには思い出せないのですが、高度なテキスト編集ソフト(UNIX系だったか)を使うと、並べ替えや、フィルター掛けとか、出来たのではないでしょうか?(昔は使ってたけど、最近はエクセルで足りるので使ってないので、うろ覚えです)(昔、UNIXでコマンドラインで、色々やるのに使った記憶です。CSVを編集するなら、エクセルより確実なのですが)

(余談ですが、AsanaのCSV出力には、タスク数の上限が有ったかと。)

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@Tanaka3 さん
エクセルで編集するのが慣れていて良いかと思います。
エクセルのDue Date列の日付設定をMM/DD/YYYYもしくは、YYYY-MM-DDにするとCSV書き出し時にその形式になるかと思います。ちょっと、うろ覚えなのでもしかしたら、間違っているかもしれません。その際はご容赦ください。

標準の日付書式の選択肢に、MM/DD/YYYYもしくはYYYY-MM-DDがなければ、ユーザー設定でその形式を作ると良いと思います。

下のWEBで解説があります。

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@Tetsuo_Kawakami @Ka_Nishiyama 山崎岳史
みなさまありがとうございます!

先ほど皆さんからアドバイスいただいた通りにエクセルで、Dur列を「YYYY-MM-DD」形式にユーザー定義で変更したところ、今度こそ日付形式でインポートできました。
エクスポートしたのをエクセルで見た際に、前の画像の通り「YYYY/MM/DD」だったので、この「/」を「-」に変更したところうまくいきました。

実験もしていただいてありがとうございます。今後はもしエクセルで編集(今回も特に日付はいじりませんでしたが)する際は、最後に表示形式を変更してからAsanaにインポートするようにします。

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