Eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen

Hallo @S_Jacky,

vielen Dank für den Beitrag. Toller Vorschlag!

Der Grund ist warum es derzeit nur einen Zugewiesenen je Aufgabe gibt, ist dass die Verantwortlichkeiten klar definiert sein sollten.

Ich empfehle stets gern Unteraufgaben oder Aufgabenbeteiligte.

Viele Grüße

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Hallo zusammen,
ich kann nachvollziehen, dass es sinnvoll ist, einen Hauptverantwortlichen anzugeben. Aber es ist nun mal in vielen Fällen so, dass diese Person nicht zwingend auch die/der einzige ist, der die Aufgabe auch bearbeitet. Mit den aktuellen Lösungen in Asana – finde ist – kann man nicht zufriedenstellend diesen Zustand abbilden. Die vorgeschlagenen Lösungswege sind eher nicht zufriedenstellend:
Mir widerstrebt es, eine Aufgabe mehrfach anzulegen, nur damit klar ist, wer sonst noch zuständig ist, aber auch den anderen Weg, mit Unteraufgaben so stark zu clustern, dass einzelne Zuständigkeiten erkennbar werden. Das ist zum einen unnötiger Mehraufwand, zum anderen auch nicht unbedingt immer möglich. Gerade im kreativen Bereich bearbeitet man das ein oder andere nun mal eben gemeinsam, ist teilweise auch tatsächlich gemeinsam verantwortlich.
Die Idee mit den Beteiligten wäre für mich in Ordnung – wenn auch nicht perfekt – wenn der Ersteller einer Aufgabe nicht automatisch auch immer ein Beteiligter wäre. Es erfordert ebenfalls einen Mehraufwand, sich selbst dort immer wieder zu entfernen, wenn man eben nur derjenige ist, der die Aufgabe erstellt. In meinem Fall mache ich auch viel Projektplanung und nur ein Bruchteil der Aufgaben fällt dann in meinen Zuständigkeitsbereich. Würde man sich außerdem für die Lösung, weitere Zuständigkeiten über Beteiligte zu lösen, entscheiden, muss man sich im Umkehrschluss aber auch von der Funktion verabschieden, allein den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, wenn man der Projektverantwortliche ist. Sonst kommt man nämlich durcheinander mit den Aufgaben, die von einem selbst zu erledigen sind und denen, die man nur tracken möchte.

Aktuell findet man unter „Meine Aufgaben“ ja leider auch nur die Aufgaben, für die man der Verantwortliche ist, nicht aber das, woran man ebenfalls mitarbeitet. Der Titel „Meine Aufgaben“ ist somit eigentlich falsch an dieser Stelle. Wer das möchte, muss sich andere Wege überlegen.

Ein Lösungsvorschlag:
Die Möglichkeit einer weitere Spalte, die die Auswahl einer oder mehrerer Personen zulässt. Entweder ausschließlich für den Zweck, weitere Zuständigkeiten zuzuweisen oder aber ganz frei, so dass sich die Spalte auch für andere Zwecke nutzen ließe.

Sorry für den Roman, aber das beschäftigt mich immer wieder mal seit ich Asana nutze und das sind schon einige Jahre mittlerweile. Viele scheinen sich eine andere Lösung zu wünschen, die Argumentation, warum es nicht gemacht wird und die Lösungsvorschläge sind aber immer wieder die gleichen. Und ich denke mir jedes Mal, dass es doch noch besser gehen muss.

Mal abgesehen von solchen Kleinigkeiten finde ich die Anwendung aber nach wie vor prima für meinen Beruf und Alltag und möchte sie nicht missen :+1::smiley:
Viele Grüße, Julia

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Hi in die Runde.
Ich bin ganz neu und schaue mir Asana gerade an. Als Neuling beschäftigen mich genau diese Punkte die @Julia_Mueller und @S_Jacky hier aufführen. Ich dachte erst ich bin zu blöd um so “einfache” Sachen einzustellen / anzulegen.
Aber Aufgaben ständig kopieren? Oder Aufgaben bei denen ich Beteiligter bin nicht bei “Meine Aufgaben” angezeigt zu bekommen?

Ich verstehe die Idee hinter “Eine/r ist zuständig”, sehe aber wie Julia den Fall von mehreren Verantwortlichen.
Aber das viel wichtigere ist doch: Zeigt mir alle(!) meine Aufgaben an!?! Es könnte ja über ein Häkchen bei “Meine Aufgaben” gelöst sein, damit ich auch die Aufgaben angezeigt bekomme, bei denen ich “nur” beteiligt bin. Asana würde dann auch sehr schnell sehen, wie viele User diese Funktion nutzen.

