Recentemente li um ótimo artigo da Louisa Acevedo aqui no forum em inglês (Build the Workflow You Can Learn From) e queria trazer essa reflexão, porque ela toca num erro que vejo muito em clientes de consultoria ou quem vem de outras ferramentas.
Muita gente começa a organizar o trabalho já querendo a estrutura empresarial completa, processos muito complexos, vários campos personalizados, etapas sendo confundidas com status, automações e relatórios para cenários que talvez nunca aconteçam. No fim, quase nada disso é usado de verdade.
A Louisa descreve exatamente essa armadilha. Segundo ela, o design de workflow costuma cair em dois extremos: ou criamos um remendo temporário feito só para a necessidade imediata, ou superconstruímos um sistema que tenta antecipar todos os cenários futuros possíveis. O primeiro não cresce com o trabalho, o segundo atrasa tudo porque você desenha regras e exceções antes de saber quais importam.
Um ponto que me chamou atenção: a primeira versão não precisa responder a todas as perguntas futuras. Ela precisa resolver o problema atual, criar estrutura suficiente para as pessoas usarem de forma consistente, e revelar o que não dava para aprender antes de lançar. Ou seja, o objetivo é criar um sistema que as pessoas realmente usem. Ferramenta que ninguém usa não faz milagre. Começar simples, e manter simples mesmo com a evolução do processo, ajuda na adoção pelo time e vira uma ponte para a produtividade, não uma barreira.
Gosto da estrutura do Asana, pois conseguimos começar simples. Na prática, isso significa:
- Criar o básico que funciona
- Dividir em seções úteis
- Criar campos personalizados de forma cirúrgica, só o que de fato precisa
- Ajustar automações quando fizer sentido
Alguns creators até falam de 6 ou mais departamentos que a empresa precisa ter na ferramenta de gestão, gerando ainda mais dificuldade e complexidade no seu fluxo de trabalho ou da equipe. Ok, pode ser que precise, mas vai escalando conforme a necessidade. Arrumar o caos não precisa ser mais complexo do que o próprio caos.
A Louisa propõe um ciclo simples: Solve (resolva a necessidade mais clara), Structure (crie consistência suficiente), Study (observe onde o trabalho trava, quais campos as pessoas ignoram, onde surgem “gambiarras”) e Strengthen (use o que aprendeu para simplificar ou expandir). E uma dica que quase todo mundo pula: agende a revisão já na criação do workflow, em duas semanas, um mês ou um ciclo do projeto. Sem isso, o “temporário” vira permanente.
No fim, raramente usamos um processo em toda a sua completude quando construímos ele inteiro de cara. Melhor começar enxuto e deixar o uso real mostrar o que a versão 2 precisa ter.
E você, quando monta um workflow novo na Asana, como decide o que entra na versão 1 e o que pode esperar?
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