L’un des plus grands défis auxquels les entreprises de toutes tailles sont confrontées est la tâche de gestion de projet et d’équipe. L’attribution efficace du travail aux personnes et le suivi des tâches jusqu’à leur achèvement nécessitent beaucoup de temps et d’efforts. Peu importe que votre équipe se compose de trois ou quarante personnes - si vous n’avez pas une image claire de ce qui se passe, vous vous retrouverez rapidement submergés entre les fils de discussion et d’innombrables réunions.
Avoir une solution qui peut aider à organiser le travail d’équipe en planifiant et en exécutant des projets est non seulement pratique, mais également nécessaire dans un paysage commercial constamment façonné par la technologie. Les entreprises s’appuient de plus en plus sur une main-d’œuvre mobile et distante et ont besoin d’outils pour les aider à collaborer, peu importe où se trouvent leurs employés.
C’est là qu’Asana brille : c’est une application basée sur le cloud pour suivre et attribuer des tâches, partager des informations avec des collègues, définir des délais et gérer tous vos projets, petits ou grands, de manière aussi efficace et rentable que possible.
Que peut faire Asana ?
Avec Asana, vous pouvez facilement créer votre propre espace de travail d’entreprise où vous pouvez inviter des collègues à participer à des projets. Vous pouvez créer des équipes avec différentes personnes et attribuer des tâches liées au projet. Vous bénéficiez également d’un système intégré qui vous permet de partager des pièces jointes, des notes et des délais.
L’objectif d’Asana est de faciliter la gestion de projet en apportant une réponse claire à la question “qui fait quoi et pour quand ?”. En fournissant un emplacement unique pour tous vos besoins liés à vos projets, il est plus facile pour vous et votre équipe de coordonner la création et la distribution de contenu, la gestion des tâches, etc.
Tout cela est réalisé grâce à une interface utilisateur très simple et intuitive qui vous aide à vous concentrer sur le travail accompli.
Le panneau de projet vous donne une idée claire des tâches restantes et à qui elles sont attribuées. À l’intérieur de chaque tâche, vous avez la possibilité d’ajouter des notes, de joindre des documents et de modifier les détails, vous permettant ainsi de retrouver tout le contexte facilement. De cette façon, tous les membres de votre équipe ont accès aux mêmes informations en même temps.
Asana pour Google Workspace
L’une des fonctionnalités les plus puissantes d’Asana est sa capacité à s’intégrer à d’autres applications que vous utilisez déjà . Asana fait partie du programme tiers recommandé pour Google Workspace, qui vous permet de gérer des projets du début à la fin avec une configuration minimale en intégrant de manière transparente Asana à d’autres outils de collaboration Google Workspace.
Authentification unique Google
Si votre entreprise utilise Google Workspace, vous avez déjà la possibilité de faire authentifier vos membres via leur compte Google sans jamais avoir à créer un compte Asana distinct. Cela réduit le nombre d’identifiants à jongler et permet de gérer la sécurité du compte via la console d’administration Google Workspace.
Pour forcer vos utilisateurs à s’authentifier via Google, vous devez activer une option dans Asana en suivant ces étapes :
- Accédez à votre compte Asana (en tant qu’administrateur de l’organisation)
- Cliquez sur votre photo de profil
- Sélectionnez Paramètres de l’organisation
- Accédez à l’ administration
- Sélectionnez l’option Les membres doivent se connecter avec leur compte Google.
Google Drive sur Asana
En tant qu’utilisateur Google Workspace, vous aurez tous les documents de votre entreprise et de vos projets déjà enregistrés sur Google Drive. Et lorsque vous commencerez à travailler avec Asana, vous constaterez qu’il est extrêmement facile pour vous de joindre ces documents. Suivez simplement ces étapes :
- Cliquez sur l’ icône Pièces jointes (trombone) en haut du volet Office
- SĂ©lectionnez Joindre depuis Google Drive
- Sélectionnez un fichier parmi vos fichiers stockés dans Mon Drive ou votre Drive d’équipe
- Une fois sélectionné, votre fichier apparaîtra dans la section Pièces jointes du volet Office
En connectant Asana et Google Drive, vous aurez l’assurance de toujours la version la plus à jour de vos fichiers. De plus, la co-édition sera aisée et sans risque : vous pourrez ouvrir le fichier depuis Asana, pendant qu’un collègue l’ouvrira lui depuis Google Drive.
Gmail et Asana
Pour coordonner la communication par e-mail et la gestion de projet, Asana vous permet de transformer directement les e-mails en tâches, d’attribuer des responsabilités aux membres de l’équipe, de définir des dates d’échéance et de synchroniser les e-mails avec les projets. Grâce à l’intégration de Google Workspace, cela est encore plus facile car vous pouvez faire tout cela directement dans votre boîte de réception Gmail.