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Ich habe gerade gesehen, dass es den Bereich “Mein Arbeitsbereich” → “Kalender” gibt. Dieser Kalender enthält alle Aufgaben die wir testweise angelegt haben.
Aber scheinbar ist das Feature “Mein Arbeitsbereich” im Premium- oder Business-Upgrade enthalten, das wir gerade testen.

Gibt es irgendeine Möglichkeit auch die Arbeitszeit der Unteraufgaben zu erfassen und im Workflow dazustellen. Ich habe nichts gefunden, nur die hauptverantwortliche Arbeitszeit wird erfasst. Das nützt mir nichts und wäre ein KO-Kriterium für Asana, was mir sonst sehr gut gefällt.

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Hallo @Julia_Mueller,

wir arbeiten als Agentur bereits seit ein paar Jahren im Team mit ASANA.

Dabei gibt es bei uns auch mehrere MitarbeiterInnen, die an einer Aufgabe arbeiten. Wir haben einen Umweg über Die Inbox gewählt, man kann bei einer Aufgabe unten ja die Empfänger von Aktualisierungen hinzufügen, dann bekommen mehrere Personen die Aufgaben-Updates. Es kam dabei doch immer mal wieder vor, dass beide Personen dachten, der andere macht es.

Wir haben dann in einem Workshop zur Aufgabenerstellung gelernt, dass eine Aufgabe zu groß ist, wenn man sie nicht innerhalb von maximal 4 Stunden erledigen kann. Da haben wir uns auch erstmal gefragt, wie das bei einem Designprozess gehen soll. Klappt auch nicht immer. Man kann nicht alle Hauptaufgaben so weit runterbechen, dass sie klein genug sind.

Ein zweiter Punkt war klare Verantwortlichkeit. Wenn man sich zwingt einen Hauptverantwortlichen zu wählen klappt es ganz gut. Es gab dann die Regel, wenn man die Aufgabe nicht erledigen kann, gibt man diese Aufgabe zurück an den Ersteller/die Erstellerin oder weist diese einer anderen Person zu. - Das hat sich bis heute bewährt.

Das Anlegen von Unteraufgaben und Zuweisen konkreter Aufgaben zu einzelnen Personen hat uns gerade in Homeoffice-Zeiten geholfen klare Verantwortlichkeiten zu haben.

Wie löst ihr das aktuell und ist es immer noch ein so großes Problem bei euch?
Wenn ja, kannst du mal 1-2 konkrete Beispiele nennen, wofür es bei euch nötig ist, zwei BearbeiterInnen für eine Aufgabe zu haben?

Grüße aus Osnabrück
Arne

Hallo zusammen,

gleichzeitige Verantwortlichkeit könnte in der Team-Praxis bedeuten, dass im schlimmsten Fall dieselbe unklar wird: “Wer hat den Hut auf?” ist ja nur die eine Frage — “Wer hat’s verschlafen?” würde häufig die kritischere. :sweat_smile:

Mein Tipp, die Idee von Verantwortlichkeit zu trennen von der gemeinsamen Arbeit an einem Task. Letztere ist strukturiert schon möglich.

  • Hauptaufgabe an eine Person, die geradesteht für den Fortschritt
  • Unteraufgaben erstellen für alle Beteiligten mit jeweils eigenem Beitrag, ggf. auch nur ein nacktes To do wie “Mitmachen bei Hauptaufgabe”
  • Wenn diese To dos inhaltlich identisch sind: Klick auf “Verantwortlich” und dann “Duplizieren und zuweisen”. So kann jeder seinen Teil eigenverantwortlich planen und bearbeiten — es gibt trotzdem eine verantwortliche Person, bei der diese Fäden in der Hauptaufgabe zusammenlaufen
  • Die entscheidenden Informationen und Kommentare aller Beteiligten am Besten unverändert und konsistent in der Hauptaufgabe notieren lassen — ist vom Subtask ja nur einen Klick weit weg

Funktioniert das für Euch?

