※本投稿では、プロジェクトテンプレートを便宜上「PT」と記載します。
こんにちは。Asanaアンバサダーの川村です。
定期的に作成しなければならないプロジェクトの作成に手間を感じてはいませんか？
つい最近自社のバックオフィス業務を覗いたところ、月次業務をタスクテンプレートにして管理していました。
月毎にタスクテンプレートから各種タスクを作成する形です。
そこで、月次の業務を全て詰め込んだ月次PTを作成したら良いとアドバイスをしたのですが、やはりプロジェクトの作成からは逃れられない。
ということで自動化を実装してみたのでご紹介です。
全体像
- 「予定時刻の到来時」トリガーを利用して、定期的にタスクを自動作成します
- 以下のルールを利用し、作成したタスクをプロジェクトに変換します
a.タイミング：タスクがこのプロジェクトに追加された時
b. 実行アクション：タスクをプロジェクトに変換する - 定期的に自動で必要なプロジェクトが作成されます
手順
自動化用のプロジェクトを作成する
- 空のプロジェクトを作成します
- 週次や月次・年次での作成に対応するため、頻度でセクションを分けます（頻度が単一であればこの工程は不要です。）
自動化用プロジェクトにルールを設定する
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タスクを作成するルール
a. タイミング：予定時刻の到来時
b.アクション：タスクを作成する
⇒開始日・期日：PTの相対期日を反映するため設定する
⇒プロジェクト：セクションを頻度に合わせて設定する
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タスクをプロジェクトに変換するルール
a. タイミング：タスクがこのプロジェクトに追加された時
b. 条件：PTからプロジェクトを作る頻度別のセクション
c. 実行アクション：タスクをプロジェクトに変換する
検証
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検証を行うため、最近実装されたルールのコピーでタイミング手動のルールを作成します
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起動します
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無事月次タスクが作成され、プロジェクトに変換されました（テスト起動なので、期間がおかしいのはご愛嬌）
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無事月次タスクの詰まったプロジェクトが完成しました
定期トリガーの有用性については、検証を進めていきたいですね 