商品開発業務でアイテムの進捗管理として使用する際の使いやすい方法を教えてください!

商品開発業務でアイテムの進捗管理としてasanaを使用しています。

各担当者ごとにポートフォリオを作成して、進行中のアイテムをプロジェクトごとに管理したいと思っており、チームメンバーに展開する前に試験使用中です。
各プロジェクト内には、ある程度決まった項目のタスクを入れて使用しています。

タイムラインビューで進捗管理をしており、各タスクを見やすいように一行に複数タスクを並べて使用していたのですが、テンプレートにした際にはそれが反映されないことがわかりました。

商品開発の各アイテムの進捗管理としてテンプレをどのように使うのか最適か知りたいです。

また各アイテムをプロジェクト管理すると、並行して複数アイテムの進捗確認するのが難しいです。
メインとなるタスクをマイルストーン化すれば、ポートフォリオのタイムライン上で確認はできるものの、
マイルストーンは期間での設定ができず一日単位になってしまうため、管理がしにくいです。

商品開発業務でアイテムの進捗管理としてasanaを使用されている方がいらっしゃれば、
アドバイスいただけると幸いです。

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@Togo_Abe さん

フォーラムへようこそ!

2つ目のご質問に関してですが、次のようにしてはいかがでしょうか?
イメージに合うでしょうか?
Asanaは一つのタスクを、2つ以上のプロジェクトに同時に紐づけられる便利な機能があります(マルチホームと言ったりします)。
この機能を使った方法になります。

  1. まとめ用プロジェクトXを作成し、各アイテム名のセクションを作成する
  2. 各アイテムのプロジェクトのタスクをXの各プロジェク名のセクションに移動させる

プロジェクトテンプレートを使う場合は、Xに新規追加用のセクションを作成しておき、テンプレート内のタスクは全て、Xの新規追加用のセクションに紐づけてください。
テンプレートからプロジェクトを作成した後、新しいアイテム名のセクションをXに作成した後、Xの新規追加用セクションにある全てのタスクをそちらに移動させます。

こうすることでXのタイムラインもしくは、ガントでで、アイテム全体の進捗を俯瞰して見ることができます。

@Togo_Abe さん、こんにちは。

少し整理させてください。下記の理解で良いでしょうか?

目的:商品開発業務、アイテム(個別商品)の進捗管理

現状:
– 各担当者ごとにポートフォリオを作成
– 進行中のアイテムをプロジェクトごとに管理
– タイムラインビューで進捗管理
– 各プロジェクト内に、ある程度決まった項目のタスクを入れて使用

課題:タイムラインビューで進捗管理が、テンプレートに反映されない

質問1:商品開発の各アイテムの進捗管理としてテンプレをどのように使うのか最適か知りたい

質問2:各アイテムをプロジェクト管理すると、並行して複数アイテムの進捗確認するのが難しいので、
良いアイディを知りたい(メインタスクをマイルストーン化すれば、ポートフォリオのタイムライン上で確認はできるが、マイルストーンは期間での設定ができず一日単位になってしまうため、管理がしにくい)

@Tetsuo_Kawakami さん

ご回答いただき誠にありがとうございます!
一つのプロジェクトの中に各アイテムをセクションごとにまとめる、ということかと思います。
最初こちらの方法も試したのですが、同時進行中のアイテムが20個程度あり、さらにその中のタスクも多いため、asanaの動作が重くなってしまい、タイムラグが発生して使いづらかったことから、
各アイテムはプロジェクトごとに分けるようにしています。。

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@Ka_Nishiyama さん

ご回答いただき誠にありがとうございます!
また内容の整理をしていただきありがとうございます。
その認識で間違いございませんが、補足させてください。

課題:タイムラインビューで進捗管理が、テンプレートに反映されない
(タイムラインビューで見やすいように一行に複数タスクを並べて使用していたが、テンプレートにした際にはそれが反映されない)

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@Togo_Abe さん、こちらこそです。

少し具体的なイメージをお話しただけると、コメントしやすいと思うのでお願いします。

例えば、(文書力が無くてすいません)
・商品は、ペットボトルの飲料
・アイテムとしては、緑茶、サイダーなどの、新商品
・セクションとしては、企画、試作、生産計画、営業計画
・タスクとしては、企画の中で、アイディア出し会議、アンケート実施、商品イメージ作成