Grüße, Daniel Kreiss

Hallo zusammen,

ich bin mit meinem Team relativ neu bei Asana, aber auch wir stehen vor demselben Problem. Es gibt Aufgaben, die von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig erledigt werden müssen. Bspw. sollen die Projektmanagerinnen bestimmte Projektdetails in eine geteilte Exceldatei einfügen bis zu einer bestimmten Deadline, um diese dann an Externe weiterzuschicken. Es gibt einen Verantwortlichen, der die Liste dann verschickt und sozusagen prüft, ob alle Daten vorhanden sind, aber die Details/Inhalte können nur die Projektmanagerinnen ausfüllen (da diese über das nötige Wissen verfügen). Ich finde die Idee von @Julia_Mueller “Die Möglichkeit einer weitere Spalte, die die Auswahl einer oder mehrerer Personen zulässt. Entweder ausschließlich für den Zweck, weitere Zuständigkeiten zuzuweisen oder aber ganz frei, so dass sich die Spalte auch für andere Zwecke nutzen ließe.” sehr gut und praktisch! Wäre super, wenn Asana das einrichten könnte : )

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Hallo zusammen,
ich habe seit kurzem Asana in unserem Team als try eingeführt. Leider sind auch wir über dieses Thema gestoßen. Mich verwundert, dass es das meist gewünschte Feature hier ist, aber quasi komplett ignoriert wird. Es wird sogar teilweise behauptet, dass man es nicht machen sollte.

Unser Unternehmen ist agil durch und durch. Wir haben zum Beispiel das Prinzip des XP Pair Programmings auf fast alle Rollen im Unternehmen übertragen. Heißt: Wir versuchen jede wertschaffende Aufgabe mit zwei Personen zu bearbeiten. Bei einigen neuen Themen bilden wir auch gerne Mal einen „Mob“, um das neue Wissen direkt durch mehrere Personen abzudecken.

Zum Beispiel sitzen an einer User Story zwei Entwickler zusammen und schreiben den Code zusammen. Fällt einer aus, ist mindestens eine weitere Person komplett im Bilde.

Da weitere Features bei Asana auf diese Funktion aufbauen, wird also für knapp die Hälfte meines Teams der Funktionsumfang eingeschränkt.

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Hallo,
ich sehe mir auch Ansana etwas genauer an, ob es für uns sinnvoll ist. Ich habe auch das Problem, dass wir grundlegend immer mit mehreren Personen an einem Task arbeiten, Team geht vor.
Einen Verantwortlichen zu haben macht Sinn.

ABER, ich muss schnell und einfach sehen welche Mitarbeiter an einem Task arbeiten. Diese Information ist essentiell. Diese Mitarbeiter sollen dann auch die Updates sehen.

Liebe Grüße

Hallo @Thorsten_Schranz willkommen im Asana Community Forum :wave:

Ein Workaround wie bereits oben erwähnt wurde wären Unteraufgaben für jede Person die an dem Task arbeitet und die Hauptaufgabe wird dem Task Leader (Hauptverantwortlichem) zugeordnet.

Hallo Andrea,

ich verstehe nicht, warum das Problem der Zuweisung einer Aufgabe an mehrere Personen bereits im Juni 2020 in diesem Forum angesprochen wurde und wie man deutlich sieht, auch auf große Zustimmung trifft, zwei Jahre später immer noch keine Umsetzung stattgefunden hat. Jedes Team sollte doch selber entscheiden können, ob sie nur einen Verantwortlichen oder mehrere haben wollen.

Dieses Problem zerstört den Workflow des Programms und ist nach wie vor das größte Manko an dem Tool.

Ich bitte um Aufklärung oder Veränderung.

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Willkommen im Asana Community Forum @Louis_Osesek,

es gibt unzählige Verbesserungsvorschläge hier im Forum :slight_smile: Obwohl Asana leider keine öffentliche Roadmap hat kann ich sagen, dass Asana die Wünsche der Benutzer ständig im Auge behält. Nicht nur die gesamten Votes per Thread, aber auch die Views.
Desweiteren befinden sich in den anderen Forumskategorien in den anderen Sprachen oft die gleichen oder ähnliche Wünsche :slight_smile:
Wenn man sich jedoch ansieht, welche Features Asana in den letzen Monaten schon gelauncht hat wird man merken, dass sich darunter auch viele befinden, über die hier im Forum viel diskutiert wurden :slight_smile:

Eine weitere gute Neuigkeit ist, dass dein Wunsch bald in Erfüllung gehen wird :wink: Ich möchte nicht zu viel verraten, da es im deutschen Forumteil dazu sicher auch bald ein Update geben wird, aber falls du Interesse hast schau doch mal hier vorbei.