Asana et Google ont développé le module complémentaire Asana pour Gmail qui peut être téléchargé et installé gratuitement à partir de Google Workspace Marketplace ; il fonctionne également avec l’application Gmail sur Android. Une fois le module complémentaire installé, vous aurez accès à l’icône Asana dans le coin supérieur droit de Gmail. À partir de là , vous aurez la possibilité de créer une nouvelle tâche à partir d’un e-mail. Vous pourrez modifier le nom de la tâche, rechercher des destinataires, l’ajouter à un projet et définir une date d’échéance. Plus besoin de laisser “Non lu” un email, une fois dans Asana avec une date, il se rappellera automatiquement à vous au bon moment.
Intégration de Google Agenda
Une fois vos projets et vos tâches créés, vous voudrez naturellement contrôler leurs délais et leurs dates d’échéance. Asana s’occupe de cela pour vous grâce à différentes vues disponibles : liste, tableau, chronologie (diagramme de Gantt) ou calendrier. Votre calendrier et vos dates limites peuvent à leur tour être synchronisés avec votre calendrier Google afin que vous ayez les mêmes informations partout et que vous puissiez voir quand le travail se déroule, planifier votre temps et toujours garder un œil sur les dates d’échéance.
Vous pouvez synchroniser n’importe quel projet ou liste de tâches avec votre calendrier, et les tâches avec des dates d’échéance seront répertoriées comme des événements d’une journée entière. Depuis le calendrier, vous pourrez ensuite cliquer sur les événements pour ouvrir la tâche dans Asana.
Il existe deux façons de synchroniser Asana avec votre calendrier :
Synchronisation du projet
Cette option synchronisera un projet Asana spécifique avec votre calendrier Google. Vous pourrez voir toutes les tâches de toutes les personnes travaillant sur le projet et surveiller les jalons et les délais.
Pour synchroniser un projet Asana:
- Dans la barre latérale, sélectionnez le projet que vous souhaitez synchroniser.
- Dans l’en-tête du projet, cliquez sur la flèche déroulante pour accéder au menu des actions du projet.
- Survolez l’option Exporter, puis sélectionnez Synchroniser avec le calendrier .
- Dans la fenêtre contextuelle, mettez en surbrillance et copiez le lien entier trouvé dans le calendrier Google
- Dans Google Agenda, cliquez sur l’icône + à côté de Ajouter l’agenda d’un collègue .
- Sélectionnez Depuis l’URL et collez le lien que vous avez précédemment copié depuis Asana.
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Ajouter un calendrier . Vous êtes prêt!
Synchronisation de mes tâches
Cette option ajoutera à votre calendrier Google toutes les tâches qui vous ont été attribuées, quels que soient les projets auxquels elles appartiennent.
Pour synchroniser vos tâches Asana :
- Dans Mes tâches , cliquez sur la flèche déroulante pour accéder au menu des actions.
- SĂ©lectionnez Synchroniser avec le calendrier .
- Survolez l’option Exporter, puis sélectionnez Synchroniser avec le calendrier .
- Dans la fenêtre contextuelle, mettez en surbrillance et copiez le lien entier trouvé dans le calendrier Google
- Dans Google Agenda, cliquez sur l’icône + à côté de Ajouter l’agenda d’un collègue .
- Sélectionnez Depuis l’URL et collez le lien que vous avez précédemment copié depuis Asana.
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Ajouter un calendrier .
Google Sheets et Asana
Google Sheets est une puissante application de feuille de calcul utilisée pour suivre les données, calculer les dépenses et bien plus encore. Sheets est particulièrement puissant lorsqu’il est combiné avec Asana. Il peut vous aider à créer des rapports personnalisés pour suivre l’avancement des projets et les jalons clés.
Voici comment activer la création de rapports Asana à l’aide de Google Sheets :
- Dans Asana, accédez aux portefeuilles
- Cliquez sur Ouvrir le rapport dans Google Sheets . (Vous verrez cette invite en petite police en haut Ă gauche)
- Autorisez Asana à afficher et à gérer vos feuilles de calcul dans Google Drive
- Les données de votre portefeuille s’ouvriront ensuite dans une feuille Google organisée dans un nouvel onglet de navigateur
Chrome et Asana
L’intégration d’Asana avec Chrome vous permettra d’ajouter rapidement des tâches sur Asana à partir de n’importe quelle page Web dans Chrome. Il suffit de télécharger l’extension Chrome pour pouvoir l’utiliser.
En quelques clics, vous pourrez :
- Ajouter des tâches à Asana depuis n’importe quelle page Web,
- Placer des tâches directement dans n’importe quel projet,
- Ajouter rapidement une description,
- Sélectionner le responsable approprié,
- Saisir des champs personnalisés dans vos nouvelles tâches.
- Ajouter l’URL actuelle, afin de pouvoir lire les articles plus tard ou les partager avec vos coéquipiers.
Numericoach a pour mission d’accompagner au changement les entreprises sur Google Workspace. De la conception et scénarisation des supports de formation, en passant par le système automatique de gestion des inscriptions, la réalisation des formations en présentiel ou à distance et le suivi des évaluations.
En tant que partenaire officiel Asana, iDO accompagne les entreprises dans leur utilisation d’Asana afin de gérer vos projets et vos tâches en toute simplicité (licences, accompagnement, formation). iDO peut également gérer les licences Asana avec des avantages exclusifs à la clé.