Benachrichtigung für Projekt-Admin auch wenn nicht beteiligt?

Hallo Community!

Wir sind Asana-Neulinge und haben da ein kleines Problem.

Wenn ich von Hand in einem Projekt eine Aufgabe hinzufüge, bin ich mit dem Hinzufügen auch automatisch Beteiligter an dieser Aufgabe. D.h. wenn jemand diese Aufgabe erledigt oder freigibt (falls Genehmigungsaufgabe), dann bekomme ich eine Benachrichtigung darüber in die Inbox. So weit so gut.

Aber: Wenn ich eine Projektvorlage nutze, in der ich in allen Aufgaben nicht schon vorab als Beteiligter drin stehe (was nicht praktikabel wäre, da mehrere Leute diese Vorlage nutzen sollen) und daraus ein Projekt erstelle, stehe ich bei keiner Aufgabe als Beteiligter drin. Selbst wenn ich dann diese Aufgaben den dafür zuständigen Personen zuweise, werde ich dadurch nicht zum Beteiligten. D.h. wenn jemand diese Aufgaben freigibt oder genehmigt, erhalte ich keinerlei Benachrichtigung.

Ich müsste mich also erst von Hand all diesen Aufgaben auch als Beteiligter hinzufügen. Das käme bei unserer großen Anzahl an (Teil-)Aufgaben und Projekten aber einer schieren Klickorgie gleich. Wir gingen bisher immer davon aus, dass man als Projekt-Admin grundsätzlich über alles benachrichtigt wird - aber dem ist wohl nicht so.

Gibt es dafür keine Einstellungsmöglichkeit? Im Vorlagen-Editor habe ich nichts gefunden. Würde meiner Meinung mehr als Sinn ergeben, man könnte auch für Beteiligte Rollen in der Vorlage hinterlegen, nicht nur für Verantwortliche.

Spontan fällt mir nur ein, die Vorlage für jede infrage kommende Person zu duplizieren und pro Person, die diese als Projekt-Admin nutzen könnte, eine eigene Fassung zu erstellen, in der diese Personen schon als Beteiligte drin stehen. Aber dann kann ich Änderungen an der Vorlage auch jedes Mal für alle x Versionen davon umsetzen. Ebenfalls ziemlich nervig.

Habt ihr noch Ideen oder Vorschläge?
Danke schon mal!

Viele Grüße
Marco

Hallo @Marco_Scheltner,

herzlich Willkommen in unserem Community Forum! :slightly_smiling_face: :wave:

Eine Inbox Benachrichtigung wird nur bei bestimmten Aktivitäten ausgelöst, eine genaue Auflistung finden Sie hier. Individuelle Nutzerberechtigungen haben keinen Einfluss auf Inbox Benachrichtigungen.

Durch das Zuweisen von Aufgaben werden Sie nicht automatisch als aufgabenbeteiligte Person hinterlegt.

Ein Workaround um die gewünschten Benachrichtigungen zu erhalten wäre in der Tat die Vorlage entsprechend oft zu duplizieren und entsprechend einzurichten. Andernfalls können Sie die bereits erstelle Projektvorlage nutzen und beim Erstellen des Projekt via Bulk Bearbeitung mit Mehrfachauswahl aufgabenbeteiligte Personen mehreren Aufgaben gleichzeitig zuteilen.

Liebe Grüße,
Daniela