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Und hier ist bereits der deutsche Post diesbezüglich: Jetzt neu: Benutzerdefinierte Personenfelder 👥 :slight_smile:

Ist leider kein akzeptables Workaround, weil die Unteraufgaben dann wieder das Problem mit sich bringen, dass sie in Übersichten/Kalendern nicht abgebildet werden. Zumindest stolpere ich darüber immer wieder.

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Ich arbeite zunehmend mit Asana und begegne häufiger die Problematik, dass ich alle Mitglieder*innen eines Teams oder allen vom gesamten Unternehmen eine Aufgabe zuweisen möchte. Zum Beispiel die Asana an der Mitarbeiterumfrage teilzunehmen. Da möchte ich natürlich nicht für jeden einzelnen eine Asana erstellen und sie duplizieren, sondern hätte gerne die Funktion diese Asana zu vervielfachen und automatisch wird sie für jeden in Gruppe XYZ erstellt.

Gibt es das?

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Willkommen im Asana Community Forum @Maike_Moorenweiser :wave:

Ich habe deinen Post zu einem bereits existierenden Thread verschoben. Vergiss nicht zu voten :slight_smile: Eventuell hilft dir diese Funktion als Workaround: Jetzt neu: Benutzerdefinierte Personenfelder 👥

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Hallo @Maike_Moorenweiser,

danke für Ihre Nachricht und Frage hierzu. Kennen Sie schon “Kopien zuweisen”?

Wenn Sie die gleiche Aufgabe für mehrere Personen erstellen möchten, können Sie ganz einfach mehrere Aufgaben einzelnen Personen oder einem ganzen Team in ihrem Unternehmen zuweisen.

Um mehrere Duplikate einer Aufgabe zuzuweisen:

  1. Klicken Sie auf das Feld Verantwortlich im Fenster mit den Aufgabendetails
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Duplizieren und zuweisen aus
  3. Wählen Sie aus der Liste jene Personen aus, denen Sie eine duplizierte Aufgabe zuweisen möchten
  4. Klicken Sie auf Duplikate zuweisen

Wann Sie Aufgabenkopien zuweisen sollten:

  • Wenn Sie Feedback zu Ihrer Arbeit benötigen, weisen Sie allen relevanten Beteiligten Kopien einer Aufgabe zur Prüfung zu, damit sie Kommentare abgeben oder eine Genehmigung erteilen können.
  • Wenn Routineaufgaben anstehen, wie die Anmeldung für Arbeitnehmerleistungen, weisen Sie Aufgabenkopien zu, um sicherzustellen, dass alle Teamkollegen sie innerhalb der Frist vornehmen und über alle erforderlichen Informationen verfügen.
  • Weisen Sie allen Teammitgliedern eine Aufgabenkopie zu, damit sie Punkte zur Tagesordnung, im Asana-Projekt für wöchentliche Team-Meetings, vor dem nächsten Meeting, hinzufügen können.

Ich hoffe das hilft Ihnen weiter!

Beste Grüße,
Jonas

Hi Jonas, danke! Wenn wir aber von über 50 Personen bzw. Aufgaben sprechen, dann ist das eine mühselige Aufgabe, weshalb ich es cool fände, wenn man dies als automatisierte Funktion machen könnte. Weil duplizieren und Zuweisen ist mir bekannt, stellt für mich aber diesbezüglich leider keine Lösung dar für mich.

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Hey @Maike_Moorenweiser,

danke für die Hinweise. Wenn alle Personen an die Sie eine Aufgabe zuweisen wollen in einem Team wären, können Sie entsprechend einfach das Team auswählen anstatt jede Person manuell hinzuzufügen. Sie können mit dieser Funktion z.B. jeder Person aus dem Marketing team eine Aufgabe zuweisen in dem Sie bei den Verantwortlichkeiten einfach das “Marketing team” auswählen. Wenn Sie dies fürs ganze Unternehmen machen wollen, dann könnten Sie zum Beispiel mit einem Team “Staff” oder “Unternehmen” arbeiten in dem alle Kollegen dann auch Teil sind.

Dies sollte in jedem Fall funktionieren und sollte genau Ihre beschriebene Problematik lösen. Haben Sie Probleme mit dieser Funktion gerne einmal beim Support melden: Asana Support - Help Center • Asana

Liebe Grüße,
Jonas