あくまでも私の勝手なイメージです。貴社の商品をそのままではなく、何か似たような世間で分かり易い例として書いて頂ければ。

@Ka_Nishiyama さん

説明不足で申し訳ございません。以下イメージになります。

・担当者一人につき約20商品程度同時進行している。
・asanaの導入目的は新商品の発売の納期を遵守すること。
・商品開発フローは概ね決まっているのでテンプレート化して、新商品に着手する度に逆引きスケジュールが瞬時に立てられるようにしたい。
・いろんなアイテムを同時並行して進めるので、もれなく納期を守りながら仕事を円滑に進めたい。
・また上司から見ても部下が順調に進んでいるか確認しやすい状態にしたい。

例をいただいたものでご説明すると、
・商品は、ペットボトルの飲料
・アイテム(=プロジェクト)としては、緑茶、サイダーなどの、新商品
・タスクとしては、企画、見積依頼、提案資料作成、アイディア出し会議、商品登録、発注、量産…
(定例化しているものは年間スケジュールが出ているため、それに合わせてスケジュールが引けるとなおよい)

ちなみにセクションは設けておらず、各商品ごとにプロジェクトを作成し、その中にタスクを入れていました。
セクションごとにわけて管理した方がよいメリットがあれば合わせてご教示いただけると幸いです。

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@Togo_Abe さん
すでに、1つのプロジェクトにまとめることはされていたのですね。
失礼しました。

あと思いつくのは、全てのタスクをまとめプロジェクトに入れるのではなく、メインのタスクのみをまとめタスクに紐づけることぐらいです。
こちらであれば、マイルストーンが期日でしか表示できない件を解決しつつ、まとめタスクの表示のタイムラグを最小化できるかもしれません。

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@Togo_Abe さん、詳しい記述ありがとうございます。 状況がよく分かりました。

まずは、Asanaについて。「使い方に正解は無い。」と、よく言われますし、個人的にはそうだな~、と日々思ってます。これは、固定された使い方が無いのではなくて、どの様にもユーザーの使いたい様に、使えるということだと思います。しかし、実際には、自分の環境に合った使い方が分からなくで困る場合も多いですよね。 ちなみに、英語フォーラムには、 English Forum/Use Cases トピック - Asana Forumというのが有って、割といろんなケースが議論されてますので、参照されてはどうでしょうか?

私の拙い知識から、わかる範囲でコメントしたいとおもいます。


運用方法(感覚的にこうかなと)
・商品種類別にプロジェクトを作ってはどうでしょうか? (例:サイダー系、日本茶系、紅茶系、果汁系)
・プロジェクト内で、新商品別にセクション分けしてはどうでしょうか? (例:サイダー1、サイダー2、サイダー3) 合わせて、プロジェクトに単一選択カスタムフィールドを作って、カスタムフィールドに新商品名を記入してはどうでしょうか?
・新しく商品を追加していくのは、 タスクテンプレート – Asana Help Centerが使えると思います。
・ポートフォリオは、担当者別とか、チーム(Asanaのチームではなくて、商品開発のチームです)別で作ってはどうでしょうか?


参考(こちらとか参照してみてください)

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@Togo_Abe さん
プロジェクトに20アイテムを入れてみたけど動作が重たいから止めた、とのこと見落としてました。

ちなみに、下記はどうなってますか?
・各アイテムの平均タスク数は幾つですか?
・各担当で20アイテムとのことですが、全体でのアイテム数は幾つですか?
・上記から、例えば今週にアクティブなタスクの総数とかは、どれくらいですか?

@Ka_Nishiyama さん
教えていただきありがとうございます!いろいろと試してみます。
下記回答します。
・各アイテムの平均タスク数は50程度です。
・全体でのアイテム数は100程度です。
・今週のアクティブタスクの総数は100程度です。

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@Togo_Abe さん
情報ありがとうございます。よくわかりました。

参考に、私の仕事に場合について、同様の確認をしてみました。
・同時にアクティブなプロジェクトは30くらい。
(スタートとエンドがバラバラなので、年間で見ると50プロジェクトくらいでしょうか)
・1プロジェクトに、テンプレート上で60タスク有ります。サブタスクまで足すと総タスクは100くらいかな。
(テンプレート上ではマックスのタスクですが、実際はプロジェクトの種類により必要なタスクが変わってくるので、使うタスクは50くらいでしょうか。
・関係者は、15人くらいです。プロジェクトの主担当が8人くらいで、その上司や、関連部署のスタッフを足してます。

@Ka_Nishiyama さん
ご丁寧にありがとうございます。
同じく多くのタスクやプロジェクトを同時並行で管理されているようですね。
まだasanaを使い始めたばかりであり、知らない機能たくさんあるので、使いながら模索続けていこうと思います。

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少し話題とズレますが、参考になるかと思いましたので。

「部下の業務管理」について

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