Bonjour à tous,
Nous sommes une petite entreprise manufacturière de quatre employés et nous utilisons Asana depuis un bon moment. Nous apprécions vraiment la plateforme, mais nous nous demandons si nous l’utilisons de la bonne façon et si elle demeure le meilleur choix pour notre réalité.
Au cours de la dernière année, nous avons migré la majorité de nos outils vers Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, etc.). Nous nous questionnons donc à savoir s’il serait plus logique d’utiliser Microsoft Planner et Microsoft Tasks plutôt que de conserver Asana comme plateforme supplémentaire.
Voici comment nous utilisons actuellement Asana.
1. Notre parcours client
Nous avons créé une structure qui représente le parcours complet d’une demande client. Chaque nouvelle demande entre dans Asana et progresse d’une étape à l’autre jusqu’à sa conclusion.
Par exemple :
- Demande entrante
- Qualification
- Devis
- Assemblage / production
- Livraison
- Facturation
- Suivi après-vente
Cette structure fonctionne très bien et nous permet de nous assurer qu’aucune demande n’est oubliée.
2. Notre organisation interne
C’est ici que nous avons davantage de questionnements.
Au fil du temps, nous avons créé plusieurs portefeuilles et projets qui servent davantage de base de connaissances que de gestion de projets.
Nous y retrouvons notamment :
- nos comptes rendus de réunions;
- nos procédures (SOP);
- nos idées d’amélioration;
- des notes par département;
- nos projets internes;
- des listes de tâches;
- différentes informations que nous voulons conserver.
En réalité, Asana est progressivement devenu à la fois notre gestionnaire de tâches et notre bloc-notes d’entreprise.
Ce que nous n’utilisons presque jamais
Nous ne gérons pas de projets très complexes.
Nous utilisons très peu :
- les dépendances entre les tâches;
- la gestion avancée de la charge de travail;
- les échéanciers complexes;
- les tableaux de bord ou les rapports avancés pour la direction.
Nos besoins sont relativement simples :
- attribuer des tâches;
- suivre leur progression;
- s’assurer que rien n’est oublié;
- conserver l’information de façon organisée.
Notre réflexion
Comme nous sommes déjà fortement investis dans l’écosystème Microsoft 365, nous nous demandons si Asana demeure réellement le meilleur choix pour une entreprise de notre taille.
Est-ce que vous conserveriez Asana dans notre situation?
Ou est-ce que vous migreriez plutôt la documentation vers OneNote ou SharePoint et la gestion des tâches vers Microsoft Planner ou Microsoft Tasks?
Y en a-t-il parmi vous qui ont effectué cette transition?
Avec le recul, si vous repartiez de zéro aujourd’hui, est-ce que vous structureriez votre environnement Asana différemment?
Nous aimerions beaucoup connaître l’avis de personnes qui utilisent ou qui ont utilisé à la fois Asana et l’écosystème Microsoft, particulièrement dans une petite entreprise.
Merci d’avance pour vos conseils et vos expériences!
